纸质档案数字化前整理工作现状探索

苏晓蓉

摘 要：随着社会科学技术的发展，电子政务和互联网政务已经成为政府发布信息的主要渠道。档案馆通过对馆内大数据分析处理和增值完成各项工作。在此背景下，纸质档案如果想要发挥自身的作用就必须要进行数字化、信息化处理。本文从纸质档案数字化前整理工作的实际情况出发，探索整理工作中遇到的各种问题并提出合理的解决方法，希望能够推进我国纸质档案的数字化整理进程。

关键词：纸质档案；数字化；整理工作；探索

1 纸质档案数字化处理前经常遇到的问题

1.1 纸质档案中存在页码重编、漏编以及页码不连续等现象

翻看和整理档案馆内现存的纸质档案，很多档案中都存在的许多页码编辑错误的问题。有的档案页码进行了重编，一张有多个页码；有的甚至整个档案都没有进行编码；有的档案中页码不连续，档案混乱无序。在进行数字化整理时，页码问题会造成扫描错误，使得工作效率降低，增加劳动成本。

1.2 纸质档案卷内文件目录漏编、错编的问题

纸质档案经常存在的另一个问题句式卷内文件目录的编辑错误问题，通常有以下两个方面：一是目录缺失的情况。打开档案对照文件目录，只有第一个文件中的内容是与档案目录相符合，剩下的其他文件的内容与档案目录毫无关联。也就是说其余与文件目录相对应的文件没有进行正确的归档整理。二是档案目录数据中著录项目与现存的档案不能够进行吻合。如档案标题对于文件材料内容的表述不足、责任者、文号、成文时间等不准确。纸质档案卷的这两种文件目录错误会档案降低检索的差速率和查准率，增加工作人员的劳动成本。

1.3 纸质档案自身质量问题

纸质档案在进行数字化整理时遇到的最多的问题还是纸质档案自身的问题。一是档案中霉变、字迹扩散、破损、虫蛀等现象。很多档案由于建立的时间比较长，之前的保管条件不善以及书写不规范，导致档案受到了损坏，无法进行扫描。二是档案内容不完整。将档案内容进行整理时，通过对目录、页码、内容进行比对，部分档案的内容不完整，存在缺失的现象。三是纸质档案内容混乱。由于工作人员的疏忽，经常会把档案的排序弄错，导致档案中的内容次序颠倒。四是纸质档案中的金属器件造成的损坏。之前的档案装订都是采用的订书钉、大头针、曲别针等金属器件。这类金属随着时间会发生氧化现象造成档案的损坏。五是在纸质档案中有的内容涉及到了一些敏感的信息，如国家利益、个人隐私、敏感事件等。

2 纸质档案数字化处理前问题的解决方法

2.1 页码编辑错误的处理

面对纸质档案中的页码编辑错误的问题，整理人员要及时处理。针对早期装订错误导致的页码混乱，则需要按照页码顺序重新进行整理和排序。如果遇到了档案页码的编辑错误，如错编、漏编等，就需要依据《纸质档案数字化技术规范》对出现问题的纸质档案卷的全部内容进行重新的页码编辑。

2.2 文件目录编辑错误的处理

2.2.1 文件目录漏编的解决方法

如果在整理时发现文件目录存在漏编的问题，整理人员首先根据档案的内容把目录进行分件整理，然后按照《档案著录规则》把该文件的目录重新编写，最后把重新编辑好的文件目录增加到机读目录中。

2.2.2 档案卷内目录编辑错误的问题的解决方法

1）文件题目的录入错误。有时文件的题目会出现一些错别字，如“农业”录入成“农页”，或者是出现一些不规范的简化字，如“副书记”录入成“付书记”。另外一种情况时文件的题目名称与文件的内容不相符。例如，某些档案的题目是“通知”、“会议记录”、“党组会议”等，过于简单并且不包含具体信息，影响检索效率；有的人事任免文件、干部调动等，并没有把全部涉及到的人事干部都标注上，指标注了部分人的信息；还有的部分档案中文件的题目不能够准确地表达和总结概括全文的意思，如有的档案包括了请示和批复，但是在文件的题目中只包含了请示。面对上述这幾种情况，整理人员需要根据档案中文件的实际情况把所有的著录重新检查一遍，发现错误后把卷内目录和机读目录都进行修改。

2）同一责任者名称错误问题。根据档案录入的要求，对于责任者应当录入全称或者简称，并要保持同一。在实际录入中经常会出现简称和全称掺杂使用的现象。还有的档案中，录入人员把单位名称作为每份文件的责任者，这是不符合规章制度的。录入人员必须提高自身的责任感，严格按照档案著录规则录入责任者名称。

3）文号录入错误。一个是在录入时没有录入完整的文号，有的是只录入文号的年度和发文顺序号，有的对于联合发文的一文多号情况录入不全。另一个是文号的录入错误，有的是出现文字错误，有的则是时间错误。录入人员要严格按照《档案著录规则》进行处理，增加漏录的文号，修改错误的文号。

2.3 纸质档案自身质量问题的解决方法

1）纸质档案中出现破损、虫蛀、字迹扩散、霉变等问题的解决方法。整理人员首先要对档案进行检查，把问题进行归类处理。对于档案破损轻微的，可以进行简单的修复；对于折皱不平的档案，进行压平处偶理后再对其进行扫描。档案破损严重并且无法进行扫描的，整理人员需要在机读目录中注明“本档案破损严重，未数字化”。

2）纸质档案缺失的解决方法。在对进行纸质档案进行检查时发现了档案的缺失时，要仔细确认缺失情况。如果是装订错误导致的顺序颠倒只需要按照正确顺序从新装订即可。一旦确认档案缺失，整理人员必须要把实际情况在机读目录中给予注明。

3）纸质档案中内容排序混乱问题的解决方法。纸质档案在进行数字化管理前，整理人员需要将档案的目录与档案的内容进行比对，发现排序混乱的情况后，先将档案进行重新整理排序，然后编制新的页码。

4）纸质档案中有金属氧化物问题的解决方法。纸质档案中的订书钉、曲别针、大头针等金属氧化物发生氧化后会对档案造成破坏，在解决这些破损时为了降低对档案的破损，需要在不破坏档案的情况下尽量拆除。如果拆除金属装订物会对档案造成破坏，那么则禁止拆除，交由专业人员进行拆除，然后再进行数字化管理。

5）对纸质档案中内容涉及敏感信息问题的解决方法。如果整理人员在对档案数字化时发现档案内容涉及到了敏感信息，那么切勿扫描全文，要把未扫描全文的原因记录到机读目录的附注项中。

3 结语

本文探索了纸质档案在数字化整理时遇到的各种问题，如目录错误、页码错误、内容错误，提出了每种问题的解决方法。目前，全国各地都在开展纸质档案的数字化整理工作，希望本文能够给予整理人员帮助，提高劳动效率。

参考文献

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