新形势下高校建设档案信息化的路径对策

李华

摘 要：高校档案信息化是一个复杂漫长的过程，我们要从本单位实际情况出发，在实际的档案管理工作中不断发现问题，总结经验，转变传统的档案管理思想，提高档案工作人员的自身素质，优化档案队伍整体结构，逐步实现高校档案馆的信息化管理。

关键词：高校档案信息化；问题；对策

基金项目：本文系黑龙江省档案局科技项目（项目编号：KDK2018-11）。

高校档案是高等院校在教学、科研、学生管理、后勤管理等各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等的历史记录，对高校推动教育改革、提高教学质量、维护学校权益等方面起着不可替代的作用。随着高等教育和信息技术的迅猛发展，目前高校档案管理逐步实现无纸化、信息化。但在高校档案信息化建设中仍存在不少问题，需要及时采取相应措施加以解决。

1 当前高校档案信息化管理中存在的主要问题

1.1 对档案管理信息化建设的重要性认识不够

目前，档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现，领导和师生的档案意识逐渐得到增强，信息化建设有了一定的基础。但仍有一些高校领导对档案信息化建设的重要性缺乏足够的认识，没有建立档案信息化的领导决策机构，也没有将档案信息化建设提上日程。用于档案馆信息化建設的经费有限，网络化程度不高，设备更新不及时，档案馆信息化服务标准在低水平徘徊。

1.2 高校档案信息化基础设施配置不合理

信息化建设所需的设备是高校档案信息化管理的基础，其中包括硬件设施和软件设施。硬件设施主要有计算机、打印机、扫描仪、存储器等设备，这些是接收和处理电子文件的工具，是所需设备的基础。软件设施包括档案信息处理系统，档案信息数据库，以及相关软件和程序等。目前，高校档案信息化设备配置参差不齐，一是有的高校档案部门软硬件配置齐全，有的只有几台电脑，认为这样就算是信息化了；二是很多高校档案馆的档案管理系统无法融入到学校的整体自动化系统中，计算机只是辅助人工管理档案，而不是处理档案数据，其结果非但没代替手工管理工作，还额外增加了大量手工劳动的投入。三是有的高校档案部门盲目购置软硬件设备，不管是否需要，统统购买，造成了财力的浪费。

1.3 高校档案信息化缺乏完善的管理制度和标准

虽然部分高校按照档案法、《电子文件归档及管理规范》以及《电子文件归档管理暂行办法》等要求，加强了对电子档案的管理，但还不全面，关于电子档案真实性界定、电子文件归档及安全管理等制度还不尽完善。另外不少高校还缺乏统一的规范和标准，各部门各自为政，没有应用统一的软件，无法达到信息资源的共享。这些因素都严重阻碍档案管理信息化、标准化进程。

1.4 宣传力度不够，信息化管理手段运用少

目前，高校大部分职能部门没有认识到电子文件归档的意义，不清楚归档范围，很多科研、教学、管理等方面的重要电子文件游离于档案的管理之外，有的甚至已经丢失、损坏，而有的档案管理人员依然热衷于传统的手工管理方式。这些都难以适应信息化的要求。因此高校档案馆应主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作，加强与各单位的协调，确保电子文件及时归档。

1.5 电子档案数据信息的丢失和泄密等

在档案信息化过程中，有涉及到国家秘密、工作秘密、个人隐私等保密信息，容易出现数据被窃取、服务器被黑客攻击等诸多问题。而且由于电子文件的易复制、易更改性，在实际工作中还是得依靠传统纸质文件作为凭证使用。此外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题日益严重。所以数据信息的长期可存取问题和保密问题有待解决。

1.6 档案管理人员的素质不高、技术不到位

信息化的实现和管理都离不开人，人是最关键的因素。目前高校档案队伍整体素质仍普遍较低，档案专业技术人员偏少，特别是既懂计算机网络技术，又精通档案业务的复合型人才匮乏。虽然高校现有的档案人员经过一定方式调整，大都具有本科以上文化程度，高中级职称人员也占有一定的比例，但随着高校档案管理范围的扩展和信息化管理要求的提高，人员素质不能满足工作需要的矛盾仍然存在。管理人员普遍存在知识结构不合理、创新意识不强等问题。档案人员的素质制约了档案信息化管理，影响着高校档案的信息开发和利用。

2 加快高校档案信息化管理的对策

2.1 强化对档案信息化管理重要性的认识

高校档案管理者应转变思想观念，认识到档案信息化建设的重要性。档案馆、图书馆、办公室、各系部领导要带头学习档案信息化管理的相关文件和要求，组织专职、兼职档案员进行学习和专题研究，不断提高档案管理人员对档案信息化管理工作重要性的认识。同时，在管理方面，要充分发挥档案管理人员的主观能动性，勇于创新。

2.2 加大对档案信息化建设的投入

实现高校档案信息化管理离不开设备的支持，因此，相关部门要加强对档案信息化建设的财政支持，购买和配置相关硬件和软件设施。高校可以根据自己的经济能力，从实际出发，充分利用现有设备，合理购置。尤其是要及时购买和更新档案管理软件，扩大对数字信息的整理组织及使用。

2.3 健全和完善高校档案信息化的管理制度和标准

高校的职能部门繁多，每个部门都是电子文件的形成者，将如此类型繁杂、数量众多的电子文件收集归档、整理利用，必须靠规范的制度约束。各高校档案部门应该根据信息化档案的特点和自己学校的实际情况，结合已经出台的相关标准和法律法规，积极健全和完善本校档案信息化建设的管理制度，确保从档案的鉴别整理、分类归档、保管迁移到开发利用都有完善的规章制度，使各部门有章可循。此外，还应提出统一的规范和标准，不同类型的电子文件需采用规定的通用格式，实现信息资源的共享。严格的规章制度和标准，是实现高校电子档案信息化管理的重要保证。

2.4 加强宣传工作，强化信息利用技术

高校档案馆的工作不是独立的，档案信息化的实现需要各方面的配合。档案管理人员在日常工作中应加强与各单位的协调，经常到有关部门宣传档案信息化的知识，使各部门在学校教学工作和管理活动中形成的各种资料，及时以数字化的手段收集、整理、传送以及储存。档案管理部门的管理者通过网络共享收集到的档案资料，应及时加以整理，从而形成档案信息化服务的良性循环。

2.5 加强档案信息的安全管理

高校档案管理人员要提高安全防范意识，确保档案的完好无损。首先，要规范个人行为，以免给档案信息安全带来隐患；其次，对网上公布的信息要严格审查鉴定，避免不当的信息上网；再次，保护上网信息的安全，如采用防火墙、安全代理、权限控制等技术防止信息失密、数据丢失等。同时，要定期对电子档案进行备份，制定相关网络安全规章制度等，确保高校档案信息化建设顺利开展。

2.6 加强档案队伍建设

档案工作者是档案管理的主体，高校档案管理人员的业务素质和能力决定着档案信息化管理的水平。高校档案信息化管理需要的是一批事业心强，既精通传统档案管理业务，又具备一定计算机知识水平的复合型人才队伍。因此，一方面要招贤纳士，积极引进人才；另一方面，要对现有档案工作者进行定期的针对性的培训，如加强计算机、信息网络等知识和技术的培训。另外，各高校可根据实际情况，制定相关政策和鼓励措施，充分调动档案管理人员的工作和学习的积极性，使他们的知识结构及业务能力尽快适应高校档案信息化管理的需要。

参考文献

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