机关档案文化建设的认识和思考浅析

卢晓艳

摘 要：随着信息技术的广泛应用，档案文化建设工作取得了前所未有的显著成效。本文就目前机关单位档案文化建设工作的现状进行简要的分析，并针对其存在的问题提出一些思考性的解决对策。

关键词：机关档案；文化建设；思考

十九大报告提出坚定文化自信、推动社会主义文化繁兴盛的重大战略，档案文化建设作为社会主义文化建设的重要内容，在推进文化强国建设中有着彰显文化、教育民众、服务社会、推动发展的重要作用。机关档案文化建设是整个社会文化建设的重要组成部分，它有着社会文化建设的共性，也有着档案行业独特的个性，它凭借自身的权威性、记忆性以及原始性，在整个机关当中发挥着巨大的作用。

1 机关单位档案文化建设的现状

随着信息时代的迅猛发展，对档案文化建设提出了新的要求，在目前机关单位档案文化建设中，仍然存在着一些问题，制约着档案文化建设的发展，具体表现在以下几个方面：

1.1 档案管理意识滞后性强

从目前我国机关单位档案管理工作的现状来看，一般的机关单位档案管理机构基本健全，基本做到了专人负责、责任落实，在实际工作中也按照档案管理法律法规进行管理。但和健全的档案管理机构相对应的是，档案管理意识的滞后性明显，只局限于做好表面的档案管理工作。主要表现为：一是部分单位领导对档案相关的法律法规和业务知识缺乏了解，觉得档案管理工作没有直接产生经济效益就容易忽视，对档案管理工作的重要性没有足够的认识，对档案文化建设的重视不够，缺乏深层次的思考；二是单位各部门员工的档案管理意识不够，不能积极配合档案管理的工作，机关单位全体参与和支持档案文件事业发展的良好氛围尚未形成，例如有的员工对档案资料没有足够的重视，没有及时移交，对整个机关单位的档案管理工作造成了消极的影响。

1.2 档案资料收集不齐全，档案管理制度标准不统一

绝大部分机关单位都能认真按照档案管理相关的法律法规，结合自身实际，制订了文件归档、档案收集、档案服务和利用、档案鉴定和销毁等一系列工作制度，使得档案管理制度基本健全，档案工作有制可依。但是在大型的机关单位，不同部门之间难以形成全面的统一的标准，制度的差异化不利于今后按照统一标准对档案资源进行信息化规范化的管理。同时，在机关单位的实际档案管理工作中，经常性地存在档案收集不齐全的现象，档案部门对各个部门的档案资料接收有一定的被动性，虽然有制度制约，但在实际工作中仍存在档案资料不知所踪、资料收集不齐全的问题。目前，各机关单位对文书档案、会计档案、人事档案、科技项目档案等重视性较高，收集和保存比较完整；但是证书牌匾等实物档案、设备档案、声像档案、中小型活动档案、一些历史资料等收集欠缺。

1.3 档案人员素质参差不齐

现实社会中档案部门工作门槛较低，上手容易，方法易学，程序简单，令人容易有种错觉认为档案职业缺乏技能性，档案人员的整体素质参差不齐。事实上，如何在档案实际工作中在做好整理、归档、鉴定、分类、编目、入库的基础上做更多的开发利用，如何实现档案资源的实体和电子数字相结合，如何在信息技术高度发展的势头下抓住机遇、深入思考、在把握档案文化发展规律的基础上把档案文化建设的工作推向现代化、国际化，档案人员的综合素质是关键性因素。档案文化建设是一项系统工程，涉及档案编研、档案展览、档案文化传播等多个方面，不仅需要具备档案管理的基本知识，还需要其他学科的知识，目前机关单位档案管理部门人员结构单一的现象，制约了档案文化建设的发展。

1.4 档案管理硬件设施较落后

目前各个机关单位的档案管理工作各有特色，基本都配置基础的信息化硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪、服务器等，有些机关单位还根据实际情况研究使用开发系统软件，例如笔者所在单位所使用的广州市电子文件资源管理系统。利用档案管理专业软件开展档案数据化建设，进行电子目录管理，实现无纸化管理，建立目录检索系统，这样的工作对于档案分类、管理以及查阅等都带来的极大的便利性。但是从工作现状来看，不同机关单位档案的软件和硬件都存在不同程度的欠缺，比如在硬件上，库房建设没有严格按照规范，防火防潮设备陈旧、光盘防磁柜并未普及等。在软件上，虽然已经逐步实现电子化，但对网络安全问题并未有足够的重视，对电子档案备份认识不充分，使得档案的安全性受到了很大的挑战。

2 对推进机关档案文化建设的对策浅析

进入社会主义新时期，对档案文化建设提出了更高的要求，在实际的档案管理工作中，如何更好地发挥档案的文化职能作用，发挥档案在机关文化建设中的重要作用，深入思考和探究显得尤为必要。

2.1 更新观念，切实提高对档案文化建设的认识

首先，各级领导要带头转变观念，进一步提高档案意识，加强对档案法律法规的普及及学习倡导，深刻把握档案文件建设的内涵，强化档案文化建设的责任意识，使得档案管理工作在整个机关单位中实现常态化，在全体成员中形成一种良好的档案管理氛围，从而促进机关档案管理工作迈上新的台阶。其次，加快档案管理信息化进程，进一步推进档案管理数字化建设。同时，增强创新意识，利用现代化的档案管理模式进行实体和数字档案资源的整合，为实现机关档案文化信息资源的优化和共享奠定基础，在实际档案工作管理和档案知识普及过程中，彰显档案文化的底蕴，发挥档案文化的价值，从而增强机关档案文化的传播力。

2.2 加强档案管理机制建设，充实档案实体内容

针对机关单位存在的档案管理制度成分单一和差异化，逐步加强档案管理制度建设，建立较为完善的管理优化机制、监督约束机制、竞争机制、惩罚机制、机关单位档案文化共享机制等。首先，严格规范档案的收集和整理，充实各类型档案实体的内容，为机关档案文化建设提供充沛的来源。其次，有序、高效地推进档案文化资源的开发利用，重视编沿材料的编撰和续写。最后，改变传统机关档案封闭的工作模式，以开放的姿态走出去，加大宣传力度，积极构建机关文化产业信息平台，和机关档案服务平台一并推广，以吸引更多单位和社会组织的参与，不断提升档案文化的服务能力，更大范围地发挥档案管理工作的价值。与此同时，完善档案管理的双轨制模式，做好电子档案的输入工作和传统的资料双轨进行，使得档案管理工作更加规范化、科学化，从而推动整个档案事业的发展进步。

2.3 强化机关档案文化队伍建设，重视人才的培养

档案文化是一种记忆文化，决定机关档案文化建设成败的最关键因素是人。提高档案管理人员自身素质，加强档案文化人才队伍建设，选拔思想好、学历高、有多专业背景的复合型人才，不断改善和优化档案人员队伍层次结构，调动发挥档案队伍的文化创造力和工作积极性，是机关档案文化建设的重要基础。其次，信息时代技术发展日新月异，档案管理人员要在具体工作中，积极消除影响档案信息化发展的弊端，运用适合于档案管理信息化的工作结构，使档案管理工作与单位整体发展相互协调一致。最后，档案管理人员应注重档案史料的编沿开发和利用，深入挖掘机关单位发展的档案资源，积极探索机关档案文化建设的新模式，充分发挥档案资源在单位管理工作中的重要作用。

參考文献

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