国有企业人事档案管理信息化发展趋向的探讨

刘兴

摘 要：国有企业的快速健康发展离不开人力资源管理的大力支持。如今，企业人事档案在为企业寻求人才、开发人力资源等方面发挥的作用越来越大，但是在企业的人事档案管理中，还是存在着不少问题，比如，投入低、管理的手段落后、得到的信息不周全等等。所以，企业想要更好地将人事档案的作用发挥出来，就要先提高领导的认识，提高人事档案管理的信息化程度，这样才能使人才在企业中创造更好的效益。

关键词：国有企业；人事档案；信息化管理；探讨研究

不管是在国有企业还是在民营企业中，人事档案管理发挥的作用都是不可小瞧的，其对促进企业发展有着很大的作用。人事档案的管理主要包括收集、保管、利用人事档案等活动。人事档案中主要是记录每个人的成长经历、社会关系以及得到过的奖惩，企业通过这些信息去选聘考核员工[1]。人才是一个企业的发展核心，所以，人事档案的管理相当于直接影响着国有企业的整体发展。要想让国有企业健康发展下去，完善人事管理制度是必不可少的。

1 国有企业人事档案管理中存在的问题

1）基于人事档案基础的建设投入不足，所以导致了管理手段的落后。而企业发展的最大目标就是为了追求更大的经济效益，企业领导只顾在生产经营中投入大量的资金和时间，忽略了人事档案管理信息化水平的投入，更甚者，很多领导有一个错误的观念，就是将大量的人力物力放在人事档案管理中就是浪费，因为人事档案管理不会带来直接的经济效益。长时间累计下来后，如今的人事档案管理就处于一个不被重视的状态[2]。所以我国对于人事档案的重要性的认知还停留在最原始的阶段，既缺乏了管理上的先进性，又制约了我国国有企业的发展。

2）目前很多的人事档案人员对现代化的计算机还有网络信息化水平的了解不多，导致了工作效率的低下。很多企业中从事人事档案管理的工作人员多是一些受到照顾的老人或者不能在生产线上工作的对象，他们的学习能力低，对现代化信息技术了解甚少，或者根本了解不了，于是在一定程度上阻碍了企业人事档案管理的发展。

3）企业人事档案管理里中可能会存在不科学的档案内容，对企业选择人才不能提供帮助，没有实际的参考价值。很多人事档案管理工作人员在记录档案时，只是简单的记录了员工的姓名还有文化程度，企业并不知道他们的特长还有潜力等，并且档案里也没有员工的业绩问题，根本不能正确的认识评估他们的能力。再者，人事档案管理中的条块分割制影响到人事档案综合的效益发挥，这样的制度不仅浪费了财力人力，还不能看出员工的真实情况，发挥不了人事档案的作用。

4）现代化管理制度不健全，会导致人事档案产生很多问题。如今的很多企业都存在着人事档案管理不规范的现象。在这些企业中，因为员工的工作职位升降性很大，还有薪资待遇较为随意，所以员工的一些信息无法形成书面的资料。这样子的后果就是给人事管理带来很多不必要的麻烦[3]。可能会出现有人利用这点来篡改利于自己的信息，还有可能企业中有人已经离职，但是档案没有按照规定转递。

2 加强国有企业人事档案管理一些建议

1）加强人事档案管理的水平；提高档案管理人员的素养，是提高人事档案管理水平的根本。首先要重视人事档案管理人员的信息技术培训，从事人事档案管理的工作人员必须要熟练的会相关的软件；其次就是要实践和理论结合，也就是让人事档案管理的工作人员要在理论知识上进行学习，锻炼他们掌握知识的能力和解决问题的能力。

2）实现档案的信息化管理；国有企业中，人事档案采用现代信息化的管理模式，能够有效的提高人事档案的管理效率和质量，当然这也是今后人事档案管理的必然发展路线。因此，为了企业的健康稳定发展，企业有需要为实现信息化管理提供需要的经济物质条件。

3）实现动态管理；在人事档案的管理工作中，怎么去确保人事档案的真实性和完整性是工作人员工作的关键和核心。所以，相关人员在进行工作时，要以严谨认真的态度及时更新档案信息，并且针对有变动的员工资料进行补充，实时管理人事档案，保证企业的正常发展。

3 国有企业档案信息化管理的基本思路

1）制定合理的计划；企业在人事档案管理信息化方向发展的时候，要先制定合理的总体计划，适合企业的发展，并且在人事档案的管理过程中，要加强员工的思想认识，了解如今信息化建设的紧迫性[4]。在国有企业人事档案管理的信息化建设过程中，要先从根本上更新观念，培养员工对管理信息的认识。如今的信息和计算机共同发展的时代，企业要知道人事档案管理对企业发展的重要性，将其与人事档案管理工作紧密结合在一起。

2）培养人才；人才是企业发展的核心，加强企业中档案管理相关人才的培养，重视创新管理方面，是做好档案管理工作的基础要求。并且企业也要定时培训工作人员，及时改善工作理念，用自身的优秀的人事档案管理队伍，去滿足企业发展的需求。

3）加快人事档案基础设施建设；企业在人事档案管理中要好好利用如今的计算机信息化技术，搭建存储平台，利用现代化的信息技术，高效率的做好企业的档案管理工作。

4）加强人事档案管理的安全性，员工在使用计算机信息技术时，要保证网络的安全性，预防网络中可能存在的安全隐患，为档案信息的安全做好保障。档案关系着每一个员工的利益，在任何一个环节都要认真仔细排查。因此，利用先进技术的同时要注意其中的弊端。加强对人事档案工作的管理，应采取有效措施，以积极的态度预防各种影响人事档案保密和安全的因素：1.人事档案管理人员要增强人事档案安全意识和保密意识；2.不在管理人事档案的专用电脑上与人聊天；3.不在管理人事档案的专用电脑上在线观看视频；4.不在管理人事档案的专用电脑上玩游戏；6.及时清理电脑病毒，预防电脑黑客对人事档案信息安全带来的威胁，防止泄密。

5）在管理信息化建设的过程中同时要积极整合档案信息的资源，促进信息化的成果[5]。建立档案信息系统的共享平台是国有企业人事档案管理信息化的核心，由于信息化建设是一个长久的工作，在建设中要不断的去学习其他产业的先进管理制度，取其精华去其糟粕，寻找适合自己企业的管理制度方法。同时，在信息化的建设过程中还应坚持统筹规划、量力向行、循序渐近、实用有效、安全保密的原则。

6）在国有企业的人事档案管理信息化建设的过程中还要重视术语的统一和标准规范性。相比于传统的档案管理，国有企业的人事档案管理信息化和办公、生产技术的关系更加明显、所以需要更专业的术语，保证档案管理的准确性。

7）在国有企业人事档案管理信息化建设的过程中，更要注重实用性和先进性。在软件开发使用的过程中，要本着务实的原则，拒绝按照一味的具体模式实施，要按照企业发展的需求，做好档案管理的创新性，重视其实用性[6]。档案的信息化管理是国企做好档案管理的关键。国有企业要认清自身的优缺点，积极学习先进的管理策略，实现档案的信息化管理。

4 结语

国企中人事档案管理的工作是必须做的，档案的信息化管理是企业发展的基础。总而言之，加快国有企业人事档案管理的信息化步伐，对推动企业人力资源 更 好地为企业服务，有着十分重要的作用，理应引起国有企业负责人的高度重视。

参考文献

[1]罗艳丽.聘用制下高校人事档案管理的问题与对策[J].决策探索（下），2019（01）：71-73.

[2]马鹏程.新时期企业人事档案管理中存在的问题及解决对策[J].人才资源开发，2019（02）：83-84.

[3]魏书林.信息技术在人事档案管理中的运用浅析[J].才智，2019（02）：210.

[4]云庭.事业单位人事档案管理标准化、信息化的实践思考[J].智库时代，2019（02）：55+57

[5]钱艳艳.人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设[J].管理观察，2019（01）：106-107.

[6]李欣欣.探析高职院校人事档案管理信息化建设[J].才智，2019（01）：219.