浅谈照片档案管理中存在的问题及对策

摘 要：照片档案是档案资料的重要组成部分，有着其自身的优点，做好照片档案的管理也是非常有意义的。随着技术的发展，照片的形式不再是传统的纸质资料，智能手机、数码相机等设备的应用，使照片的种类也发生了变化。数码照片、电子照片的管理同样也成了照片档案管理工作的新形式。如今，档案管理正在逐步的实现数字化、信息化，不过由于传统档案管理方式的影响，对于照片档案的管理还是存在着很多的问题，下面我们就对这种情况进行了分析，提出了一些改进措施。

关键词：照片档案管理；问题及对策

随着技术的发展，照片档案管理的方式也在不断发生着变化，不过由于规范的缺失，以及重视程度的不够都对照片档案的管理产生了一定的影响。特别是数码电子照片的出现，给照片档案管理带来了很多的问题。

1 照片档案管理中的主要问题

1.1 缺乏重视

一直以来，人们对于档案资料的管理都将重心放在纸质档案、文字档案上，对于照片档案的管理重视程度不够。照片档案发展的时间还不长，人们对于照片档案的认识不足，不了解其作用，通常认为档案资料中最重要的还是纸质档案，只要这些档案保存好就能够应付工作，而照片档案的作用并不明显。就是在这样的认知下，人们才对照片档案的管理不够重视。

照片档案的管理包括照片资料的收集、整理和存管。因为照片的收集工作比较繁琐，范围也比较大，并且人员也经常会出现变化，就算是照片归档后，一些照片档案也可能不能适用，所以，很多单位在收集照片和存管上都不太积极。有些工作人员将工作活动中拍摄的照片当做自己的物品，如果没有人对工作照片进行收集和归档，这些照片就可能一直遗留在个人手中，在出现人员变动后，就可能导致这些照片资料被遗失；有些照片拍摄回来后没有及时的整理，时间长了，连拍摄者都不能清楚的说明拍摄的时间和内容，这些都是由于管理人员不重视照片档案的管理造成的。

1.2 缺少完善的照片档案管理制度

我国现有的照片档案管理规范更多的还是面向传统的照片档案，可是如今，随着数码电子照片档案的普及，这些规范就可能有些不适用了。并且，在实际的档案管理工作中，照片档案管理机构和人员对于这些规范的执行情况也是不容乐观，没有严格的按照相关的规范和流程来进行管理。这也是由于档案管理制度不够完善，对于照片档案管理工作的监督不够。可以说，不只是在数码电子照片档案的管理上存在问题，对于传统照片档案的管理同样有着缺陷。

1.3 缺少基础设施和优质的保管条件

由于对档案管理的不重视，在组织内部的资源分配上也就会受到很大的影响，往往档案管理部门都存在着经费不足，库房条件有限的问题。而照片档案的存管对于设备和环境都有一定的要求，由于经费问题，档案部门无法为照片档案的管理配置足够的设备，存储环境也难以达到标准，这就会导致普通的照片会逐渐的出现变色、变质或者损坏的情况。而数码电子照片的管理对于设备的要求更高，并且对于计算机软件及硬件都有很强的依赖性，需要有配套的管理系统，才能对数码电子照片进行管理。数码照片都是存放在设备里面，如果没有按照要求进行备份，设备一旦出现故障或者损坏，就可能丢失这些资料。虽然照片档案管理正在逐步的实现数字化和信息化，但是，如果经费不足，必将拖慢这一过程。

1.4 数码电子照片处理难度大

数码电子照片和传统的照片相比有着很大的优势，但是也增加了很多额外的工作。随着智能手机、数码相机的大量使用，数码照片的采集比较方便，往往因为不记成本拍摄很多重复或者无关紧要的镜头，照片数量非常多，管理人员需要对这些资料进行筛选，挑选有价值的照片进行收集、归档。在选择好照片后，还要对这些照片命名并进行文字说明，明确六要素，然后才能归档。数码电子照片都是以文件的形式存在的，容易受到各种因素的影响而损坏，由于照片都存储在计算机和存储设备上，容易被盗取，因此其安全性也有待加强。

2 照片档案管理主要问题的解决对策

2.1 制定完善的管理制度

数码电子照片在照片档案中的比例越来越高，必须要尽早的制定相关的管理制度，建立可以适用于普通照片档案和数码照片档案的管理规范。随着照片档案管理经验的积累，对照片档案管理重视程度的不断提升，我们的照片管理制度也在不断的改进，国家和地区应该投入更多的精力实施到照片档案管理制度的完善上来。

2.2 加强宣传，提升管理意识

要做好照片档案管理的宣传工作，提升照片档案管理的意识，让人們认识到照片档案管理的意义。档案部门可以引导人们加强对于照片档案信息的利用，比如，展览一些体现社会和时代发展变革的新老照片对比、战争时期与和平年代的相关照片，也可与社区一同开展传染病防控照片、污染环保相关照片的展览宣传工作，在起到一定的宣传意义的同时，还能够加深人们对于照片档案资料的重视，了解其价值；每年的“6.9”国际档案日，加强对照片档案的宣传力度，让人们对照片档案有更多的认识。

2.3 加强照片档案资料的收集整理工作

照片档案资料的收集是照片档案管理非常重要的一个环节，会对照片档案管理的质量产生直接的影响。如今的照片资料的采集大多数都是通过数码相机、智能手机等设备来进行，获得的照片资料数量很大，质量也有很大差别，需要对这些资料进行筛选，选择那些质量好，有收藏价值的照片。要将收集的照片按照年度、类别等进行整理，然后进行入库存管，而数码照片则需要整理后放到存储媒介、上传到档案平台系统后再进行入库存管。档案部门应鼓励个人及组织捐赠、移交具有价值的照片资料，丰富馆藏。

2.4 提供充足的经费，加强基础设施建设

照片档案管理、特别是数码电子照片档案的管理对于存储条件的要求是比较高的，因此，需要投入更多的经费来加强基础设施的建设，改善库房条件，添加硬件设施，完善应用平台。加快照片档案管理的信息化建设，提高照片档案管理的条件。做好档案管理人员的培训工作，提高管理人员的业务能力，掌握信息化管理技术。

2.5 实现数码照片和传统照片的统一管理

不管是数码照片还是传统照片，都需要分别的管理其数据信息以及照片实物，统一数码照片和传统照片的归档方式，数据信息要存到数据库中，形成两套相互独立的管理系统。

传统的照片档案也需要通过扫描的方式转化成数码照片，采用和数码电子照片相同的方式进行管理，使用“参见号”、“纸质照片号”等元素进行关联。将照片的信息进行整理后存入到数据库中，并做好记录，制定成标准的目录，方便进行查找。

3 总结

长久以来的观念，导致人们对于照片档案管理不够重视，要想改变这种观念同样也是一个长期的任务。目前的照片档案管理，特别是数码电子照片档案的管理还是存在着很多的问题。这需要我们加强宣传，提高对于照片档案管理的认识，逐步的完善照片档案管理体制，投入更多的资源来加强照片档案管理的设施建设，提高档案管理人员的专业能力，加快照片档案管理的信息化建设，提高照片档案管理的水平。

参考文献

[1]廖明辉.照片档案归档与管理几个问题之我见[J].档案时空，2016（4）：32-34.

[2]伍恒犁.浅谈基层单位档案室数码照片档案的管理工作[J].科教导刊（上旬刊），2016年04期.

[3]徐舒柯.档案馆照片档案收集的困境与对策[J].内蒙古农业大学学报（社会科学版），2017年06期.

[4]张永乐.浅谈数码照片档案的收集与管理[J].兰台世界，2016年21期.

作者简介

颜礼君（1990-），女，汉族，海南省海口市人，本科，初级馆员，研究方向：数码照片档案整理。