基层民政系统档案管理工作存在的问题及对策

梁思宇

摘 要：近年来，各级民政机关领导非常重视档案管理工作，把档案管理、达标升级作为一项重要工作，在资金紧张、办公用房紧张的情况下，拨专款、腾专房、定专人，修订完善了一系列行之有效的档案管理规章制度，建立了上下统一协调的档案管理体系，从而使民政机关档案管理工作迈上新的台阶。但从目前民政机关档案管理情况来看，还存在着收集难、管理不规范、利用效率不高的问题。如何加强民政档案管理，充分发挥其为现实服务的作用，笔者就此问题谈谈粗浅认识。

关键词：基层民政系统；档案管理工作；问题；对策

民政部门作为主管社会行政事务的职能部门，承担着最低生活保障、社会团体和民办非企业单位登记管理、优抚、安置、军休、救灾、社会救济、基层政权建设、基层群众自治组织建设、社区建设、婚姻管理、行政区划管理、地名管理、行政区域界线的勘定和管理、社会福利、殡葬改革、救助等多项工作。民政档案管理就是按照档案管理的法律法规，运用科学的管理手段，对各项民政工作中形成的具有保存价值的不同种类和不同载体的文件材料进行收集、整理、归档、统计、保管和提供利用等。能否科学地管好用好民政档案，不仅直接影响民政部门职能作用的充分發挥，各项工作的顺利开展，还密切关系着民政工作的深化改革和民政事业的健康发展，关系着国家档案财富的积累和档案事业的发展。

1 存在的主要问题

1.1 档案意识薄弱，领导不重视

虽然各级民政部门都统一了认识，加强了领导，加大了对档案工作的投入力度，但由于档案宣传力度不大等原因，机关档案整体意识仍然薄弱，部分领导重视业务工作轻档案管理工作，认为档案工作只是档案员的事情，对档案工作不过问、不关心，对档案管理人员培训力度不够，加之民政干部对档案业务知识和法律法规知之甚少。

1.2 档案资料收集难、归档不齐全

由于部门民政机关管理档案工作存在各自为阵的现象，致使档案工作人员在收集和整理档案材料时，往往收集不齐全，一些有价值的必须归档的资料被遗漏，给机关档案工作造成损失。个别部门或个人只从局部和自己暂时使用的角度考虑，没有为全局的发展与建设考虑，不及时移交平常机关活动图片，致使这些反映机关活动、对今后工作具有查考利用价值的“真品”散存在业务承办部门，有的甚至流落在个人手中，部分档案出现空缺现象，影响了档案的完整性和利用率，最终对服务日常工作造成不利。

1.3 档案作用发挥不够

由于近几年来各级部门把档案升级工作与某些指标挂钩，实行了奖励制度，使一些单位领导不得不重视档案升级工作，花费人力、物力、财力，使档案管理工作达到一定的标准。个别单位在达标升级工作中只重视硬件建设而忽视软件建设，投入大量资金购置档案用品和档案保护设备，而没有真正按照有关规定归档整理，存在缺、漏现象。档案作用发挥没有得到有效发挥。

1.4 机关档案管理人员业务素质不高

近几年来，民政机关虽然按照上级部门具体要求，开展了档案升级工作，健全了档案机构，明确了专兼职档案员，建立了以办公室为主体、有关职能部门配合的上下统一联系的档案工作管理网络，但在实际工作中，这种网络体系的作用并没有很好地发挥出来。究其原因，可以从两个方面来看：一方面是专职档案员调换频繁，精力不能集中，且部分档案管理人员有看摊守业思想，没有积极主动地指导或参与业务科室档案的管理活动之中；另一方面从业务科室管理工作来看，有些兼职档案员认为只要把现有的业务工作资料简单地收集后装订整齐就行了，不清楚哪些资料应该上交机关档案室，也不明白怎样整理才算科学规范。因此，机关上下并没有真正形成协调指导关系，不利于以后的档案管理工作进一步走向规范。

以上问题存在的原因是多方面的，其中既有一些民政部门对档案法律、法规学习不深、理解不透、执行不力的因素，也有档案行政管理部门未给予必要的监督和指导的因素。如果这些问题不加以解决，继续长期存在下去，无论是对民政部门的各项工作，还是对国家的档案事业，都会带来不应有的损失。因此，我们应当积极配合各级档案行政管理部门，认真研究和解决存在的问题，采取相应的对策，加强民政档案的管理。

2 解决的可行对策

2.1 强化档案意识，加强组织领导力度

首先，各级领导要身先士卒，将档案工作与其他各项业务工作放在同等重要地位，将其纳入日常工作规划，列为目标管理考核项目之中，做到机关领导亲自过问，分管领导具体负责。其次，加强档案宣传工作，使相关部门及人员要充分认识到新形势下民政机关工作的重要地位和作用，加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传，让广大干部真正懂得档案管理的目的、要求和方法，不断提高广大干部参与档案管理工作的主动性、积极性、自觉性。再次，动员和组织全体工作人员参与档案工作，加强对日常各类文件资料的收集、保管，注意为日后积累史料。对不能立即收集的，要做好清理和交接登记，掌握资料的着落，便于以后的整理归档。

2.2 加强档案规范管理

实践证明，各级民政机关开展档案管理达标升级活动对于增强民政干部的档案意识，加强档案规范化管理有着明显的推进作用，它也是发展档案事业的一种有效的手段；规范化即健全规章制度，规范管理档案，各个环节都要达到升级标准；科学化即采取有效归档方法，结合部门自身实际需要制定的“三合一”制度，逐步形成一个门类比较齐全、管理有序的综合档案规范体系；现代化即改善档案保管条件，加强硬件设施建设，为规范化管理档案提供必要条件。同时，把机关档案管理升级工作纳入机关综合工作目标考核中去，让民政档案事业与民政业务工作同步发展。

2.3 充分发挥档案作用，为现实工作服务

一是归档资料要齐全，这样才能保证查借档案内容的广泛性。二是建立各项查借阅制度，编制检索工作，为查找和利用档案提供方便。三是实现现代化管理，利用微机管理档案，全面、准确、快速地提供档案资料，充分发挥档案为民政工作服务的作用。四是收集档案利用的实际效益，促进档案利用率的提高。

2.4 加强档案管理工作队伍建设，提高档案人员的业务素质

加强档案管理工作人员队伍建设也是搞好档案工作的首要前提。要挑选合格的干部担任档案员，档案人员必须在思想上具有高度的责任心、政治警惕性和严格的纪律性，在业务上要求做到熟、精、勤。民政机关档案工作人员要转变观念，消除等待调卷利用档案的思想，积极思考如何更好地的开发利用档案信息资源，提高档案利用效率。二是加强培训，提高档案管理人员的专业理论知识和实际工作能力，尤其要注重计算机管理档案等各种知识的培训，以便适应现代科学的发展。三是要充分发挥网络体系作用，一方面要主动收集散存在科室和个人手中的档案资料，做到不缺不漏；另一方面，经常与业务部门负责档案工作人员加强联系，不仅在业务上给予指导，还应在具体操作上积极参与，使科室档案和机关档案同时进行规范化管理。四是开展经验交流，提高档案管理水平、互相取长补短，探讨研究档案知识，总结改进工作不足，提高工作效率。五是要从政治、生活、工作等方面关心、支持档案管理工作人员，帮助解决一些实际问题，消除他们的后顾之忧，不断提高档案人员的积极性，保持档案队伍的稳

定性。