对开放档案的一点想法

赵国强

摘 要：开放档案是指档案馆对其所保存的档案，除了按照国家有关保密的规定和其他有关规定需要保密或者需要控制利用的外，均须根据不同情况，分期分批地向社会开放，各机关、团体、企业事业单位和公民，根据工作、生产、建设、科学研究等方面的需要，只要履行一定手续，即可利用业已开放的档案。凡我国的机关、团体、企业、事业单位和其他组织以及公民，持有合法证明（如介绍信、工作证等），经档案馆同意，办理借阅、登记手续，均可利用开放的档案。利用者可到档案馆阅读、摘抄和复制档案。

关键词：开放档案；要求；措施

开放档案是现代社会公民民主权利的具体体现。开放档案，标志着利用档案不再是一种特权，而是全体公民都能充分享受的权利，同时，也意味着国家承担了向社会公众开放档案的义务，公民取得了查阅档案的权利，档案部门再不是可望不可及的禁区，档案工作者是为公众提供档案利用的服务人员。开放档案，能够使档案馆由封闭型、半封闭型向开放型转变，真正成为社会各方面档案利用者开发利用档案史料的中心。开放档案，会给档案馆的发展带来生机，可以使社会认识到档案的利用价值，从而为档案馆事业的发展创造良好的外部环境条件。各级国家档案馆经过开展开放档案工作，能够发现自己业务工作的缺点与不足，从而按照档案开放的要求改进和提高各项工作的质量。开放档案，也可以改变过去不合理的馆藏结构及收集工作的政策，对档案文件的组卷方法、整理方法也提出了新的要求，改变检索工具单一、检索效能低下的局面，同时也促进了档案利用工作的发展。

1 开放档案的要求

正确处理档案开放与控制的关系，明确开放档案的具体范围。各级国家档案馆必须解放思想，提高认识，树立档案开放和保密观念相统一的思想。一方面应该看到，我国各级国家档案馆保存的30年以前形成的档案，特别是历史档案，绝大多数已不涉及现在党和国家机密。这批丰厚的档案信息资源，只有及时地开放利用，才有利于发展社会主义现代化建设事业。同时也必须明确，开放档案并非档案馆无条件地敞开门户，不受任何限制，只有无损于党和国家、民族、公民权利等各方面利益的档案，才能开放。对档案既实行开放又进行必要的限制，这是世界上任何开放档案的国家普遍实行的做法。

根据《档案法》及《档案实施办法》，中华人民共和国成立以前的档案（包括清代和清代以前的档案，民国时期的档案和革命历史档案），应当自《档案法》实施之日起向社会开放；中华人民共和国成立以来形成的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放；经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放；如果所列档案中涉及到国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的，以及其他到期不宜开放的档案，其向社会开放的时间可以延长到档案形成之日起满五十年，满五十年仍有可能对国家重大利益造成损害的，可以继续延期开放。各档案馆应对馆藏所有已到开放年限的档案，及时进行审查，具体确定本馆开放档案的范围。

2 开放档案的措施

2.1 做好基礎工作，为开放档案创造必要条件

首先，加强开放档案基础业务建设。各级国家档案馆必须根据开放档案的客观需要，加强基础业务建设。对准备开放的或业已列入开放范围的档案，应加强整理和划控工作，使之有目可查，有规可依。对档案的内容应依据国家有关法规文件的规定，进行认真的鉴别核查。其次，做好档案的解密划控工作。根据1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围暂时规定》，1991年1月1日前形成的涉密档案，由国家各级档案馆负责解密；对馆藏将满30年的涉密档案，原档案形成者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满30年之日前6个月，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆；过期未通知的，由档案馆进行处置；各级国家档案馆保存的1991年1月1日后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密；各国家档案馆保存的经济、科学、技术、文化类的涉密档案，有必要提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，有关机关在接到通知的半年内应予以答复，否则，档案馆可根据有关规定办理；原档案形成机关、单位已被撤并的，对其所形成的涉密档案文件的处置工作，由承担其原职能的单位负责；如无相关的承担机关或单位，则由档案馆负责处理。

第三，编制利用开放档案的检索工具。这是实现开放档案的必要条件，也是开放档案工作的一项重要内容。各级国家档案馆必须为开放档案准备较好的检索工具体系，以便多途径、多角度满足档案利用者的检索需要。所以，档案馆必须在充分利用原有的案卷目录的基础上，编制开放档案目录、文件目录、人名索引、地名索引、档案馆指南、全宗指南等。开放档案目录，不仅可以满足利用者的直接查检要求，而且可以使利用者在检索过程中熟悉和了解相关档案信息线索，扩大对档案的开发利用范围。

2.2 建立和健全开放档案的利用管理制度

开放档案是一项严肃而细致的工作，必须有严密的制度作保证。各级国家档案馆应根据档案法及其实施办法、档案馆开放档案办法的有关规定，制定本馆的实施细则及其他规章制度，具体规定开放档案的利用要求、利用方式、利用手续，以及复制、公布等事项。根据国家有关文件规定，大陆公民持有身份证明材料，可直接到国家档案馆利用开放档案；港、澳、台同胞及海外侨胞，如查取本人及其亲属的历史证明，可持本人回乡证或身份证等有效证件，直接到档案馆利用，但利用其他开放档案，须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍，提前向档案行政机关或档案馆提出申请，说明身份、利用目的及范围等情况。档案利用者须服从档案馆安排，遵守利用规定，承担保护档案的义务，如在利用中损坏档案，应予赔偿或接受其他处理。利用者如需复制，必须填写复制申请单，经馆长批准后，由档案馆负责办理。

2.3 通过多种形式加强开放档案的利用服务工作

档案馆应该主动地开展档案情报工作，汇编各种档案史料，公布档案，编写与出版开放档案参考资料等，这既可最大限度地方便利用者，充分发挥档案的社会作用，又有利于档案原件的保护。

2.4 做好开放档案的公布工作

公布档案，就是将档案或档案的特定内容，通过某种形式首次公之于众。属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家的有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

2.5 加强档案宣传，增强社会档案意识

这是实现档案开放目标的重要条件。一般而言。即便档案馆开放档案工作准备得非常充分，但这项工作如不为社会上广大利用者知晓，则说明工作仍没有真正做到点子上。为此，档案部门必须通过各种有效途径，广泛地向社会宣传开放档案的有关情况，及时公布和大力宣传开放档案的目录，积极深入地报道开放档案的具体内容，让尽可能多的公众知道档案馆都藏有什么档案，都开放了什么档案，以激发和引导档案利用者开发利用已开放的档案，提高整个社会的档案意识，使档案利用者充分认识到，利用国家的开放档案是自己的一种民主权利。