论档案管理工作内容与模式的转变

颜英梅

摘 要：档案管理工作在不同的时期中具有完全不同的特征，管理者应当结合管理环境出现的变动状况，及时地调整现有的档案管理系统，丰富档案管理工作的原有内容，形成合适的新型管理模式。信息化是很多档案管理部门的工作发展方向，针对电子化的档案材料，管理者启用了新的管理系统，同时也针对新型电子档案开发了新的管理方法，先对模式与内容两个方面的转变情况展开研究。

关键词：档案管理；工作内容；模式；转变

新的时代要求更各行各业都保持着与时俱进的发展理念，档案管理行业同样如此，利用信息技术与相关的平台可以改变传统化的檔案管理手段，在掌握全新的管理要求之后，管理者可以结合传统化的管理档案的工作模式的问题，调整管理内容，充分发挥全新管理手段的作用，以电子档案为主要管理对象，提升档案管理体系的数字化、信息化特点，更多地关注档案保护与使用等方面的工作，转变档案管理模式与内容。

1 档案管理在工作内容方面出现的转变

1.1 收集档案

收集档案是档案管理工作部门需完成的基础工作之一，在过去的整理档案的工作中，管理者需要花费大量的时间从各处采集档案信息，而后逐一展开归档工作，存储纸质档案材料也需要极大的空间，如果储存纸质档案材料的环境出现了问题，档案也会随之出现破损，难以完整地呈现出相应的信息。但是获取信息系统的支持之后，档案收集工作发生了变动，管理者可注重收集电子档案，收集效率得以提升，可直接将档案信息压缩到电脑等设备中，在有使用需求时，直接借助搜索引擎即可快速地找出相应的档案信息，收集档案信息的工作随之变得更顺畅，整理档案这项工作的节奏也可被加快。

1.2 保存档案

在保存档案时，相关工作内容也出现改变。如果管理对象为纸质档案，管理者需要定期清理档案存储室，调整温湿度，消除环境中会给档案造成破坏的隐患因素，在日常的档案管理工作中，就需要消耗极多的精力，管理者很难兼顾后续的后续档案应用与信息共享活动；当档案管理方法出现变动之后，保存档案这项工作的内容也随之被改变。计算机设备成为保存档案的重要载体，只是用比较小的空间就可以存储海量的档案信息，无论是调用、查找还是整理档案的工作的效率都被提升，网络环境也使档案信息传递的工作变得更加便利，但是相对地，管理者也需调整管理行为，注重开放化的网络环境给档案信息安全带去的负面影响，做好防护工作，避免重要的档案信息被篡改与窃取，可将身份权限与防火墙系统结合使用，设置多重安全防护。

1.3 其他新的管理工作内容

鉴于信息化设备在全新的档案管理活动中的重要作用，管理者除了需要对档案材料以及信息资源进行管控之外，还应当定期维护电脑、打印机等设备，不可使其频繁地出现故障。针对档案信息资源，安全管理工作的方式被改变，原来的手工管理方法被改变，档案出现了被改变的风险问题，在现有的电子档案管控平台中，非法方法档案系统但是后果相对比较严重的问题，同时其出现频次也比较高，在安全管理过程工作中，管理单位应当更新访问权限，集中精力调整身份验证系统，使用防火墙来地域外部网络的病毒，预防档案信息的完整性被破坏的问题，使用最新的杀毒软件，使档案管控工作始终可以在安全的条件下进行。

2 档案管理在模式方面的转变

除了基本的档案管理工作内容出现变动之后，档案管理的工作模式也产生了明显的变化。

2.1 管理理念变动

电子档案运用的越来越广泛并逐渐成熟，档案管理从内容到模式都朝着信息化、数字化方向转变，这一切都是档案管理新的发展方向，也是我们探索研究的重点。

信息化时代发展新形势下不断增长的需求对档案管理工作提出更多新要求，需要转变传统档案管理理念以对提高对电子档案资料的管理效率。长期以来，由于档案管理复杂工作内容与单调枯燥的管理方法，很多档案管理工作者都因此产生一些抵触或懈怠情绪，其工作思维多处于被动思维的影响之中这种情况实际上严重妨碍了档案管理工作的顺利开展，所以需要大力培养管理者创新的管理工作意识和新型管理理念，破除旧的工作思路，以有效提升管理效率和管理水平以及档案管理工作的科学化。

2.2 构建一体化管理系统

当今社会，电子政务与办公自动化进程的进一步加快，各单位在各项工作及活动中产生了大量的电子文件和电子档案，要求我们实行电子文件电子档案的一体化管理，对工作中所产生的电子文件和电子档案全盘考量与超前控制，进行网上实时归档，实现电子文档与电子文件的生成、处理、传递、存储、查阅、收集、利用、归档一体化，将二者进行无缝链接并保证其安全性，推动文档管理工作流程科学化、合理化。此外，电子文档一体化管理还应该推广到各单位职能部门所产生的不同类型的、不同载体的各种档案，以促使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口实现紧密结合，充分发挥一体化所带来的数据共享优势，为电子文件、电子档案的管理与归档奠定良好的基础。

2.3 形成全新的管理工作机制

档案管理工作要密切结合当前时代发展新形势，不断进行调整、完善、改革及创新，同时丰富和发展档案管理工作基本要求，从而满足信息化时代发展要求，提高档案管理工作的效率和质量，实现档案的更大社会价值。

电子档案管理改变了传统纸质档案的模式和储存方式，档案资料和内容也呈现几何倍增长的趋势，因此其管理工作也要适时发生改变。做好档案管理工作要求不断完善档案管理机制，探寻研究新型档案管理形式，加快形式创新与内容改革，从而促进档案管理工作与发展相适应。此外，档案管理内容和模式的转变还需要我们创新工作思路，大力培养满足当前档案管理事业需要的专业人才，重视人才培养与人力资源的合理有效利用。

3 结束语

档案管理工作的重心需要被转移到保障信息安全与服务方面，在信息网络支持下，档案管理部门可以调整工作方式，使新时期的档案管理工作更具开放化的特点，提升档案资料管理工作效率的同时，更好深入地挖掘档案的潜在价值，工作人员应主动接受培训，提升自己在档案管理方面的专业化水平，注重以正确的态度应对客户，提供优质的信息化档案服务，使档案也可以创造更多的综合效益。

参考文献

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