企业行政办公室工作问题分析及解决方案探讨

张杨子

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）12-110-02

摘 要 行政办公室是企业协调内部事务以及处理外部事务的重要职能部门。现代企业管理中，行政办公室起着非常重要的作用，办公室人员的工作内容也非常繁杂，想要提升行政办公室的工作效率，就必须要重视其中存在的一些问题。基于此，本文对行政办公室工作中存在的一些问题进行了分析，并提出了解决方案，仅供参考。

关键词 新时期 办公室 文秘工作 质量

办公室管理是一种理念，也是一种文化，高效的办公室管理能够把常规管理引向深入，高超的办公室管理艺术能够有效减少管理行为过多占用企业资源，降低企业管理成本。目前，随着我国市场经济体制的初步确立，市场竞争日趋激烈，在这种情况下，企业必须要认识到管理的重要性，结合企业实际情况，转变管理理念，与时俱进，提升企业办公室管理能效。

一、办公室工作的特点及其要求

（1）虽然表面上看来办公室工作非常简单明了，但是由于其涉及面比较广、内容较多，所以实际上行政办公室事务非常繁杂。行政办公室工作不但涉及到大量的后勤服务性以及保障性工作，同时还涵盖很多行政事务，比如材料整理和提交，信息收集与上报；上级指令的向下传达、基层信息的反馈等，这都属于行政办公室的职权范围。需要注意的是，办公室工作不但涉及到大量的内部办公工作，同时还与企业的生产经营、财务管理以及文化建设等方面工作有着极为紧密的联系。

（2）办公室工作的多样性、复杂性，对办公室工作人员的工作态度、工作能力等提出了很高的要求。办公室工作的工作要求主要表现为：遵守职业道德，面对复杂的工作任务，认真负责，严谨细致做好自身分内工作；对上级的指令严格进行执行，保持良好沟通，完成领导交办的事务后要及时进行汇报。另外，办公室工作中还要结合工作实际，制定出合理的办公室制度并严格进行执行，确保办公室工作高效、有序开展。

二、企业办公室行政管理中存在的问题

（一）缺乏健全的行政办公制度

对于企业行政办公室管理来讲，想要提升其管理水平，就必须要拥有科学、合理的办公制度，这样能够使办公室工作人员在开展各项工作中，能够做到有章可循，有据可依。然而，实际上，很多企业由于对办公室工作制度重视成都不不够，没有指定办公室制度或者制度不完善，这严重影响了行政办公室工作效率。有的企业在制定办公室制度过程中没有结合企业的实际情况，导致制度与实际工作相脱节，制度无法执行和落实。还有部分企业对办公室事务的分工不明确，工作无法落实责任到具体责任人，这就导致部分工作出现相互推諉的情况，不利于办公室工作的顺畅开展。

（二）管理方式落后

社会在不断发展，办公室在管理工作中也需要结合实际情况对内容做出合理的调整。有很多企业办公室在行政管理工作中还是使用传统的方法，使得日常管理中存在很多的不足和问题，不能满足当前办公室行政工作发展的需要。所以，这就需要企业能够在办公室行政管理中应用高效管理思路，依据企业实际，对管理方法进行合理的调整，提升办公室行政管理精细化的可操作性，把行政办公室与企业部门工作进行良好的结合，只有这样，才可以保障办公室工作效率的提升。

（三）团队协作能力不足

办公室工作开展过程中，部门内部人员之间、与相关部门人员之间，需要进行有效的沟通，才能做好协作、配合。部分工作人员个沟通以及交流能力相对不足，在遇到问题时，无法及时进行沟通和交流，团队意识欠缺，这严重耽误了部分问题的解决时间，影响了办公效率的提升。

三、企业办公室行政高效管理思路

（一）管理科目的细化与量化

在我国企业管理中，管理人员受“人治”管理思想影响较为严重，很多企业规章制度制定以及实施过程中显著受到管理人员个人喜好的影响，行政办公室管理工作也不例外。因此，面对激烈的市场竞争形势，在企业行政办公室管理中，需要对制度和办公形势进行改革，以便更好的适应快节奏的市场变化。管理者应该对办公室各项工作内容进行细化和量化，将每一项工作内容进行明确，责任到人，这样能够有效减少推诿现象的出现，提升办公室工作效率。

（二）引入流程化和标准化的理念

现在企业实际管理过程中，流程化、标准化以及规范化是非常重要的，对于行政办公室管理工作来讲也是如此。只有在行政办公室管理过程中引入流程化、标准化以及规范化的管理理念，才可以确保其各项工作内容向着高效、有序的方向开展。与此同时，管理的流程化也能够确保办公室事务与其他部门进行良好衔接，确保企业各部门之间沟通以及交流的顺畅，提升企业整体运转效率。

（三）提升协同与经济化意识

在现代社会发展中，人们更加强调合作与共赢。企业行政办公室工作的有效开展并不是某一个工作人员或者管理者所能够达到的，其各项事务也并不是单独一个人能够完成的，需要每一个工作人员相互协同来共同完成。所以，办公室管理中要提升工作人员的协同以及经济意识，使其在工作中能够做到良好沟通与密切配合，为企业行政办公室工作的顺畅、高效开展提供基础。

（四）强化保障，改进手段

现代信息技术的高速发展，在一定程度上改变了企业行政办公室的工作方式。办公室管理过程总应该积极引进先进技术，推动办公室管理的信息化发展，这样能够确保行政办公室与时俱进，实现自动化、信息化发展。

四、企业办公室行政管理解决方案

（一）以制度化管理作为重要的管理手段

现在，为了在办公管理中实现高效的管理，现代企业必须保证合理完善的激励机制和保障措施。不但要在行政办公室的管理过程中推行高效管理理念，同时还要构建科学、合理的规章制度，并在日常管理对各项制度的执行进行监督。在制度中要明确员工的责任和义务，同时对于优秀的员工要按照制度进行奖赏，对于出现失误的员工要进行惩戒，做到“功必赏，错必罚”，这样才能够在行政办公室中形成良好的工作文化，保障办公室各项工作能够有章可循，有据可依。

（二）细化岗位设置，明确岗位职责

行政办公室是现代企业管理的重要枢纽，对内起到上传下达以及内部控制的作用，对外起到沟通、协调的桥梁，可以说，行政办公室与企业其它部门之间即独立又相互联系，其每一項工作都关系到企业的管理运营，因此，在行政办公室管理中必须要细化岗位设置，明确岗位职责。如果办公室岗位不明确，那么必然会导致部分工作的横向重叠以及纵向交叉，影响各部门工作的顺畅衔接；同时出现问题之后也无法责任到人，影响相关制度的执行。因此，行政办公室管理中岗位设置要明确，对职责进行细化，责任到人，并派遣专门的人员负责与其他部门的沟通以及衔接工作，保障工作效率的提升。

（三）办公室员工要加强思想认识，提高执行力

为了实现高效的办公室管理，每个人都必须主动进行有效的合作与协作，提高责任感，做到尽职尽责，完善高效的管理工作。很多办公室员工工作很轻松，但是他们每天的工作思想和热情不足。在这种情况下，企业要加强人才培养教育，遵守企业高效管理规程，树立责任心，使他们在工作中不断提升自身的职业素养，保持与企业的共同发展。只有员工的专业素养提升了，精细化的工作理念才能够在办公室中全面的开展，在高效管理中，所有的人员都需要清楚自己的工作任务以及标准要求，依据精细化的工作程度要求自己。另外，企业需要注重对员工进行绩效考核和岗位激励，以薪酬绩效和岗位激发他们的工作热情，为高效管理的实现提供保障。

（四）采取科学的管理手段，为行政事务的高效管理提供保证

想要提升行政办公室工作的科学性与有效性，科学管理是一种必然的措施。因此，企业管理层需要提升对科学管理手段的重视，积极引进先进管理技术。在行政事务高效管理的过程中会出现很多的信息数据，这就需要合理的对这些数据进行有关的操作，如，梳理、分析、筛选、加工以及应用，进而促进办公室效率的提升，减少行政成本。比如，可以使用现代化信息技术手段，开发“集中办公”、“费用管理”的网络软件，这样就可以集中的对相关的文件收发、制度出台、费用支出、事项沟通进行管理，并且在工作中对其进行不断的优化和完善，进而实时控制管理办公室工作的各个环节，这有效了打破了事后管理的模式，朝着过程制进行转变，这对提升办公室的高效管理水平具有积极影响。

五、结语

综上所述，面对着当前激烈的市场竞争，企业行政办公室工作人员要高度重视办公室管理中存在的问题，并结合企业工作实际，采取有力措施来解决这些问题，从而推动行政办公室各项事务的高效开展。具体来讲，就是要转变管理理念，建立健全行政办公室各项制度，重视培训提升工作人员专业素养，只有这样，才可以达到提升办公室工作质量以及水平的目的。

参考文献：

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[3]徐平.浅谈如何做好国有企业办公室行政管理工作[J].现代国企研究，2018（2）.