数字档案资源建设的问题与对策探究

岳荟

摘 要 本文以数字档案资源建设的问题与对策探究为重点进行阐述，提出数字档案资源收集途径存在一定的局限性，数字档案资源建设缺乏必要的数据规范性等问题，与建立集中管理的数字档案管理机制，形成统一的标准机制等对策在，旨意为相关研究提供参考依据。

关键词 数字档案资源建设 问题与对策 数据收集

一、引言

基于信息技术手段在现代化社会中的广泛应用，对应的数字化档案资源也随之增加，数字档案管理資源通过更快捷的方式，为用户提供了更便利的信息服务。基于此，档案资源越来越得到人们的重视，对应的档案资源建设影响着档案信息整体服务效果。但是随数字化档案资源建设工作的发展，相关的问题也随之出现，如果这些问题无法及时解决，可能会影响整体档案的服务质量，拉低民众的运用效率。所以说，全面找出档案资源建设出现的问题，提出针对性的解决措施，是现阶段各级档案建设中重点关注的问题。

二、数字档案建设资源面临的问题

（一）数字档案资源收集途径存在一定的局限性

由于现代化办公方式以及数字化办公方式的推进，各个部门中形成的电子文件数量也随之增多，所以数字化档案的收集工作的进行是非常必要的。但是很多数字化档案信息工作通常在单位内容限定区域内进行，政府部门只有一部分执行运行计划，又因为档案信息系统以及网络建设方式各自都存在优势，很多网络在设计过程中，并为将档案电子化管理方式进行深刻的考虑，所以对应的数字档案收集工作还尚未形成对应的信息收集途径，怎样高效性的收集电子文件信息还有待处理。[1]

（二）数字档案资源建设缺乏必要的数据规范性

根据我国成功建立其的档案管理经验可知，要想提升数字档案建设管理的高效性，就必须有一定的规范性数据作为支持，反之就会出现数据孤岛现象。当前我国大多数档案资源尚未数字化，大多都是通过纸质载体分散在各个不同系统上，与各个不同级别的档案资源融合。尽管一些档案管理进行了信息化建设，但是各个部门、各个地区之间档案资源信息化建设缺失统一的管理体系，久而久之，针对这种现状如果还没有统一的数据规范进行约束，必然会造成数字档案资源的格式标准形成混乱局势，也出现无法兼容的局面。

（三）传统档案与数字化出现重复存储的局面

与传统档案相比，档案资源存在数字化档案管理磁化与病毒化的危害，一旦受到不良破坏之后，很难再全面恢复，数字档案存储的载体不同，所存储的寿命长度也不同，因此，对保管条件要求也具有一定的严谨性。[2]当前普通光盘的最长存储期限为20年，在数字胶片以及相关存储介质的影响其，要想明确其保管时间，还应该考虑其保管条件。基于此，在电子文件传输与保存过程中，通常还存在以纸质文件进行归档与保存的局面，这就出现了电子档案与纸质档案双向存储形式，在这种存储形式下，还存在着大量重复性存储问题，造成资源浪费的局面。

三、数字化资源建设的对策

（一）建立集中管理的数字档案管理机制

数字化资源档案建设工作涉及方方面面，同时也包括电子文件完整的生命周期，其在组织、制度与方法等方面的都存在者融合与集成的作用。对应的电子文件管理工作，有学者指出最权威、最有效的管理方式是进行全程管理，也就是在电子文件的产生到永久保管或者销毁的过程都进行周期性管理。我国当前这种分管方式无法满足全程管理的需求。这种前期与后期的割裂的管理机制，在一定程度上阻碍了文件与档案管理工作的进程，直接影响了数字档案管理的整体效率。[3]数字档案管理应该走后端辐射的全过程管理道路，因此创新以完善管理机制，是档案管理机构中心的必要性工作。

（二）形成统一的标准机制

数字档案资源建设工作涉及电子文件接受、传统载体档案数字化转变、资源加工处理、建立各种资源库等方面、资源种类繁多，形式多变，比如文本、图形、图像、声音的多种类资源的出现。因此在数字化档案资源建设过程中，应该结合档案收集、档案存储、档案管理、档案利用等各个环节的实际工作情况，制定出统一的标准体系。地方档案部门必须在统一性的标准制度约束下，进行数字档案建设，以防因为数据档案建设的差异性给整体资源共享情况造成影响。地方档案部门还应该加速信息标准化的建设，保证数字档案管理系统能够具有良好的统一性与协调性。

（三）加强数字档案信息服务工作

在大数据时代背景下，合理运用信息技术手段能够实现数字档案资源的整合，形成档案网站集群，为分散性档案网站提供对应的信息入口检索性平台，更好地为民众查询档案信息提供良好的服务。同时还应该合理利用数字技术给档案工作带来的各种机遇，强化档案部门与公众之间的良好交流，合理利用编辑出版书籍、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频等多样化的方式，将固定性档案信息转变成具有灵活性的信息资源。通过详细性的管理系统以及数据的挖掘与分析，能够将数据库变成思想资源库。

（四）加强先进性技术的广泛运用

在大数据时代背景下，云计算、云存储的使用与普及，为我国档案管理部门做好对应的数字档案资源管理工作提供新渠道。因此对于档案工作人员来说，必须加强新技术的学习与信息技术使用，这样能顺利提升档案信息保管的安全性，能充分体现出数字档案存储信息的价值，推进此项工作的顺利进行。

四、结语

结合我国当前档案管理工作的现状，对其档案资源建设出现的问题进行研究是非常必要的，从而根据对针对性对策的合理运用，能够有效提升此项档案管理工作的整体质量与效率。

（作者单位为荣成市专业技术人员服务中心）

参考文献

[1] 杜中元.数字档案馆建设中存在的问题及对策研究[J].中国管理信息化，2017（10）.

[2] 张丹.综合档案馆数字档案资源建设存在的问题与对策研究[D].郑州大学，2017.

[3] 李丛.数字档案资源建设的问题与对策分析[J].档案管理，2017

（3）.