文书档案管理工作的创新策略

梁锐洪

摘 要：随着社会的不断进步，信息化已经渗透到人们生活与工作的方方面面，对于档案管理工作而言，传统的文书档案管理模式已经不适应社会发展以及档案工作进步的需要，为此，对文书档案的整理与保管方法进行创新是势在必行的。笔者结合机关单位的档案管理工作，在对文书档案管理工作创新必要性进行分析的基础上，阐述了文书档案整理与保管的创新途径，希望能够为相关的文书档案管理工作者提供必要的参考，从而促进我国整体档案管理水平的进步。

关键词：文书档案；档案管理；创新；策略

文书档案管理，是机关事业单位以及社会企业、团体等对自身活动以及社会各种信息变化的有效记录，它能够实现对历史事物的快速查找，也能为主体活动提供必要的决策支持，因此对于社会的发展和国家的安全具有重要的意义。对于机关单位而言，特别是基层的机关事业单位而言，目前档案管理中的落后性较为明显，这直接影响了档案管理工作效率的提升，档案管理工作的创新势在必行。为此，我们必须认真理解文书档案管理工作创新的必要性，并积极探索创新的有效路径，从而促成档案管理工作实现质的飞跃。

1 文书档案管理工作创新的必要性分析

1.1 文书档案管理工作创新是社会发展的必然要求

随着社会的不断发展，各行各业的现代化程度和信息化程度都在普遍提高，我国已经进入了科技高速发展的时期。在此背景之下，创新成为各行各业追求进步的灵魂，也成为社会进步的本质特征，只有以创新的眼光和勇气开展各项工作，才能促进社会的整体发展。对于文书档案管理工作而言，其自身高价值信息资源性质的本身，已经决定了其对于社会发展的重要影响，文书档案管理工作只有不断适应社会发展、满足社会需求，才能体现其真正的价值。特别是在政府职能转变以及政务信息公开化的今天，机关单位文书档案的管理水平和利用水平，已经成为影响行政管理工作效率高低的关键。

1.2 文书档案管理工作创新是解决档案工作存在困难的必然要求

在社会飞速发展的背景之下，我国各行各业的技术水平有了本质上的提升，然而对于行政机关的文书档案管理工作而言，仍旧沿用传统的管理模式，工作中的问题和弊端屡见不鲜。为了克服工作中的实际困难，我们就必须跳出旧有思维模式的限制，大胆创新、积极创新，采用先进的技术手段改良我们的文书档案管理工作，只有这样，才能解决现有工作问题，实现文书档案管理工作效率和质量的提升。

1.3 文书档案管理工作创新是促进文书档案管理工作水平提升的必然要求

积极进行文书档案管理工作的创新，利用现代化的技术手段和管理思维开展工作，可以显著提升文书档案工作的规范化、标准化，从根本上改变传统文书档案管理散漫、安全性不高等问题，从而实现档案管理水平的提升。比如，改变传统单一的纸质档案的管理模式，将信息技术引入到档案管理过程当中，实现档案收集、整理、归档、保存等步骤的全程电子化，并利用先进的计算机软件，实现对档案的自动编号和分类保存，可以显著提升文书档案管理工作的效率，实现文书档案整理与保管的简单、易行、高效。

2 文书档案管理工作创新的路径分析

2.1 充分认识文书档案管理工作创新的重要意义，为创新工作提供更多支持

机关单位的文书档案，是对多年来社会发展与自身工作的整体总结，是确保工作信息安全的重要文件，单位相关领导和负责人应该正确认识档案管理的重要意义，加大对于档案管理部门的资金投入。要为文书档案管理工作创新配备先进的软硬件设施，打造更加标准化的文书档案管理系统和更加安全的档案保管模式，要为档案整理与保管方法的创新提供必要的支持，比如购买相应的存储介质、新建和扩建文书档案馆舍等，从而为文书档案的整理与保管创造良好的外部环境，减少文书档案遗失、损毁等问题的发生。

2.2 建立鼓励创新的内部工作机制，充分调动档案管理人员的创新积极性

文书档案管理应该坚持以人为本的原则，充分尊重和发挥档案管理人员在档案工作创新中的积极作用。各单位应该加大对人才培养的力度，通过文书档案管理创新知识讲座以及创新精神重要性的宣传，使每一位档案管理人员都能正视自己在工作中的核心价值，从而促使其主动转变观念，适应当前社会发展形势，以先进的思想和技术紧跟时代发展步伐。另外一方面，为了提升文书档案管理人员的创新积极性，我们还应该建立活跃的内部竞争机制，以明确的责任分配为基础，建立相应的管理制度和管理系统，通过权限的设定，真正将工作责任、创新责任落实到人，并加大对于创新成果的考核、鼓励和奖励力度，以此充分激发文书档案管理人员的创新积极性和责任感，促进文书档案管理作用的最大发挥。

2.3 加快先进管理技术的应用，切实促进文书档案管理方法的创新

行政机关的文书档案管理工作相对于一般的企事业单位和社会团体而言更为复杂，为此，行政机关应将先进的互联网技术、大数据分析应用到文书档案的日常管理工作当中，特别重视做好文书档案整理和保管工作，以促进工作效率的有效提升。比如，我们可以将单位内部的办公自动化系统与档案管理系统直接联系，确保行政单位各个部门工作中产生的各类文件能够第一时间传输到档案管理部门的后台系统当中，从而确保机关工作中规章制度、事务管理、党群关系、科研培训等各类内容的都能及时收归档案，避免文件遗漏、泄露的问题出现。同时，要在办公自动化系统内部建立统一的标准和格式，加强资料的标准性和工作操作的规范性，从而减轻后续档案整理与归档的工作压力，实现档案管理的高效化和简易化。此外，立足于办公自动化的优势以及政务信息公开的政策要求，档案管理部门还可以有针对性地应用创新手段对政务网站上刊登的有关信息进行收集，比如，新闻发布信息、通知公告信息以及政策法规信息等，从而以网页链接、截图的方式，实现档案的快速、准确收集，为以后的档案管理提供便利。此外，在信息时代，文书档案面临着被窃取、被改写的危险，一些机关工作保密文件一旦泄露，后果不堪设想，这是新时代政府文书档案管理中出现的新问题和新挑战。为此，我们必须进一步提升档案管理的风险防范能力，一方面明确内部制度，强调法律法规，规范业务操作，以严格的制度确保工作中不出差错，另一方面，要有意识地引进先进的档案加密技术以及各类防电磁辐射泄露技术、防改写技术，通过防火墙的设置以及用户权限的限制，确保文书档案的完整性和真实性。

2.4 注重文書档案管理工作细节之处的创新

在日常的文书档案管理工作当中，我们要更加重视工作细节之处的创新和完善，从文书档案分类、档案装订与排序、档案信息保管等方面探索档案管理的新途径。比如，积极探索文书档案分类的不同方法，根据档案的性质、内在价值以及未来利用方向，可以按照年度分类、组织机构分类、资料产生科室分类、事务处理类型分类等不同的方法，站在单位整体发展角度，对文书档案的所属范围进行明确。又如，在档案的装订与排序工作当中，我们应因地制宜地考察档案的利用需求和保存价值，并根据档案内容的多少，进行统一装订或者拆分装订，并做好档案盖章以及页码编写工作，明确文书档案的所属年份、机构代码、问题代码、保管时限等内容，确保档案整理和保管的有序性。在机关档案的管理工作当中，我们应着重做好索引表的编制以及各式模板的对应形成工作，以此可以保证档案利用时的便捷性，也可以对档案种类、内容、负责人等相关信息进行明确，从而实现档案的安全有效运行，必要时候可以引入计算机辅助程序进行档案文件题名与目录的比较，以此显著提升工作效率，为日后的档案使用提供更大的方便。

参考文献

[1]陈聪.事业单位文书档案管理的创新路径[J].赤子，2019，（2）：153.

[2]高巍.信息化时代文书档案管理创新探讨[J].卷宗，2018，8（35）：14.