企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路

张林

摘 要：企业档案中采集了企业生产、运营、后勤所产生的资料，囊括了收入支出财务信息、人力资源档案、人员流动清单、产品研发生产信息等，可为企业发展指引方向。企业档案管理规范化，是目前这项工作的新要求，在此过程中，受到企业重视程度不足、管理人员素质偏低、管理手段落后等要素的限制，目标无法实现。为了解决上述问题，企业应建立健全企业档案管理制度，实现档案管理的规范化和制度化，建设专业的档案管理队伍，推动企业档案管理信息化建设。

关键词：企业档案管理；规范化；遇到的问题；解决思路

企业档案乃是企业从建立发展到如今的过程中所产生的各项资料的合集，其中采集了企业生产、运营、后勤所产生的资料，诸如收入支出财务信息、人力资源档案、人员流动清单、产品研发生产资料等，这些资料不仅仅是企业发展的史实记录，同时也是企业未来发展战略制定的依据，对于企业而言有着十分重要的意义与价值[1]。企业要想持续稳定地发展，做好档案管理工作，实现档案管理规范化，是必不可少的。由于管理对象的复杂性，企业实现规范化档案管理，难度是比较大的，会受到管理制度、管理人员等要素的限制，需要从各方面加以完善，从而实现这一管理目标。

1 企业档案管理规范化中遇到的问题

1.1 重视程度不够

企业在生产运营过程中，会产生文字、图片、数据等资料，这些资料正是档案采集的对象。但是，目前很多企业都存在归档意识不足的问题，员工在按既定程序完成工作后，缺乏将相关资料归档整理的习惯，久而久之，企业档案管理流于形式化，内容不齐全，数据不真实，失去借鉴意义。在这种情况下，企业档案管理工作无以为继，在档案整理、排序、搜索等方面做得不到位，继而导致档案利用率低下。其实，日常资料归档，能够督促工作人员按照既定程序完成工作，避免数据做虚弄假的问题，切实提升工作效率及质量，培养工作人员认真严谨、一丝不苟的工作态度，而且这些资料如果得以高效利用，能够为企业发展作出有效指导。

1.2 管理人员素质有待提升

时代在发展，档案管理理念也在不断更新，档案管理的规范化，就是当今社会形势下企业对于档案管理提出的新要求，但是，在这一过程中，会受到管理人员业务素质的限制。企业档案管理人员多为办公室工作人员兼职，而办公室工作人员都没有档案专业基础，而且对于企业整体运营项目不熟悉，缺乏全局意识，无法胜任档案管理工作，再加上，办公室工作繁重，而档案管理又需花费较多的时间和精力，所以档案通常成为被忽略的一项，导致档案堆积，工作滞后。此外，随着档案管理信息化建设进程的推进，档案管理人员信息素质偏低的问题逐渐显现，很多管理人员都是在岗数十年的老员工，接受新知识的能力较差，无法熟练使用计算机进行办公。

1.3 管理手段落后

在以往，档案信息的载体多为纸质文件以及一些音像资料，随着时间的推移，大量的文书、档案原件堆积，整理起来比较困难，检索查证效率极低，整体而言，档案利用率较低，无法发挥应有的效益[2]。在现代化社会，传统的档案管理手段已经无法奏效，实现档案管理的信息化建设，已是势在必行。但是，由于经费有限，管理理念陈旧，相关部门并没有正确认识到档案信息化建设的重要性，未意识到档案管理对于先进信息技術手段的需求，管理技术手段落后，硬件、软件设施配置不足，档案信息化建设受到制约，影响到企业档案管理规范化目标的实现。

2 企业档案管理规范化中所遇问题的解决思路

2.1 建立健全企业档案管理制度规范

随着计算机在企业日常工作中的普及，无纸化办公目标逐渐实现，企业档案管理工作难度降低，实现规范化管控的目标指日可待。在这种情况下，企业应该提升对于档案管理的重视度，将构建规范化、制度化档案管理体系纳入企业的发展规划中，加大资金投入，构建企业档案管理室，完善人力资源配置，完善现代化档案管理设施配置。同时，健全企业档案管理制度，明确档案管理工作内容、流程及标准，重视档案利用，确定档案移交、审批的工作细则，实现动态化档案管理。

2.2 建设专业的档案管理队伍

根据现代化企业档案管理需求，培养专业的管理人才，学习计算机技术、数字化技术相关软件、硬件设施的使用，突破企业档案管理规范化过程中所遇到的人才瓶颈。而且，在新形势下，企业应该充分重视档案管理工作，设立专门的档案管理部门，根据工作需求合理设置岗位，引进专业的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育。现如今，倡导无纸化办公，档案管理人员也应该与时俱进，学习档案管理相关的计算机技术，机构在配置信息化档案管理设施后，应该组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，提升自己的责任心，保持高度警惕[3]。

2.3 推动企业档案管理信息化建设

用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率，根据信息利用者的需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。因此，企业必须意识到档案管理信息化建设的意义，充分重视档案信息化建设工作，加大资金投入，选择合适的信息化模式，引进相关技术及设备，包括计算机、复印机、打印机、摄影机、扫描仪、专用微机、空调、消防设施等，构建企业档案信息化管理平台，实现信息共享，提升档案利用率。构建档案信息化管理平台，简化档案借用、查阅的手续，扩大档案的利用范畴。

3 结语

企业档案中，收集了企业过程中产生的人事信息、会议谈话记录、财务信息、产品开发资料等，这些资料来源于企业的日常活动中，是企业的根底，能够为其未来的发展指引方向，为企业财务管理、人力资源管理、产品管控等方面策略的制定提供参考依据。可以说，档案管理水平，是衡量企业整体管理水平的重要指标，能否实现档案管理规范化，将直接影响到企业在各项日常管理工作上的效率及质量，继而影响到企业的后续发展，所以必须予以重视。在提升档案管理水平的过程中，难免会遇到一些问题，企业要做的，就是正视问题，解决问题，建立健全现代化企业档案管理制度，实现档案管理规范化。

参考文献

[1]徐若泉，郝涤.城市社区档案管理示范县（市、区）创建活动的对策与做法[J].兰台内外，2018（10）：23.

[2]李淑芸.规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用[J].办公室业务，2018（21）：86.

[3]钱冰洁.新医改前提下如何提高医院档案管理的规范化水平[J].办公室业务，2018（17）：129.