医院基建档案管理存在的问题及改进策略

李慧

摘 要：随着经济社会以及医疗卫生事业的发展，各医院为满足人民群众的就医需求，加大了对基础设施的投入力度，并对一些老旧建筑进行了改建与扩建，这就使得医院基建档案不断增多，成为了档案管理之重要组成。为做好医院基建档案管理工作，相关档案管理人员需明确医院基建档案管理中存在的问题，并进行针对性的优化改进，以更加科学合理地管理好基建档案资料，为医院的后期规划管理提供依据。

关键词：医院；基建档案；问题；改进策略

基建档案是医院档案之重要部分，对医院的后期经营管理具有重要作用。医院基建档案是医院各项建设活动之第一手资料，隶属于科技档案类别，其涉及范围较广，不仅包括建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工建设等各环节所形成的图表、文字、录像资料等，还包括对后期使用过程中的改建、扩建、装修、维护的过程以及结果记录。可以说，医院基建档案是医院建设历史之写照，也是医院的一笔重要财富，加强对其的管理十分必要。

1 基建档案在医院管理中的作用

医院基建档案是医院工程建设、管理使用、维护保养以及改建扩建之重要资料，是对医院建设活动的真实反映，在医院管理中具有重要作用。一方面，医院基建档案能够真实反映建筑工程面貌，记录了医院建设之初的选址、决策、拟定建设项目之设想与整体规划，也记录了医院建设选址时的地貌特点、水文特征，具有一定的客观性和可参考性，能够为医院后期的工程规划以及改建扩建提供项目评估依据，也能为项目技术的实施提供历史依据。另一方面，基建档案是对医院历史之记录，不仅具有一定的历史意义，还能为后期的审计工作提供依据。

2 医院基建档案管理存在的问题

2.1 基建档案管理不受重视

档案管理工作受到多方面因素的影响，不仅有环境建设、资源配置、人员设置等客观方面，也受到领导重视度的影响。对于医院管理工作而言，很多医院领导都将关注的重点放在了提升医疗服务水平上，对于档案管理工作，特别是基建档案管理的关注度不够，这就导致了相关工作人员对于基建档案管理较为随意，缺乏科学有效的管理。此外，由于医院基建档案管理不受重视，因而相应的档案管理设备也不够完善，管理制度也不健全，这都弱化了基建档案管理效果。

2.2 基建档案管理不规范

所谓“无规矩不成方圆”，医院基建档案管理同样需要管理制度加以规范。然而，当前一些医院虽然建立了基建档案管理制度，但由于基建工作并非时时刻刻开展，基建档案也并不需要像医院其他档案一样实时更新，这就使得相关管理制度具有一定的滞后性，且可操作性较弱，没能与时俱进地对相关档案资料进行有效收集、整理、分类、归档、存储，且档案的利用率较低，部分档案的利用几乎为零。由于缺乏有效的监督管理制度，医院基建档案管理之价值难以充分发挥，应用成效不大。

2.3 基建档案管理信息化程度不高

现代信息技术之发展严重影响了各行各业工作的开展，档案管理工作也应紧跟时代步伐，利用信息技术来提升管理效率。虽然信息化建设在当前已受到了各医院的重视，从门诊预约、挂号、缴费、检验检测报告查阅等等各类信息都已录入信息系统，方便了医护人员以及病人的查阅，但信息化建设的覆盖面还没有深入延伸至基建档案管理当中，一些年代久远或是难度较大的基建图表并未录入信息系统进行电子化保存，还有一些录像资料由于格式不同不便于转化，也未进行电子化存储，这都使得基建档案管理的信息化水平不高，未能建立完善的信息化管理体系。

2.4 缺乏专业化档案管理人才

医院基建项目涉及多个环节，所产生的档案资料也非常多，内容繁杂，千头万绪，需要严格按要求分类归档，如此才能保证档案资料的完整性和有效利用。但是，当前医院档案管理人员多缺乏对基建事务的认识，难以对相关档案资料进行有效区分整理，甚至部分档案管理人员是由行政部、后勤部等其他科室调派而来，非档案专业出身，更难以做好基建档案管理工作。此外，基建档案中包含了许多复杂的图表，一般档案人员由于缺乏计算机专业知识也难以对这些图表进行电子化存储，使得基建档案管理存在缺失。

3 医院基建档案管理的改进策略

3.1 深化认识，提高对基建档案的重视度

作为医院的重要档案资料，基建档案的重要性不言而喻，特别是在基建项目增加、相关工程日益复杂化的当前，更需要医院领导及档案管理人员重视基建档案工作，深化对相关工作的认识。一方面，医院领导应认识到基建档案之重要性，以及其对于医院后期发展规划的作用，督促相关档案管理人员认真履行自身职责，并拨付必要资金加强基建档案管理设施的建设，设立专门的基建档案管理科室，以提高档案管理效率。另一方面，要加强基建档案管理人员的认识，增强其工作意识，通过每日晨会、月度总结等各项活动提醒档案管理人员认真对待工作，加强自我学习与自我提升，更好地开展基建档案管理工作。

3.2 规范管理，落实好相关管理制度

制度的缺失会影响基建档案管理工作的有序开展。面对当前医院基建档案管理不规范的问题，档案管理部门应结合实际工作情况拟定有效的管理制度，包括档案资料收集、整理、归档、分类、保存制度，电子化管理制度，档案查阅利用制度等等，以规范档案的管理。此外，由于医院基建档案多由施工单位提供，难免会造成档案资料不完善、更新不及时，这就需要出台相关基建档案跟踪追档、完善更新制度，督促相关工作人员及时收集整理基建档案资料，保证资料的完整性。此外，为督促档案管理人员更高效地开展工作，医院还应制定相应的绩效管理制度以及奖惩制度，以促使档案管理人员更加积极主动地开展工作，提高工作效率。

3.3 加大投入，开展档案信息化建设

任何工作的开展都需与时俱进，采取相適宜的工作方法和策略，如此才能提高工作质量和效率。在信息化时代，医院基建档案管理工作也应引入信息化设备，采用信息化管理手段进行科学高效的档案管理。这就需要医院加大资金投入，为基建档案管理引入先进的计算机设备、扫描仪、打印机、复印机，建立相关数据资料库以及局域网，通过建立基建档案信息系统，实现可公开资料的局域共享，以提高档案资料的利用率，充分发挥基建档案的价值。此外，由于部分基建档案资料保密程度较高，也需要档案管理部门做好安全保护工作，通过加强网络安全建设来保证档案资料的安全，提高档案管理水平。

3.4 加强培训，提高档案人员管理水平

档案工作的开展需要高素质人才队伍的支持，而医院基建档案的专业性更强，更需要加强人员培训，打造一支专业化的档案管理人员队伍。这就需要医院一方面做好人才选聘工作，从社会招募具有一定科技知识特别是基建知识，同时又具有一定计算机能力的档案专业人才，以充实人才队伍；另一方面还应加强对现有档案管理人员的培训，通过技术指导、专业学习和交流探讨来提高其工作水平，促进基建档案管理工作更好开展。

4 结语

总之，医院需规范基建档案管理，优化相关管理措施，使基建档案之价值得以充分发挥，为医院的发展提供助力。

参考文献

[1]卢海波，张新云.医院基建档案的信息化管理[J].中医药管理杂志，2018（5）：180-181.

[2]邓颖.医院基建档案管理的重要性与落实策略[J].办公室业务，2017（6）：156-156.