浅谈如何做好城市道路工程档案管理工作

乔志东

摘 要：随着城市规模的不断扩张，城市道路建设在城市发展中的地位和先行作用日益凸显。在城市道路建设跨越式发展的今天，加强工程档案的管理，有利于道路的规划、管理和维护，发挥其最大效益。

关键词：城市道路建设；工程档案

城市道路工程档案是工程建设活动的真实记录，它包括城市道路建设从决策、设计、施工到交工、竣工验收等全部业务环节，不仅关系到工程的正常开展，同时也是质量检查、竣工验收、养护、维修及改扩建的重要依据。做好城市道路建设工程档案，具有十分重要现实和历史意义。

1 城市道路工程档案管理的必要性

1.1 为城市道路建设的决策提供支持

城市道路建设是长期的、持续性的过程，需要做出许多决策，通过科学、合理、正确的决策，不断提高城市道路工程的效益，增强城市品质，改进城市功能。开展城市道路工程的档案管理，可全面收集建设过程中的各项信息，分析其中存在的问题，做出符合实际的决策，进而采取技术调整、施工队伍更换等措施，切实保证城市道路工程的质量安全。

1.2 有助于弥补城市道路建设实施过程中的不足

城市道路建设会涉及到招标、投标、实际施工等许多方面，即便各个环节都加强了掌控，依然无法避免相关问题的发生。但是有许多问题是无法从表面上看出来的，而通过档案管理的方式，对各方面信息进行整合、分析和研究，就可以发现其中存在的潜在问题，提前做出科学的应对措施，避免造成不必要损失。

1.3 有利于提高城市道路管理的综合水平

在城市道路建设过程中，施工管理、成本管理、安全管理等各个方面都是其重要组成部分，这些管理都是通过制定相应的责任机制和考核方式来判断是否达到了相应的目标。但是，城市道路建设是动态的，有很多考核所需要的数据分布于不同的时间段内，单独进行信息统计，不仅需要耗费大量的人力财力，而且其准确性也不能保证，档案管理工作能够把这些信息完整的记录下来，为其它管理提供准确的数据，从而使整个城市道路管理水平得到明显提高。

2 当前城市道路工程档案管理中存在的问题

2.1 档案管理重视程度不够

建设单位的领导层只重视工程的经济利益，缺乏对长远发展的规划，没有认识到档案管理对于降低成本、促进健康发展的作用，在档案管理只是将其作为普通的工作开展。有的城市道路工程档案没有专人管理，由管工程的同志兼管，或者分散在有关人员手里，有的工作人员变动也没移交出来，甚至作为个人资料随意带走，普遍存在着重视工程管理，忽视工程档案管理的现象。在实际管理人员中，受上级领导观念等因素影响，也没有对自身工作重要性的深刻认识，日常管理工作时得过且过，严重缺乏工作积极性，没有相应的责任心，导致档案管理工作没有深入推进。

2.2 档案管理规范性制度不健全

管理机构设置的不合理和不同职能部门之间的协调性较差。在许多建设单位中，档案管理机构与工程管理机构之间存在着重叠现象，没有明确对档案管理部门的权责进行明确规定，彼此之间附属关系较为混乱，导致档案管理工作中存在冲突，造成档案信息收集的重复或者疏漏，既影响了档案资料的完整性和连续性，也造成人力物力财力等资源的大量浪费，影响了管理的顺利开展。档案管理工作会涉及到工程设计、施工、材料库管等许多部门的配合，才能保证档案管理内容的准确和高效，但在实际执行当中，因不同部门工作重点的不同以及责任划分的差异，档案管理部门对其并没有相应的管理权，导致各个部门之间无法协调统一，档案规范化管理难度较大。

2.3 档案管理人员专业水平普遍不高

档案管理队伍不稳定，许多档案管理人员流动性较大，其所从事的工作时间较短，使得档案管理工作一直无法保持在相对稳定的状态，许多工作在交接过程中被遗漏，应该完成的工作也无法按时完成，降低了档案管理工作的效果。许多档案管理人员并没有相应的档案管理理论知识，多是从事测量和施工的技术员转岗从事档案工作，在这种情况下，其管理水平自然就难以满足档案管理工作的要求，在管理中经常出现各种问题或疏漏，影响了档案管理功能的发挥。

3 强化城市道路工程档案管理的举措

3.1 及时介入，全程跟踪

很多建设项目在工程建设初期，由于工作千头万绪，对档案工作一时顾不过来或不知如何开展，致使一些非常重要和珍贵的档案不能妥善保管，甚至遭到损坏或丢失，造成无法挽回的损失。因此建设单位档案主管部门应将全程跟踪作为城市道路工程档案管理的必要手段，在工程开工之前及时介入，实施事前控制，全程监督指导，抓住建档的有力时机，与施工单位协助配合，发挥施工单位资料员的积极性，保证档案工作全面达标。

3.2 加强培训，现场指导

为确保工程项目档案完整收集归档，在开工之前，主管档案部门应派出专职档案人员，经常主动联系、配合工程管理处的资料员，进行跟踪监控，超前指导。档案管理人员要深入施工现场，抓好建设期间归档资料收集的监督指导，向施工单位明确阶段性项目档案的收集、整理工作的内容范围，防止脱节、不同步，并要求在规定的时间内完成收集整理工作。同时，做好随时检查，发现问题及时协调解决，不符合要求的重新返工，形成互相合作，相互监督，“人人要档案”“人人管档案”的局面，力求达到高标准、严要求。

3.3 完善机制，常态管理

建设单位应认真贯彻《档案法》精神，参照国家有关城市道路建设档案管理的要求，建立完善的管理制度。根据项目的实际情况，编制城市道路工程竣工文件编制办法、城市道路工程档案管理规章制度汇编、城市道路工程竣工验收办法等，这些规章制度涉及项目档案的收集、整理、归档和移交的各个环节，涵盖的内容有城市道路工程档案管理办法、竣工文件编制规定、项目档案的分类方案（归档范围及保管期限）、档案的利用和保密制度等。各项规章制度简明适用、系统的原则，相互独立以相互补充，形成一个完整的体系，保证城市道路工程档案管理的有效实施，真正做到档案工作有法可依、有章可循。

3.4 抓好验收，确保质量

完整的城市道路工程档案是竣工验收的条件之一。因城市道路建设规模大，档案数量多，项目竣工验收前，应先进行档案验收，没有经过档案验收并通过的项目，一律不得办理项目验收手续，不得交付使用，不得申报优质工程和其它奖励。在进行档案专项验收之前，做好预验收工作，项目管理单位应对照城市道路工程档案竣工验收办法的规定，组织各参建单位、各职能部门的有关负责同志和技术人员、档案人员进行预验收，对工程项目档案进行自查自检，把好最后一道关口，在正式验收之前解决问题档案，保证项目档案顺利通过验收。

4 結束语

城市道路工程档案管理对城市道路建设的质量安全和长远发展都有着至关重要的影响。然而，在当前的城市道路工程档案管理中还存在着许多问题，导致其功能无法充分发挥，阻碍了城市道路事业发展。对此，必须采取相应的措施进行改进，通过健全管理制度、提高管理人员素质、改进档案管理效能等措施，不断提升城市道路工程档案管理的质量和水平。

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