信息化背景下的文书档案管理创新与发展

摘 要：文书档案管理对于企事业单位而言是非常重要的工作内容，实现文书档案管理工作的创新发展，不仅可以优化档案管理质量，还能够促进机关事业单位的有序进行。本文基于目前文书档案管理工作中存在的问题，提出了包括强化认识、构建平台、组建队伍在内的几点文书档案管理工作创新途径。

关键词：信息化；文书档案；管理平台；信息利用

近年来，国家社会的信息化进程不断加快，机关事业单位的工作也在飞速创新的过程中，加强文书档案的管理工作可以优化机关事业单位的整体管理效果。但是，从目前各单位的文书档案管理工作情况来看，文书档案管理工作还存在一定的问题，档案管理效率需要进一步提高，档案管理工作也要得到创新。

1 信息化背景下文化档案管理存在的问题

在企事业单位的所有档案中，文书是最为重要的一部分，文书档案管理的重要性不言而喻。就当前的发展情况来看，很多单位并没有对文书档案管理形成正确的认识，这些单位依然采用这传统的管理手段，信息化管理没有得到落实，缺少相应的信息化管理措施。雖然大部分单位对档案信息化管理有一定的认识，也对文书档案较为重视，但是单位内部的管理人员水平无法满足信息化管理需求，无纸化办公的实现存在很多大的障碍。对于信息化管理工作而言，最为重要的就是信息的保密性，尤其是机关事业单位，这些单位的文书档案的保密性还需要进一步加强，一旦出现信息外漏，那么就会对机关事业单位的发展造成严重的威胁。因此，在信息时代背景下，必须要实现信息化文书档案管理，以此提高文件传输速度，保证文件安全，实现良好的文件存储，进而提高档案工作的质量和效率。

2 信息化背景下文化档案管理创新的对策

2.1 转变思想树立信息化管理理念

现代的文书档案管理工作，必须要充分利用信息技术和电子网络的便利，有计划、系统科学的开展工作。企事业单位必须要正确看待文书档案管理工作，认识到信息化技术的重要性和普及性，将信息技术和文书档案管理工作结合在一起，梳理其现代化、创新性的管理理念。加大人力、资金、基础等多个方面的投入，为文书档案管理创新工作奠定良好的基础，逐步建立起数字化、信息化的档案管理模式。以山西省太原市市政公共设施管理处为例，该管理单位的领导人员率先将文书档案管理工作纳入到发展战略中，在强化认识的同时，结合单位的实际经济情况，适当增加建设资金，引进了多台设备，目前已经投入使用，从根本上实现了文书档案管理的合理分类和秩序整理。

2.2 建立科学的文书档案管理平台

实现文书档案管理信息化的根本方式就是要建立科学的文书档案管理平台，在信息化的背景下，无纸化办公已经成为每个企事业单位发展的重点内容。文书档案管理更是要利用信息数据库本身的信息编辑能力，开发建立文书档案管理软件，降低管理工作人员的工作量，提高档案管理效率和管理水平，同时也提高了档案信息的秘密性。以西南电力设计院有限公司为例，该公司为了充分发挥出档案资源的利用价值，聘请专业的信息技术团队，设计了科学化的管理平台，在这个平台上实现了对文书档案的规范、收集、整理、分析、应用。公司内部的工作人员可以在线阅读文书档案。以该公司的加工系统为例，拥有权限的工作人员可以在线实现文书修改，以此形成更加完善的文书。工作人员的工作任务从根本上得到了减轻。而在存储系统中，利用数据库技术实现了文书的妥善存储，同时还实现了档案的关键词检索，此外该公司的平台中还具有保密系统，只有拥有相关权限的工作人员才能够查看高级文书，该公司文书档案信息的安全性和保密性都得到了保证。

2.3 组建高素质文书档案管理队伍

文书档案管理工作关系到企事业单位的经济发展，随着国家综合实力的提高，企事业单位必须要对文书档案管理创新工作引起重

视[1]。由上可知，基层员工的综合素质参差不齐是阻碍管理创新工作发展的原因之一，因此企事业单位可以组建高素质文书档案管理队伍，加强对员工的培训，以此提高工作人员的综合素质。员工是决定文书档案创新工作能否顺利开展的关键。以青岛市的某社区卫生服务中心为例，该单位定期对相关人员进行培训，安排文书档案基础知识竞赛等活动，让员工可以更好的吸收理论知识，并且应用到实际工作中，切实提高工作人员的工作兴趣。其次，该单位还通过一带一和学习小组等方式，激发工作人员的工作兴趣和自身责任感，形成了一个高素质的文书档案管理队伍。

2.4 加强和员工之间的沟通与协调

除了上述几点之外，在进行文书档案管理创新工作的过程中，很多企事业单位都存在一个普遍的问题，那就是缺少和员工的协调沟通，员工作为创新工作的主要核心，想要保证创新工作稳定发展，就必须要加强和员工的协作沟通。同时还要组建专门的监督团队和反馈团队，积极和员工进行沟通，保证档案管理工作不断创新。以天津某房地产发展有限公司为例，该公司成立了档案测评团队，并且建立了员工反馈机制，定期对档案工作进行检查，监督文书档案管理创新工作的落实情况。同时通过员工反馈机制及时的了解员工的意见，吸收采纳可行意见，落实到实际，实现文书档案管理创新工作的可持续发展[2]。

3 总结

综上所述，在信息化背景下，传统的档案管理模式已经无法满足实际需求，对企事业单位发展造成了严重的阻碍，在一定程度上也对社会进步造成了制约。因此，文书档案管理工作必须要进行全面的创新，以此满足当前社会对档案资料的普遍需求，实现文书档案数字化管理工作，实现档案管理的高效性。

参考文献

[1]李巍巍.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[C].决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会.

[2]毕英梅.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].科学技术创新，2017（13）：249-249.

作者简介

罗涛（1987-），女，汉，山东高唐人，国电菏泽发电有限公司。