电子文件管理问题探析

张俊福

摘 要：由于电子文件的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，对电子文件的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。

关键词：电子文件管理；问题；探析

随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件。电子文件是社会进步的产物，确保电子文件的安全是21世纪档案工作遇到的新课题。不断地研究、探索这方面的工作，不但能够及时发现计算机操作系统的不足，改进电子技术措施，增加电子文件的安全性，使档案资源得到安全、可靠的保护，更能加强档案信息交流，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，促进经济建设的稳步发展。由于电子文件的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，对电子文件的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。

1 电子文件管理中存在的问题

1.1 电子文件管理过程中出现的漏洞

首先，对电子文件原稿保存的忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆蓋，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。其次，信息安全与保密问题。电子文件存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子文件与载体的可分离，使电子文件信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体构成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。再次，电子文件的接收格式问题。由于电子文件的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子文件在转交过程中出现困难。

1.2 电子文件自身的缺陷

首先，电子文件的内容与形式是相对独立的，不但内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子文件进行检验时，很难对电子文件的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。其次，电子文件极易失真。如将纸质档案转化为电子文件的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子文件的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。再次，电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，也容易造成信息的缺损，以致电子文件内容的完整性很难保障。此外，随着电子技术日新月异，计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，不同软件、硬件环境形成的电子文件载体互不兼容，难以互换，对于需要长期归档保存的电子文件来说，长期可读性是一个比档案载体寿命更为重要的问题。

1.3 电子文件存储载体的特质与缺陷

高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素以及滋生有害生物对电子文件保存载体的破坏作用。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁，造成信息难以读取。空气中的有害气体在一定环境下会产生臭氧等，导致电子文件保存载体耐久性削弱。灰尘在给电子文件保存载体带来机械损伤的同时也是微生物寄生与繁殖的良好场所。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失，使记录信号丢失，记录信息被破坏，从而影响档案数据的读出效果，缩短电子文件载体寿命。

2 加强电子文件管理的对策

2.1 加强电子文件全过程管理

电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时，应在收集、整理过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

2.2 采取切实可行的信息保护措施

信息安全技术对于维护电子文件数据的原始性和真实性至关重要。电子文件上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子文件内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。

2.3 加强对电子文件所依赖的计算机软硬件设施管理

软件管理上，要积极开辟电子文件存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的单位应及时配备升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

2.4 重视和加强对档案管理人员的培养

在电子文件日益普及且重要的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。