网络环境下的档案信息研究工作

王璐

摘 要：档案信息是社会信息的原生信息源。伴随着网络技术在全球范围内的广泛应用普及，人类已进入了信息时代，同时档案信息在网络环境下的利用率也越来越高。如今，档案信息管理的网络化已成为发展的必然趋势，同时在网络环境下的档案信息管理模式也发生了重大变化。本文就从网络环境下档案信息的特点入手，探讨了网络环境下档案信息的发展及全新的管理模式。另外，由于网络自身开放性、共享性等特征，也使得档案信息的安全存在着很大隐患，因此，如何做好网络环境下的档案信息安全工作也是当前档案行业的重要课题。

关键词：网络环境；档案信息；管理模式；安全对策

网络环境下的档案信息管理是在网络时代背景下产生的档案理论与实践，以档案信息资源为核心内容。随着科学技术的不断发展，人们对档案信息的需求量日益加大，对档案信息的关注程度以及传播速度的要求也越来越高。为适应社会和时代的发展需求，我们要实现档案信息的网络化，以提高档案信息服务，这对进一步推动档案信息网络化建设和管理都具有重要的意义。

1 网络环境下档案信息的特点

第一，随着录音和摄影技术的出现，用声音、图像和文字一起记录历史的人越来越多。近几年，档案馆保存的音像档案数量迅速增长。在网络环境下，档案信息也不再是单纯的文字信息，而是由文字、图像和声音等多媒体组成的综合信息。第二，随着互联网技术的飞速发展，网络环境下，一个地方档案馆不再只是构建自己的各种级别的档案信息资源体系，还可以通过网络与其他信息系统交流，可实现不同领域及行业的信息资源共享。第三，随着计算机信息网络的发展以及档案科学管理的进步，网络环境下的档案信息数据库也开始出现面向对象的数据库，而不再仅仅是单机环境下的只用来存储及处理数据，却要由另外的程序来完成的关系型数据库。同时，档案信息数据库也逐步产生分布式数据库。第四，在网络环境下，档案信息通过网络系统可以直接转变为电子档案全文信息，由传统的要到库房去索取案卷来查看档案文献原文方式，以目录级二次信息为主转变为全文级一次信息为主的。可以说，这是档案信息管理的一大进步，是传统档案走向现代档案的一个重要标志。

2 网络环境下档案信息的管理模式

2.1 数据库模式

这是一种利用数据库技术对档案信息进行统一管理、实现用户远程异地检索的模式。由于网络环境下绝大多数的档案信息是以数据库的形式存在的，因此，可以认为数据库管理模式是档案信息管理的主要形式。当今时代是计算机与通讯一体化、语音传输与数据传输一体化、有线网络与无线网络一体化的时代，所以新的数据库系统应当具有开放性、共享性、集成性等特点。档案馆将馆藏档案资源组成各种通用或专用型数据库，并将多种检索工具集成统一到用户界面，实现网上信息检索。总之，利用數据库技术组织信息资源，可最大限度的提高档案信息资源开发的完整性、有序性以及可读性。

2.2 主页模式

这是一种将有关的某一机构、部门、人物以及事件等多种信息组织在一起，进行全面的介绍和综述的管理模式。同时这也是一种类似于按档案全宗的形式来管理档案信息。在网络环境下，一般是将一个机构、部门和人物信息主页设置成网络中的一个结点，用户用鼠标点击这个结点，就可进入相应的主页。此外，主页信息的详略程度，取决于建立主页的各机构、部门或人物的实际需要。

2.3 超媒体及联机编目模式

超媒体模式是一种将网上相关的多媒体信息有机地编制在一起的信息管理模式。超媒体模式是以节点为基本单位，节点间以链路联系，将网上信息组织为某种网状结构，使用户可以从任意的节点开始，根据网络中信息间的联系，从不同角度浏览和查询任何媒体所载的各种信息。其次，联机编目模式是入网的档案机构根据统一的规则和格式进行编目，各单位生成的书目数据通过网络进行实时地传递和交换，形成一个逻辑上的书目库，实行书目数据的规范化和大规模生产化。

2.4 自由文本模式

这是一种不需对档案特征进行格式化描述，也不需用规范化的语言对档案信息进行复杂的前处理的管理模式。这种模式主要适用于档案全文数据库的管理，同时也符合人们的语言习惯，它主要是依据档案文献全文的自然状况直接、灵活的设置检索点，用自然语言深入揭示档案文献内部的知识单元，完整地反映一次文献的全貌。在网络环境下，传统的固定文本管理模式是无法用数据库语言进行描述的，而自由文本模式却可以对非结构的文本信息进行有效地控制和管理。可以说，自由文本模式在档案信息管理中占有重要位置，更是网络环境下人们检索档案信息的重要方式。

2.5 电子商务模式

这是一种利用电子方式对网上用户提供档案信息的有偿服务的管理模式。事实上，有偿服务是档案行业一直在讨论的话题，也是电子商务引入档案信息网络的前提。虽然档案馆提供的大多数网上信息是免费的，用户可以自由的浏览和下载，但与此同时也有不少资源需要付费才能够获得。总的来说，适当引进电子商务有助于馆藏文献的深层次开发，促进档案信息管理工作的数字化和电子化，从而为用户提供多方位的信息服务。

3 网络环境下档案信息的安全问题及对策

第一，根据档案信息的安全级别和保密程序的不同，必须分门别类地制定不同的管理规范，确定不同的存储方式。同时，除了要保证档案信息资源的网上传播所需要的硬件设备的无故障运行外，还必须建立网络化的病毒防范体系，实现病毒库的同步升级。第二，对于绝密和保密的数据应当采取物理隔离，不允许上网操作；对于档案数据的安全问题，必须实行加密、隔离等具体措施。第三，对于系统安全问题，不仅要定期检查系统的各项设置，还要使用正版软件，增强安全意识，及时升级及打补丁，做到无漏洞运行。第四，采取灾难恢复与数据备份。异地备份也是确保档案信息安全必不可少的重要措施，比如，发生火灾、地震等突发事件时，这就是避免可能造成的档案数据损毁的重要防范措施。另外，档案信息安全建设中，往往是由于工作人员疏于管理造成巨大损失，其发生率也远远超过外部的攻击。因此，还必须加强行政管理，提高各级领导和工作人员的安全意识是档案数据安全的关键。档案部门要建立定期的信息安全学习交流和人员培训制度，提升档案管理人员的安全意识和技术水平。