学校档案信息化管理中的问题和对策探析

陈静

摘 要：最近几年以来，我国在科学技术方面取得了许多成就。互联网信息技术就是科学技术方面的优秀产物。为了迎合我国社会的发展，教育机构要求各个学校必须改变传统的档案管理模式，即利用信息化方式对学生档案进行管理。接下来，笔者将就学校档案信息化管理方面出现的问题进行针对性分析，并且提出相关解决措施。

关键词：教育机构；档案管理；信息化管理；存在问题；应对措施

传统的学校档案管理模式为：利用纸质文件进行学生档案信息的登记，并且将登记在册的学生档案存储在档案库中。而当前信息化的学校档案管理模式为：以学生纸质档案为管理提前，利用互联网信息技术和计算机设备来进行学生档案信息存储备份。通过实际调查发现：我国各个学校在信息化档案管理方面还存在很多问题。

1 对学校档案进行信息化管理建设的重要性进行分析

对学生档案进行信息化管理，有利于学校在整体教育方面进行发展。当前我国在科学技术方面不断获得突破性进展，这使得我国的互联网信息技术也不断进步。将互联网信息技术应用在学校档案建设与管理方面，使学生档案实现信息化、数字化、自动化发展。另外，使用计算机设备对学生档案信息进行上传，对于学生档案信息安全而言，无疑是多了一份保障。信息化的学生档案信息，在进行翻阅浏览时，查找起来也非常方便。并且，广大师生随时随地都可以对这些档案信息进行浏览。除此之外，档案信息化管理模式，使得我国众多学校在学生档案建设和管理方面工作效率直线上升。

2 对学校档案信息化管理建设中的存在问题进行分析

2.1 学校管理人员在档案信息化管理建设方面缺乏重视

学校在进行档案信息化建设时，需要满足以下几个外界条件。第一，计算机设备；第二，互联网信息技术；第三，专业档案管理人员。但是，一部分学校在档案信息化建设方面，缺乏充足的资金投入，导致其档案信息化建设工作无法顺利进行。另一方面，学校内部管理档案信息的工作人员，缺乏档案信息化建设意识，也会导致该学校在档案信息化管理方面出现纰漏。

2.2 学校在档案信息化管理方面缺乏完善制度

学校在档案信息化管理方面存在的问题还包括：档案管理分散、混乱。这种现象主要集中体现在教职工档案管理和学生档案管理方面。由于这两种档案种类不同，因此这些档案的管理部门也不一样，并且这些档案都由不同的管理人员进行看管。利用信息化方式对其进行管理时，就无法通过数据库整合，使其变得规范、可控制。学校档案信息化管理的制度缺乏完善性，就会给一些管理工作人员提供可乘之机，管理人员工作时间段擅离职守的现象屡禁不止。

3 对学校档案信息化管理建设方面采取的应对措施进行分析

3.1 不断提高学校管理人员的思想认识，以推动档案信息化管理建设发展

在学校档案信息化管理建设方面，首先要做的就是：通过管理培训的方式，来提高档案管理人员的信息化管理意识。同时，让档案管理人员清楚地意识到，信息化档案管理的重要性。这样才能使档案管理人员在工作时保持高度注意力，能够有条理地进行档案信息编研、查找和存储工作。通过这样的方式，我国学校档案信息化管理建设发展越来越好。除此之外，学校领导阶层还可以通过引进新型档案信息化管理设备的方式，来提高档案信息化管理水平。例如：引进数量充足的档案信息扫描仪设备，打印和传真设备，计算机设备以及存储器设备。

3.2 不断完善学校档案信息化管理机制，以加强档案信息化管理系统的兼容性

学校为教职工进行业务档案建立，以及为学生进行学籍档案建立，目的就是为了掌握这两大在校人群的信息数据。以供学校根据广大师生的实际情况，制定出符合他们个人发展的教育教学模式与制度。因此，有关学校档案信息化管理建设方面，不仅要建立系统化的档案信息管理体系，而且还要按照该管理体系进行统一规划工作的执行。除此之外，还要求学校管理系统进行各子系统的档案信息兼容工作，使所有人员的档案信息都能被上传到学校网络系统，以供相关人员查询应用。

4 结束语

综上所述，在学校档案管理方面，实施信息化管理模式，是我国社会时代发展的必然选择。尽管我国在学校档案信息建设与管理方面，还存在一系列的问题（管理工作复杂，难以掌控等）；但是，只要主管学校档案信息的工作人员，能够秉着与时俱进的档案管理原则，并且与学校全体师生相互配合，必定能够做好学校档案信息化建设和管理工作。对于学校机构而言，领导阶层必须要在档案信息化管理方面给予足够多的注意力，以发展的眼光看待问题，尽快实现学校档案信息化管理的统筹发展。

参考文献

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