档案管理信息化工作建设

宁雪松

摘要：信息化档案管理，是档案管理的发展趋势。传统的档案管理工作内容，融入信息化元素、信息化工具以及信息化的管理办法，能够解决档案管理中存在的一些问题，例如（耗费人力管理资源、纸质文件难以妥善保存）等等。同时能够发挥信息化技术的优势，让档案管理工作变得更加高效率、更加科学，拓展档案管理发挥的功能范围。本文就档案管理信息化工作建设的原因，发展中可能遇到的困难进行了分析，就信息化档案管理发展中的数据安全的重要性进行了阐述。

关键词：档案管理;信息化技术;网络;人员素质;创新模式

一、进行档案管理信息化工作建设的原因：

1.1信息化技术的融合能够解决传统档案管理中存在的一些问题：

首先，传统档案管理中，主要针对纸质文件进行管理，在实际的管理操作中，纸质文件文件需要大量的物理空间进行保存，耗费了大量的空间资源。而使用信息化技术，可以实现档案文件的电子数据保存，信息化技术拥有海量的存储空间，节省了实际生活中的空间资源。其次，纸质文件不易保存，容易出现氧化、损坏、丢失等问题。而且一旦丢失，就可能造成珍贵的档案信息丢失。使用信息化进行数字化保存，由于电子数据存储空间巨大，可以进行大量的备份操作，保证数据的完整性。这样即便纸质文件丢失，也可以实现数据的恢复。最后，大量的档案文件保存与检索，需要大量的工作人员配合，耗费大量的人力管理资源，而信息化技术方便了数据检索等环节的操作，降低了人力管理资源的消耗。

1.2档案管理信息化能够提升档案管理的工作效率：

档案管理工作效率的提升，一方面体现在档案信息数据的检索方面。以往的数据检索，需要找到档案文件，再进行具体数据的查询。而使用信息化技术之后，可以利用软件系统，通过关键字、档案编号等具体信息，能够在几秒钟内找到相关的档案信息。电子档案信息数据，可以通过安装软件管理系统的方式，方便快捷的进行管理。档案管理工作整体效率得到大幅度的提升。

1.3档案的信息化管理符合社会发展需求：

我国已经进入信息化社会，行业发展日新月异，社会发展速度迅猛，使用信息化技术，才能融入到社会发展中来，跟上社会发展的脚步。我国也提出了数字化信息档案管理的相关理念，推荐使用扫描，OCR等信息化数字管理技术。使用信息化进行档案工作管理符合社会发展的需求。

1.4信息化档案管理能够拓展档案管理的功能：

信息化档案管理可以使用网络功能，不仅仅实现档案数据的静态储存，也能够实现档案信息的网络通信与共享。同时信息化档案管理实现了实时操作，让档案信息的检索实时完成。同时能够实现多个部门的配合协作。例如，不同政府工作部门，保存的是自身工作职能的档案信息，但在为群众服务的时候，有时候需要多部门联动。而群众自己去不同的工作部门调取相关档案信息证明，需要花费大量的时间。通过信息化技术，可以实现多部门联动，信息共享，完成档案信息的动态应用。类似的功能还有很多。

二、档案信息化工作建设工作中可能遇到的问题：

2.1 技术接受遇到问题：

档案的信息化工作建设中，需要应用到信息化应用知识，一些老员工，不愿意学习新知识或者信息化技术学习能力低，消極怠工，这会延迟信息化工作建设的实施进度。

2.2档案管理人员的整体素质制约：

信息化档案管理需要档案管理工作人员的配合，档案管理工作人员的工作责任心、档案管理工作水平与能力、档案管理相关知识储备，都直接或者间接的影响着档案管理信息化工作发展的进程。

2.3打造信息化档案管理需要资金投入：

实现信息化档案管理，需要打造硬件网络环境以及配置软件管理系统，这就需要投入大量的资金，资金投入数量以及实际的审批速度，也制约着信息化档案管理的工作发展进程。

2.4缺乏信息化档案管理的规范管理方法：

新的档案管理模式，需要新的规范管理方案，而这些除了需要规划设计以及分析研究，还需要在实际的工作中进行摸索，总结经验，逐步完善信息化档案管理的管理办法和方案。

三、信息化档案管理中要关注安全问题

随着档案管理信息化的实现，信息化之后档案资料的安全问题就变得尤为突出，在企业局域网环境下，传输、存储和提供利用电子档案信息，可能造成档案信息的泄露、失真等不安全情况，影响档案信息资料的真实性与有效性。因此，要采取一定的措施确保档案信息安全。第一，建立相关制度。首先应制定确保档案在数字化过程中信息安全的制度，档案数字化所用的计算机和网络要与其他网络物理隔离，严禁数字化加工人员带有存储功能的设备进入加工区等制度;其次应制定档案信息与网络连接和使用过程中安装防病毒软件、外接优盘、移动硬盘等相关规章制度，以确保档案信息安全。第二，设置访问权限。根据不同岗位和级别，分别设置一般访问者、特殊访问者和管理者权限，只有当访问者的身份通过档案访问权限验证后，才可进入档案查询系统利用相对应的已开放的电子档案，这样可以有效预防不相关人员随意查阅电子档案，提高了电子档案信息的安全性。第三，采取异地备份。首先是可以避免因当地自然灾害、社会灾害等造成的威胁档案信息安全的风险;其次是可以避免因操作不当、病毒侵害等造成的电子档案信息的丢失和损坏风险，从而最终确保电子档案信息的完整性、准确性和可用性。

参考文献：

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