论新时期满足社会公众对档案信息需求的对策

摘 要：随着信息化环境和网络技术的发展，公众越来越热切对档案信息的需求，不管是档案需求的内容或者是利用档案的方法等都发生了深远的转变。进一步推动档案资源的信息化服务是档案利用的发展必定趋向，档案部门和档案工作者要积极适应新态势，持续提升档案资源的信息化开发水平，更好地满足于社会公众需求。

关键词：新时期；社会公众；档案信息需求；对策

档案是人类在各类社会实践中形成和保存的有价值的原始记录，其价值本身就是要满足人们对档案信息资源的利用需要。信息化环境里我们要进一步融合档案的主体、社会服务对象和服务内容，使档案更广泛被利用，在社会和经济发展创造尽可能多的物质和精神财富过程中发挥重要作用，也更能体现档案的价值。

1 信息化环境社会公众对档案需求主要表现

1.1 档案需求的目标明确

对于社会公众来说，他们对档案的需求用意是相当明了的，就是查阅必需的档案资料，通过档案信息清楚记录的事实，得出具体的结论，实现问题的解决，以合法合规的方式维护他们的正当权益。

1.2 档案需求的多元化

信息技术发展推动公众对档案的需求呈现出多样化，特别是在个人学习经历、婚姻、房地产、社保医保以及干部人事等方面的档案信息利用率不断提高，这些档案信息与人们的切身利益息息相关，既要档案内容的真实性也要完整性，对档案需求的方式也越来越丰富，不再是简单的复制和摘抄等形式。

2 档案服务方式现存的制约因素

2.1 信息共享不足

信息技术高速发展的今天，信息化已是一种基础的存在。各种各样的信息的便捷获取和交流，加快了人们的生活节奏，也带来了更多的机遇，这促使了原有的档案信息服务模式要积极的变被动为主动，要依据人们的需要不断扩展其服务领域，对档案服务效率也提出了新的更高标准，而目前的档案信息服务在信息共享上仍受制于传统的服务模式，比较低的共享水平成为了档案实现更高价值的主要障碍，档案信息服务模式的调整势在必行，只有调整才能适应社会新的发展要求。

2.2 馆藏资源不够丰富

社会经济越发展，文化环境就越高，对档案信息的社会需求量就越大。我国是有着五千多年悠久历史的文明国家，在发展的不同时期文化环境水平必然随着经济社会发展逐步提高，但也存在区域发展水平差异较大，总体层次参差不齐，从而限制了档案资料收集的质量不高、范围不广以及力度不足，致使部分地区的综合档案馆存在着资源比较有限、内容比较陈旧、信息量比较少等不足，远远不能满足公众对档案信息的需求。

2.3 服務手段创新不够

由于档案资料的特殊性，档案部门在信息利用方面容易存在着“重保存，轻利用”、“重保密，轻公开”的看法，使大量的宝贵档案信息不能被依法科学利用。同时，传统的档案利用更多的是被动地等待公众上门咨询利用，属于封闭式服务，随着信息技术的发展，档案的主动服务、网上服务的方式渠道不断丰富，但还存在网上的档案服务手段比较单一、信息内容更新较慢，对档案的具体利用效果缺乏进一步关注，同外界的交流沟通上还比较欠缺，良言良策的吸收渠道不通畅，进而影响了档案的服务质量。

3 提高档案服务公众需求能力的途径

3.1 丰富和优化馆藏资源

档案馆有价值的藏量是开展档案服务工作的根本，没有充足、优质的馆藏资源，档案就不可能做好满足公众服务的工作。所以，在档案接收时首先要保证资料的真实、完整性，并认真做好档案资料的鉴定工作，同时要不断根据社会发展趋势及时调整收集的范围，把各类社会活动新的过程中产生的有价值的档案资料归入收集范围，拓宽档案馆藏资源的有效来源。档案部门还要积极开展档案资源的社会化服务的研究工作，并依据研究情况和结合自身实际，选定部分侧重点建立和完善能够全面反映社会不同时期、不同层次发展历史的史实；建立专题档案研究成果的数据库，增加档案馆藏的科技含量，更好地服务于社会公众。

3.2 利用网络改进档案社会化服务

信息化环境的一个重要特征就是共享，档案的有效资源要充分运用信息化技术来实现安全、迅速传达和规范利用。所以，档案部门要积极构建内涵充足、充满人性化、反映服务意识和提供性能完备的公益性信息服务网络平台，比如利用档案资源举办网上爱国知识档案展览，开展爱国主义教育，推动社会文明进程等，通过建立网络平台更大范围地实行档案信息共享。同时，积极同其他信息管理机构、相关政府部门以及教育科研单位等通力协作，相互学习交流，共享经验技术，扎实提升档案部门的对外服务水平，合力解决信息化环境里所面临的信息需求等问题。

3.3 完善档案信息资源管理制度

要依法依规准确处理好档案的利用与保密的二者关系，属于法律规定应该开放的档案要提早制定开放原则，编著详实的查询目录及进行档案利用的满意度调查等，合法合规增加档案利用的开放范围和力度，如部分可以公开的具有高价值的科研成果等档案信息，它为我们的社会和经济发展提供了强有力的保障。要引导档案管理人员积极进取地学习新知识、增强新能力，接受新挑战，创新服务手段，利用信息技术提高档案在各行各业中的串联作用。

总之，档案工作是一项重要的基础性和服务性工作，我们要合理开发和优化档案信息资源配置，提高档案信息利用率，实现其档案价值，更好地满足公众的对档案信息的需求，我们要利用每年“6.9”国际档案日、档案宣传周等活动加强档案宣传，引导群众走进档案馆，近距离接触档案和了解档案，感触档案文化的魅力，使档案工作更好地融入社会，扎根于群众。

参考文献

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[2]安威.关于行政事业单位档案管理的创新思路分析[J].科技展望，2015，33.

[3]刘越男.数字时代地方政府档案集中管理内容和方式的探索――我国电子文件中心问题的实质[J].档案学通讯，2013，（4）.

作者简介

董宏程，男，本科学士，档案管理馆员，研究方向：档案管理。