财务机器人在财务共享中的应用探索

李飞

摘 要：随着人工智能的快速发展，财务机器人在财务工作中得到了推广应用，对优化改进财务共享服务模式、提高财务管理的智能化水平起着至关重要的作用。本文分析了财务共享中存在的问题，提出了财务机器人在财务共享中的应用策略，期望对提升财务共享中心管理效率有所帮助。

关键词：财务机器人;财务共享中心;固定资产管理;应收管理;税务管理

一、引言

随着企业经营规模的不断扩大，大中型企业纷纷建立起财务共享服务模式，以提高对企业内部各成员公司的财务集中管控能力。但是，传统财务共享服务模式的业务流程繁琐，需要投入大量的人力、物力资源，造成财务共享中心运行成本偏高。而财务机器人作为智能化技术在财务领域中的重要研发成果，将其应用到财务共享服务模式中，可弥补财务共享中心在固定资产管理、应收管理、费用报销管理以及税务管理中的不足，全面提升企业财务管理的智能化水平。

二、财务共享中存在的问题

（1）固定资产管理问题

企业财务共享中心的固定资产管理效率偏低，具体表现在以下方面：固定资产变动信息仍采用人工录入的方式，无法利用系统自动生成资产信息。在人工录入信息的过程中，需要进行大量文件信息处理、信息传递、信息提取等工作，易出现录入信息数据错误;财务共享中心对企业各分子公司的固定资产损耗、折旧、减值、维修等信息掌握不及时、不完整，直接影响到企业对固定资产的采购、调拨和处置决策的正确性;财务共享中心资产管理系统中的账面信息与资产实物不符，加之企业拥有固定资产信息的各个系统之间缺乏统一的数据口径，进而增加了固定资产核查难度，不利于资产流失风险控制。

（2）应收管理问题

企业财务共享中心对应收管理的重视程度不高，致使应收管理存在很多问题，具体体现在以下几个方面：仍然沿用着传统的事后评价方法，并未建立完善的客户事前信用评估机制。因事前审查环节的缺失，加之对应收账款收回风险的控制管理不到位，致使呆账和坏账增多;无法跨系统对相关数据进行自动采集，从而使得数据的交接需要以人工操作的方式来完成，这样不但效率不高，而且还容易出现错误和遗漏;未对影像管理技术进行应用，导致信息采集工作需要通过人为手动的方式输入，影响了应收账款的管理效率。

（3）费用报销管理问题

在企业经营业务日益复杂化的背景下，增加了财务共享中心对各分子公司费用管控的难度，易出现费用管控不到位的情况，具体表现为：在财务共享中心处理费用报销业务时存在着大量的纸质单据，这些单据需要人工审核、签字，降低了报销效率;在票据审批环节，财务共享中心现有设备系统不能对票据信息进行自动化扫描和提取，仍然需要人工审核发票的真实性和合法性;财务共享中心的报销与审核岗位相分离，在审核完需要报销的业务之后，报销人员难以衡量资金支付的先后顺序，造成重要的业务支出未能得到及时报销。

（4）税务管理问题

在“营改增”背景下，企业财务共享中心对各分子公司的税务管理难度不断增加，易增大涉税风险，具体体现在以下方面：财务共享中心对企业分散于全国各地的分子公司难以实现统一的增值税专业发票管理，只能采用人工认证方式，录入发票信息，降低了发票管理效率;财务共享中心的税款计提工作由各个分子公司的财务部门分别核算计提，在各税核算时一般采用手工核算方式，存在着核算出错风险;企业财务共享中心需要负责合并多个纳税主体的财务报表，收集不同来源的纳税申报数据，增加了共享中心的工作量，降低了纳税申报工作效率。

三、财务机器人在财务共享中的应用建议

（1）优化改进固定资产管理

财务机器人融合了大数据技术、OCR识别技术等先进的科学技术，能够实现对信息动态的审核、管控、预警和自动化录入，解决财务共享中心固定资产管理效率偏低的问题。具体应用措施如下：其一，自动传输资产信息。财务共享中心配置财务机器人工具，在各个系统连接影像扫描端口，通过财务机器人可自动获取资产实物照片、采购合同、付款单、验收单等扫描文件，并利用OCR识别技术对文件中的信息进行自动化识别，提取需要记录的信息，实现对固定资产信息的实时动态更新。其二，自动审核资产信息。财务机器人与企业各分子公司盘点所使用的外部移动设备对接，及时获取资产实物信息，并将实物信息与盘点报告数据进行对比分析，以确保各分子公司上报固定资产报告信息的真实性。其三，提供资产决策依据。企业利用财务机器人获取各个系统中的固定资产信息，借助智能算法、大数据技术分析处理数据，自动生成固定资产减值、折旧等方面的信息，为企业固定资产采购、调拨、报废提供决策依据。

（2）优化改进应收管理

财务机器人是一种基于计算机编码和关联规则的应用软件，其能够对任务进行重复执行，由此可实现操作过程自动化。企业财务共享中心，可以利用财务机器人解决应收管理问题，具体的应用措施如下：一是财务共享中心应加快构建客户信用体系，并依托财务机器人对应收账款风险进行实时监管。财务机器人能够对客户的异常信息进行识别，如负债比率过高、虚假业绩数据等等，并发出预警提示，自动筛选出不合格的客户。同时财务机器人可自动对客户的偿债能力进行分析，合理设置客户的付款期，自动进行催收，从而实现收款时效最优化，企业的应收管理水平随之提高，坏账发生率显著降低。二是财务机器人可跨系统对数据进行自动采集，由此可实现自动开票，最终形成发票凭证。三是引入影像管理技术，对原始凭证、发票等进行扫描及条码识别，扫描通过后，财务机器人便可按照内置的逻辑程序，对付款客户的相关信息进行自动匹配，最后发送给复核岗位生成凭证，自动进行核销。

（3）优化改进费用报销管理

财务机器人可利用电子发票报销系统、OCR扫描识别技术和票据信用评级系统，对各类报销票据进行智能化审核，减少人工工作量。为此，企业财务共享中心要应用财务机器人优化费用报销流程，具体实践策略如下：其一，运用电子发票。财务共享中心可应用财务机器人对纸质发票进行电子化处理，再通过机器人提取电子发票上的信息，自动生成记账凭证。其二，自动化费用申报。在财务机器人工具的支持下，企业员工可登录财务系统中的报销模块，申报相关费用数据，并录入语音信息，由财务共享中心人员收到数据和信息后进行在线审核。在审核过程中，财务机器人可根据申报人员的信用评级进行自动排序，优先处理等级高的用户。如果在报销审核中遇到信用等级差的用户，系统会自动给予提示，并暂时停止办理程序。三是自动化资金结算。财务共享中心利用财务机器人对提单人的信用等级进行审核，按照信用等级确定是否采用简化报销流程的措施。

（4）优化改进税务管理

财务机器人可与ERP系统及其任何IT系统进行对接，自动获取有关税务方面的数据信息，将其转换成税务基础数据，自动生成纳税申报表，进而高效率、高质量地完成税务管理工作。所以，企业可在财务共享中心要应用财务机器人，优化改进税务管理流程，具体应用措施如下：一是批量认证发票。将财务机器人与企业各分子公司的管理系统连接，多角度对比分析增值税发票，批量查验发票，提高发票认证效率。财务机器人根据发票信息自动记账、编制分录，保证报表数据的准确性。二是自动计提税款。在财务共享中心的税款计提环节嵌入财务机器人工具，自动收集税务数据信息，完成对企业增值税、附加税、土地税、企业所得税以及个人所得税等各个税种税款的计提。三是自动申报纳税。财务共享中心利用财务机器人工具登录财务系统、国税系统批量导出财务数据，结合企业各分子公司生成的纳税申报底稿，自动处理会计与税务之间的差异，调整纳税事项，自动进行纳税申报。

四、结论

总而言之，在财务机器人智能化功能不断强大的发展趋势下，企业财务共享中心的财务管理水平也会随之不断提升。财务共享中心要充分利用财务机器人工具优化固定资产、费用报销、应收管理以及税务管理的流程，实现对财务管理关键环节的智能化运作，减少人工处理差错，進而实现财务机器人与财务共享服务模式相融合，为企业创造更大的价值。

参考文献

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