如何应对信息化条件下档案工作的变革

金剑琳

1 档案工作信息化的背景及现状

由于当前档案保存还是以纸质版为主的现状，这就对保存环境提出了较为苛刻严格的要求，除了依照相关要求配备的办公场所和设备外，还有满足保存环境的特殊要求，以及防火、防盗等安全设施的配套要求。由于纸质档案在保存、查阅等方面存在缺陷，因此在确认纸质档案准确性的情况下，应该及时将纸质档案进行扫描录入，形成电子文档。档案工作应该形成自己单独的网络软件系统，对其中的备份、权限、检索、共享、保密等功能进行有效的控制，形成档案工作的 “大数据”时代，这样既能有效地减少耗材资金，同时还减少平时工作中档案调阅、证明等工作的烦琐，保证档案工作的严肃性和保密性，也增强了对上级、下级档案工作的监督作用。

2 档案工作信息化的重要意义

2.1 档案信息化建设有利于档案工作的科学发展

在档案的信息化的过程中，需要利用发展的观念对档案工作进行引领，让档案的工作由冷门转向热门，档案管理的模式由传统的纸质管理转向信息化的管理，管理逐渐的“活”、“新”、与社会上的各种有效的因素进行紧密的结合，促进档案工作更加的科学合理。在档案信息化的过程中，要自始至终都确立以人为本的管理理念，建立档案工作的信息系统，有效的服务于广大人民群众，为档案工作的科学发展提供技术上的而保障，同时，档案信息化的发展，需要促进相关的管理机制的创新，在当前的管理机制中，仍然存在一些问题，影响档案信息化的发展，一些信息在共享上比较困难，一些信息与其他工作融合不够深入。档案管理的现代化比较滞后。在实施档案的信息化管理之后，要根据档案信息化管理的新特点，促进管理体制的不断创新，逐渐的建立起来科学、合理、协调、有序的档案管理的新体制。

2.2 档案的信息化为档案工作的科学性提供保证

随着档案工作的公开化与透明化，档案工作的价值逐渐受到重视，随着档案信息化的建设，在档案管理中需要实施纸质档案与电子档案双套制的管理模式，在档案工作者还存在许多问题，为档案工作的科学化发展带来一些问题与挑，在信息化的建设中，需要重点的解决这些问题，提升档案管理工作的科学性、有效性、合理性，在推进档案的信息化的发展中，需要注意以下几个方面的问题：首先，要建立档案管理工作的领导机制，进行科学合理的组织，不断完善档案工作的机制，对于档案工作的发展具有十分重要的保障，要确立领导工作的体系领导人对档案信息化建设进行有效的领导，引导相关的部门进行细致的、具体的工作，解决工作中存在的矛盾。了解档案工作进展的实际情况，解决实际的困难促进档案，提升档案工作的实效性。其次，提升相关工作人员的综合素质，在信息化的建设中，管理人员的素质是灵魂，是管理工作是否可以科学发展的重要保障。

2.3 档案信息化建设提供的服务，是档案科学发展的目的

在档案的信息化推进的过程中，必须注重各个方面基础设施的建设，也别是一些硬件设施的建设，需要花费大量的财力、物力与人力进行修缮，改善档案共走服务的条件。在大多数的情况下，档案管理工作主要是受到资金的限制，要借助档案信息化的优势，从各个方面借助资金，保证档案管理工作具有开放性、时代性、标志性，在档案管理的经费上增加投入，建设基础设施，提升档案管理工作的科学性，促进档案管理工作的有效性逐渐的提高。通过信息化的建设，扩展档案工作的服务领域，传统的档案服务仅仅局限于外借、展览、编研、检索等等，随着档案信息化建设，在信息化的档案管理下，档案服务逐渐的出現了档案代查、代管服务、档案科研成果推广等等，档案的服务形式更加的高级。因此，通过信息化的服务，有利于提高服务的效果。

3 档案工作信息化建设的道路思考

实现档案工作现代化，只有将政府管理下的档案部门组织起来，在原有的机构、人才、设施的基础上，形成以各级各类档案馆为点，以各级档案馆室为面，以各级档案管理事业管理机构为中枢组成信息网络体系，把档案工作纳入信息产业发展的规划中去，才能真正使档案工作走出目前封闭和困境，实现面向社会、面向市场，积极主动地为社会提供各种信息服务的目标。

3.1 整合信息，提高数字化程度

大数据背景下，信息的增长速度令人始料不及，如何在繁纷复杂的信息之中获得准确的信息内容，成为一项具有极高技术含量的工作。各档案馆（室）应当加快各种形式存在的信息的转化速度，尤其是图片、表格、模型等各种信息，尽快利用多媒体设备进行数字化转变，让这些信息以网络存储的形式存在，这样当用户有所需求的时候，可以直接通过网络渠道获得相关信息。这种变革一方面可以极大地保护各种珍贵资料免受磨损，便于长期保存，另一方面也极大地提高了用户的信息获取效率，将时间和空间的限制缩减到最小，为用户提供优质服务。设立网络虚拟的存储空间，对于档案馆（室）而言，也是一项重要工作。通过创立网络虚拟存储空间来存储大量的数据信息，并在极短时间内检索完毕则简单易行。

3.2 改进硬件，推动服务设施升级

档案馆（室）的信息化建设必须有良好的技术设施作为物质保障，因此，购买多种网络和多媒体服务设备，同时维修改善档案馆（室）工作环境是一项同样不容忽视的工作。升级各项媒体查询终端的性能，改善档案馆（室）的硬件设施是一项硬性要求。大数据时代的用户，对于档案馆（室）的服务需求不仅仅局限于简单的信息检索与输出，同时还提出了更高的要求，希望档案馆（室）能够具有物理技术之外的人文服务。借鉴国外先进国家的档案馆（室）运营模式不难发现，档案馆（室）已经成为类似于图书馆、博物馆等文化休闲的重要机构和场所，尤其是许多具有行业和地域特色的档案馆则更是应当积极进行相应的尝试，为普通档案馆寻找“服务客户，获取收入”的双赢发展模式。

当然，我们必须看到由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的、利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化提供独具优势的服务。

4 档案工作信息化建设展望

创新是促进社会各项事业兴旺发达的重要力量源泉，也是信息时代下做好档案管理工作的根本动力。档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作创新的客观需要，只有做好档案管理工作的信息化建设，才能满足新时期档案管理工作的需要，才能真正实现信息时代下创新档案管理工作的目的。

档案工作的科学化发展涉及到档案工作的方方面面，其中最重要的因素就是档案工作的信息化建设。档案工作的科学发展道路还很漫长，需要我们坚持科学发展的观念，注重以人为本，加强档案工作的信息化建设，注重全局，抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，开拓创新，通过信息化建设，促进档案工作的有效发展，提升档案管理工作的科学化。在当前的档案管理工作中，信息化是大势所趋，档案管理的主管部门极其相关的工作人员要从工作的实际出发，加强基础设施建设，转变工作人员理念，促进档案管理工作科学有效的进展，促进档案管理工作更好地服务于社会，提高档案的服务性，促进档案管理工作信息化的有效进行。