新时期利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力的探讨

席俊红

摘 要：互联网时代，大数据的应用已经成为了各行业提高工作效率和服务水平的根本方法。档案管理工作也是大数据技术的主要应用场所之一。本文对大数据技术在档案管理工作当中的应用进行了探讨。分析了大数据技术的作用，并阐述了该技术在创新档案管理模式和提升档案管理服务能力中的具体应用。

关键词：新时期；大数据；档案管理；服务水平

快节奏的生活，使人们对档案管理工作的效率和服务能力要求越来越高。档案管理信息化已经成为了行业发展的趋势。大数据的应用档案管理工作变得更具有效性，受到档案管理人员和档案使用人员的一致好评。不仅创新了档案管理的模式，更可以提高档案管理的针对性，使管理工作的服务能力大幅提升。

1 在档案管理中应用大数据的意义

档案管理是一项内容庞杂且责任重大的工作。在传统的档案管理工作当中，对档案进行归档、保存、分类、调阅都需要耗费大量的人力物力。如今，档案管理工作的信息化水平有所提升，大数据技术的应用实现了档案管理工作技術水平的提升，让档案管理工作的质量和效率得到了质的飞跃。依托于大数据，工作人员可以快速地对档案进行筛选、分类和整理，还可以借助于计算机技术构建档案的智能管理系统。档案管理系统的出现推动了档案管理的模式创新，使档案管理工作变得更加与时俱进。档案可以被看成一种数据信息的集合，档案工作的本质也是对数据信息进行处理。所以在档案管理中应用大数据技术，可充分发挥其技术优势，实现信息的统一采集和整理，加速档案信息的处理和共享效率。

2 利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力的方法

2.1 树立大数据思维

只有档案管理人员树立大数据思维，并在日常的工作中有所体现，才会真正使大数据发挥创新档案管理模式和提升服务能力的作用。档案管理员工只有切实了解大数据技术的原理、特点以及应用方法，才可以实现有效应用。所以，各单位必须通过加强宣传、深入学习，使档案管理人员树立大数据思维，并在工作中认真践行相关的理念，让大数据真正地发挥作用。

新时期，互联网和计算机的普及，使我们身处于大数据时代。数据成为了当代最具价值的资源之一。建立完备的数据库，高效快捷地处理数据信息是提高工作效率的根本。档案管理工作人员一定要具备“数据即资源”的概念，将各类档案转化为数据信息再转化为资源，通过科学的档案管理工作，提高资源利用率。同时，档案管理人员还应该意识到档案管理方式的创新对于提高档案利用率具有非常重要的影响。传统的档案管理方式比较单一，档案信息的资源转化率并不高。所以，档案管理人员需要利用大数据创新档案管理模式，提高档案管理的灵活性和高效性。

另外，当前档案的记录形式极为多样。无论是文字、表格、音视频还是图片都可以成为信息载体[1]。所以，相比于传统的纸质档案管理工作模式而言，大数据的应用更能够满足当前的档案管理需要。大数据的应用能应对多变的信息承载模式，从而实现各类信息资源的汇总和分类，让档案内容真正地变为信息资源，为信息共享奠定基础。

2.2 完善档案管理制度

由于档案管理的数字化和信息化水平不断提升，传统的档案管理方法不再适用。所以，必须进行档案管理制度的创新，使档案管理相关制度更加符合大数据应用特性，也更加满足当前的档案管理工作需求。档案管理人员应该组织建设档案管理体系，对数字档案的管理方法以及数据资源的利用方法进行约束[2]。档案管理系统的建立应依托于大数据和互联网。新时期的档案管理系统，应该兼具保密性、共享性以及高效性，以创新档案管理模式和提升档案管理的服务能力为根本目标。在系统中，必须实现各类档案的明确分类，使系统运营变得更加井井有条。

以国土规划档案管理工作为例。国土规划档案中不仅包括自然地理信息，还包括许多人文地理信息。而这些信息的储存载体也各不相同，整理起来难度颇高。所以，档案管理工作负责人就制定了较为详实的档案管理制度，使其中的信息资源能够被充分取用，实现资源共享和有效利用。根据制度规定，工作人员需要建立一个具有存储、分类、标记、查找、传输等功能的档案管理系统。同时，工作人员需要将国土档案信息完全录入系统，通过系统的自动运转，实现分类整理和命名标记。利用现代化技术让其中的表格、图形、地理图像等数据可以实现相互转换。然后，档案管理人员划分了档案管理系统使用权限；应用不同端口准入原则，区分档案管理者和档案使用者的权责。利用这种方法，最大限度地完善了档案管理制度，实现档案管理工作的安全和高效。

2.3 推动档案信息的数据化发展

在传统的观念中，档案管理的内涵是实现对档案内容的管理，即对档案信息进行处理。新时期，信息数据化现象普及，档案信息也成为了一种可以被广泛应用的“数据”。所以，应用大数据进行档案信息管理，就是实现档案信息数据化；并利用信息技术快速地处理相关数据信息，提升档案管理的服务能力的过程。

为此，必须先加强档案管理的数字化。先将待整理的档案信息全部录入计算机，并进行初步地分类和整理；然后再利用数据分析和处理技术，将所有的数字化档案都转变为二进制的数据信息，实现档案管理的创新[3]。当档案内容实现了数据化，就可以利用智能化的管理系统和管理技术，对档案信息进行统一管理，让档案信息真正地作为数据资源而存在。通过现代化技术，可以快速地对系统中的数据进行分类，并且可以通过识别内容、添加标签加强数据之间的关联性，使档案的可应用范围变得更为广泛。档案信息的数据化，为档案的快速查找以及远程共享提供了基础，也为智能档案管理平台的奠定了基础。大数据的应用，让档案信息的可使用性变强，也让档案管理工作的服务能力也随之加强。

3 结论

大数据的应用，使档案管理工作的分类、查阅等环节变得更为高效，大幅度提升了档案管理工作的服务能力，使档案应用变得极为高效。该技术的应用，使档案管理工作的信息化水平得以提升；数字化档案库的建立，提高了档案的安全性并为网络档案平台的建立奠定了基础，档案管理模式变得更为灵活、多样。

参考文献

[1]高昂.基于大数据背景下事业单位档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2018（23）：72.

[2]肖玲.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].办公室业务，2018（08）：116.

[3]王建勋.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].黑龙江科技信息，2017（10）：265.