房地产企业档案管理研究

刘梦迪

摘 要：随着社会主义市场经济的发展，房地产企业档案管理由原来的倍受忽视到如今已经引起了人们足够的重视；但在此期间，房地产企业的档案管理还是存在诸多不妥之处。本文简单介绍了房地产企业档案的定义；重点分析了房地产企业档案管理现状及存在的问题以及管理对策；本文的创新之处在于较为体系的阐述了房地产企业的档案管理；为房地产企业开发利用档案提供了依据。

关键词：房地产企业；企业档案；档案管理

近年来，随着我国企业改革的不断深化，现代企业在信息技术的支持下，他们的管理理念、管理方法、管理模型、业务流程都发生了深刻变化，企业的发展越来越需要档案管理技术的配合与支撑。而现下房地产企业的蓬勃发展，势必会产生数量庞大的档案，如果不能有效地对这些档案加以开发利用，就会对企业的发展造成阻碍，导致企业效益下降。因此，科学化、现代化、规范化、制度化管理房地产企业档案就变得尤为重要。那么，什么是房地产企业档案？

我们知道企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件[1]；房地产企业本质上也是企业的一种，但是又有着不同于企业的特征；广义的来讲，房地产企业档案就可以简单概括为房地产企业在开发、销售和管理活动中形成的有保存价值的各种载体形式历史记录；这个范围比较客观、抽象的概括了房地产企业档案。狭义的来讲，房地产企业档案就是指房地产企业从前期事务、项目设计、项目施工、项目竣工一直到项目销售和项目交接过程中直接形成的有保存价值的历史记录[2]；这个范围从房地产企业具体活动出发对档案进行总结，比较具体，也好理解。

1 房地产企业档案的特点

房地产企业档案具有企业档案一般的特点，但是又不同于企业档案。房地产企业生产活动的特殊性和局限性决定了房地产企业档案具有以下特点：

1）专业性较强。房地产企业在各种生产活动中形成的文件多为图纸、合同文本、法律文书、专业证书，这些文件中所涉及到的内容专业术语比较多，而且法律文件、规章制度也是比较专业的资料[3]，这就决定了房地产企业档案专业性较强的特点。

2）内容来源广。由于房地产企业活动比较频繁和集中，性质也特殊，主要都是房地产的开发，因此房地产档案的数量庞大，比如房屋的建造、开发、管理、使用、维修等等都有文件材料的形成，来源特别广，而且形成的种类复杂。

3）涉及范围多。由于房地产企业所从事的各项活动涉及到的领域特别多，所以产生的文档资料也是各种各样。房地产企业是一个庞大的系统，它不仅直接涉及房屋开发管理使用的人和单位，还有与之相关的价格体系、法制建设、金融体系、房产监察等部门。拿建设工程档案来说，仅仅在项目前期阶段的立项审批、招投标、勘察、初步设计等就涉及到发改委、土地、规划、房屋等多个政府管理部门和金融投资企业。因此，房地产企业档案涉及的范围很多。

2 房地产企业档案管理现状及存在的问题

1）集中统一管理弱、重视度不够。房地产企业档案管理工作十分重要，在企业内部，单凭档案管理员一个人的能力，这项工作是无法完成的，最主要的是公司领导的重视。大多数人都没有意识到档案的重要性，公司的档案也大都是各部门单独整理、保管；而且人事档案、财务档案这类机密档案更是单独存放，这就导致了档案在不集中统一管理这方面较薄弱。

2）归档文件不完整。任何单位的归档文件对于企业活动来说都具有重要的凭证作用。由于房地产企业档案种类多、数量庞大，因此归档工作也比较复杂，不认真的话就会出现有些文件光有正本找不到副本，有些文件的批复和请示不完整。还有一些不正式的文件，如公司领导开会时的讲话、活动策划，归档时容易忽略；一些关于公司重要活动的照片和录音这类特殊资料也没有及时整理保存；房地产企业数量最多的是基建档案，因此在这一块很容易出现不是缺少施工资料，就是缺少了房屋开发利用合同等等，导致归档的文件不完整。

3）相关制度不齐全。因为房地产企业是改革开放以后的一个新兴行业，所以有关这方面的专门管理制度还不够齐全。一些制度在建设方面存在对档案管理理解不到位的现象，并且对档案的归档范围界定的不够明确，致使不能及时对档案进行归档保管，不能有效的开发利用档案。这些问题对房地产企业档案管理工作的开展造成了很大的阻碍，严重影响了公司对档案资源的有效利用，对公司的发展产生了影响，使企业经营管理与档案管理严重脱节。

3 房地产企业档案的管理对策

在新的市场经济条件下，竞争越来越激烈，因此，做好企业的档案管理工作是企业生存和发展必不可少的；同时企业档案管理工作的难度也增加了，要求也更高了。在这种情况下，结合目前房地产企业档案管理中存在的实际问题，对如何做好房地产企业档案管理工作提出以下几点建议：

1）实现档案集中统一管理。档案的集中统一管理不仅能方便档案整理与保管，更可以有效的对档案进行开发利用，更大的发挥档案的价值。要想做好房地产企业档案的集中统一管理，首先最重要的是加强企业领导对档案的重视，认识到档案是公司发展的不可缺少的保证，把档案管理作为公司日常工作中常态的日程，在公司内部成立档案专职部门，对各部门档案及时收集整理，最终达到集中统一管理，这是企业经营管理重要的环节，必须加强。

2）加强档案管理工作建设。房地产企业要想做好档案管理工作，就必须做好档案管理工作建設，例如成立档案管理专职部门，并配备档案专职人员；建立企业档案室，并做好档案室内基本保管设施；完善房地产企业档案管理办法。只有这样，才能做到档案管理有章可循、有据可依，才能实现档案的规范管理、标准管理、法制管理。

3）完善相关法律制度规范。房地产企业档案的管理不是只凭借以往经验或者领导的指示，它是有一定的规章制度约束的，在档案管理实际工作中，不仅要依据各项法律法规，还要结合房地产企业档案的特殊性做出及时更改，并及时与档案主管部门交流有关房地产企业档案管理工作的问题，积极学习与档案管理有关的法律法规、政策办法，为提高档案管理效率创造条件。

4）深化企业档案开发利用。房地产企业档案不仅有文书档案，也有科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，企业发展的形势要求档案人员不断创新服务方式、转变服务手段。房地产企业对档案的利用也不仅仅局限于对档案原件的阅读，还要求提供不同载体档案的修复、保护等服务。传统的摘抄已经不能满足档案利用者的需要，广大档案工作者不仅要在思想上高度重视，在行动上也要主动探索，对如何更好、更彻底的利用档案提出自己的见解，更要在实践上不断创新，打破常规管理和服务机制，使档案能够更好地得到利用。

4 结束语

房地产企业的档案管理，归根结底是制度的建立与贯彻落实。不管房地产企业产生的档案数量有多庞大，内容有多复杂，只要建立健全的档案管理制度，依照这个章程，结合档案本身的特点，灵活对档案进行管理，就能快速、有效的做好房地产企业的档案管理。档案管理的最终目的都是为企业服务，为企业的发展提供依据，只有做到档案管理的准确性、高效性，才能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是毫无意义的、无用的工作。

参考文献

[1]覃兆刿.企业档案的价值和管理规范.第1版.上海：世界图书出版公司，2010（340）.

[2]耿尧.房地产企业档案管理探讨[J].图书与档案，2012（14）.

[3]焦凡力.房地产企业管理类档案分类研究[D].天津：天津师范大学，2010.