探讨电力单位档案管理信息化建设策略

陈亚芳

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）12-127-02

摘 要 近些年，随着社会经济的快速发展，人们的生活水平越来越高，城市化建设的速度不断加快，城市化建设促进了社会的发展，也改善了人们的生活环境。与此同时，城市美化、工业生产、城乡居民等方面的用电需求量越来越大，也促进了电力企业规模的不断扩大。电力企业的发展为电力客服提供优质的服务，并促进了电力企业实施可持续发展战略。在电力单位，档案管理工作是单位内部开展各项工作的核心，也是对各项工作实施的记录，但传统档案管理以纸质档案为主，为档案管理工作带来不便。如今，信息技术已经融入人们的生活和工作，因此采用信息化技术管理档案，能够对电力单位的档案管理工作进行改革。下面针对电力单位实施信息化档案管理的优势进行分析，并提出具体的对策。

关键词 电力单位 档案管理 信息化建设 策略分析

随着社会经济的快速发展，电力单位的规模不断扩大，同时为了促进电力单位实施可持续发展，需要加强电力单位的各个部分之间的关系，并促进电力单位与时俱进，促使电力单位全面发展[1]。其中，档案管理是电力单位日常工作的记录，也是电力单位工作的基础，而传统的档案管理工作中存在许多的不足，影响了电力单位档案管理的效率。如今，信息化技术的运用越来越广泛，因此采用信息化技术实施档案管理，能够有效提高电力单位档案管理部门的服务水平，同时也能提高电力单位的服务质量。

一、档案管理信息化建设的意义

档案管理是我国档案行政管理部门统一组织和规划下的工作，各个企业单位均设档案管理部门，负责档案管理服务。目前，在信息技术发展的推动下，信息化档案管理措施在全面推广运用，并且国家档案行政管理部门建立了档案网络平台，负责对档案资料进行科学合理的处理、管理，提高了企业单位的档案管理工作的效率。

首先，采用信息化技术实施档案管理工作，能够将纸质档案资料转变为电子信息化档案，档案以视频、图片、文字等形式进行保存，实现档案管理多样化，并且档案管理保存、检索更加方便[2]。其次，实施信息化技术实施档案管理，能够提高档案管理的安全性，提高了档案管理工作的效率和管理质量，减少档案资料的损坏程度。第三，实施信息化技术实施档案管理，能够提高档案资料的传递，因传统纸质档案在管理期间，无法实现档案资料的快速传递、保存和利用，而信息化技术能够缩短档案资料传递的时间，并且建立档案管理平台，能够实现档案资源的共享。

二、电力单位档案信息化管理的优势

（一）有利于提高办公效率

在信息技术不断发展的过程中，信息化技术融入人们的生活和工作中，对人们的生活和工作产生了非常大的影响，目前，互联网信息技术已经成为人们生活的一部分，为人们的生活和工作带来极大的方便。在档案管理方面，采用信息化技术管理，能够提高档案管理人员的工作效率，因采用信息化技术实施档案编号，能够减少错误，提高档案整理的速度，并且档案资料被保存在硬盘中，在档案查找方面比较方便快捷，与传统纸质档案管理工作相比较，显著提高了档案管理人员的工作效率，节约了时间[3]。

（二）有利于完善电力档案

在传统纸质档案管理中，档案信息出现错误后无法及时更改，需要重新制作档案资料后进行修改，并且在档案资料完善期间需要重新查找，完善资料后需要重新放回档案袋，因此增加了档案管理工作人员的工作量。而采用信息化技术实施档案管理，如果档案资料出现问题或者不足，则需要在硬盘中找到相关的档案资料，进行直接完善资料，并保存，节约了档案完善的时间[4]。信息化技术实施档案完善，不仅操作简单方便，而且也有利于日后的档案检索。

（三）有利于档案信息的保密性

在传统纸质档案管理中，在档案重新完善资料或者档案的整理中，如果需要对某一个方面的档案资料进行改动，则需要将整个卷宗中的资料拿出来，在查找的过程中，其余的档案资料将被一览无余，因而导致档案资料无法做到完全保密性。而采用信息化技术实施档案资料管理，则针对某一个方面的资料进行改动完善，则直接查找到要完善的档案，并对某一部分直接改动，然后进行保存，避免了档案信息的泄露，有利于提高档案信息的保密性。

（四）有利于电力档案信息的共享

在传统纸质档案管理中，因档案资料以纸质形式进行保存管理，并且不同的档案资料保存在相应的地区，当需要使用相关档案资料时，则需要从某一地区进行调取档案，因此增加了档案利用的时间成本，也为档案管理工作带来较大的麻烦。而实施信息化技术实施档案资料管理，则能够在档案资料管理平台找到相关的资料，或者两个地区之间进行直接对接信息，并在远距离实现档案资料的共享。縮短了档案资料使用时间，同时也能提高档案资料的利用效率，也避免了档案资料在调取期间的危险性。

三、电力单位档案信息化管理工作的具体策略

（一）积极更新管理理念

电力企业随着社会经济的快速发展，企业的规模不断扩大，同时电力企业的竞争力越来越激烈，因此在电力单位发展过程中，需要转变档案管理工作人员的理念，需要电力单位档案管理人员认识到传统纸质档案管理工作中的不足，更新理念，在运用信息化技术加强档案管理期间，并进行创新，坚持以人为本的理念，在档案管理工作中提高管理效率，为电力单位的可持续发展提供良好的服务。在档案管理理念转变方面，需要电力单位派遣档案管理人员参加学习培训，通过学习培训了解先进的档案管理方法，以及信息化技术在档案管理中的作用，培训的人员将学习的内容再在电力单位进行分享，普遍提高电力单位档案管理效率。

（二）加强标准化建设

对于电力单位的档案管理工作而言，需要加强起标准化建设，因电力企业的服务对象是企、事业及个人所需要的电力安装等业务，主要针对电力行业的发展做服务，因此标准化的档案管理，能够减少档案管理期间的问题，在档案信息管理期间，确保档案资料信息的完备性和数据的真实性，便于电力单位在日常发展中运用。同时，电力企业需要加强网络系统建设，确保档案信息管理的安全性。

（三）加强专业管理人才的培养

随着社会经济的发展以及信息技术的运用，社会环境发生了很大的变化，人们的思维也发生很大的改变，档案管理技术也不断更新，因此在电力单位档案管理工作中，需要加强综合型人才的培养，不仅要求档案管理人员具有较强的档案管理能力，同时也需要具备与时俱进的思想，具备现代化的思维模式，能够快速掌握新的技术技能，永远保持学习的态度。除了电力单位招聘优秀的档案管理专业人才之外，电力单位需要对本单位的档案管理人员加强培训学习，主要提高档案管理人员的专业知识和技能，包括电子档案的管理、信息应用技术的操作等，在信息化技术的推动下，提高电力单位档案管理人才储备。人才是企业竞争的软实力，因此电力单位需要从长远发展的眼光着手，全面打造适合时代发展的新型专业人才。

（四）做好档案的安全管理工作

在信息化技术运用过程中，因信息技术发展运用的时间比较短，信息技术为人们的生活工作带来极大方便的同时也为人们带来许多困惑，因此，信息化技术是一把双刃劍，需要正确对待。目前，信息化技术仍存在许多的不足，在信息管理中存在许多安全问题，因此在电力单位档案管理期间，需要加强计算机网络的安全性，做好网络维护，引进先进的计算机专业人才，确保网络信息技术的安全性。同时需要对电力单位的档案管理人员进行信息安全培训教育，提高工作人员的保密意识，提高电力单位档案管理的安全性。

四、结语

社会经济的发展为电力企业的发展提供了机遇，电力单位的不断扩大发展为社会发展提供了保障，目前，电力企业需要实施可持续发展战略，做到与时俱进，不仅要加强电力资源服务，同时也需要加强电力企业的档案资料管理，为电力企业的进一步发展做服务。因此需要提高电力企业档案工作人员对信息化技术在档案管理工作中重要性的认识，提高档案管理人员的专业技能，进而促进电力企业档案信息的管理质量。

参考文献：

[1]冯瑛.档案信息化建设现状问题及对策[J].城市建设理论研究（电子版），2015（10）：2016-2017.

[2]陈成.促进电力工程档案管理信息化建设[J].城市建设理论研究（电子版），2015，5（27）：1853.

[3]张坤.浅析促进电力工程档案管理信息化建设的对策[J].中国化工贸易，2017，9（36）：55.

[4]黄伟玲.电力单位档案管理信息化建设分析探讨[J].科技致富向导，2015（10）：322.