浅谈博物馆藏品管理系统的分析与设计

陈咏芯

摘 要：随着计算机技术和互联网络的广泛应用，社会信息化进程不断加快，已经渗透到社会生活的各个方面，博物馆对藏品的管理也开始向数字化管理的方向转变。藏品的数字化管理，是提升现代博物馆藏品管理工作水平的迫切需要。文章以东莞市可园博物馆藏品管理系统的开发为背景，对日常藏品管理工作进行了认真的需求分析，并以此为依据完成了系统的模块和功能设计。

关键词：博物馆;数字化;藏品管理系统;藏品信息管理;检索功能

在全国第一次可移动文物普查工作完成后，作者对藏品信息管理系统有了更深刻的认识。此次普查梳理了现有的各种工作标准，规范了文物信息采集的要求。通过将此次普查工作中形成的规范化文物数字资源和标准化的基础管理模块，与可园博物馆藏品管理的实际情况相结合，笔者对系统做出相应的模块设计、功能设计，建立与新时期博物馆发展相适应的藏品管理体系。该系统由八个主要模块构成：征集管理、藏品登记、库房管理、事故管理、凭证管理、藏品统计、用户管理、系统管理。可以对藏品信息进行登记、修改、删除、浏览等，可以实现藏品出入库信息的管理、征集流程的管理、藏品事故登記及处理反馈的功能、库房盘点、藏品各种凭单的生成及打印、用户生成及权限的控制。

1 博物馆藏品管理概况

1.1 博物馆藏品管理现状

博物馆藏品是国家珍贵的文化遗产，是人类科学、文化不断发展的历史见证，具有非常重要的研究价值，是博物馆立足的根本。但纸质类藏品、档案、照片受限于其实物的生命周期，受环境变化影响较大，想要最大限度保持实体的原状有一定的挑战。

1.2 藏品管理工作程序繁琐

藏品管理工作程序繁多，包括接收、鉴选、登记、编目、入库、保管、提用、统计、注销等，由于缺乏藏品基础数据库，藏品的日常管理只能沿用传统的管理模式，依靠不同的Excel表格来记录，工作效率低。若藏品信息变动，需要将藏品对应的纸质和电子资料逐一更改，手写材料难免有笔误疏漏，多份电子资料同时修改也容易出现因操作不当导致资料误修改或漏修改等问题，且资料的更改记录也难以查询，造成误差的数据重复核对，不利于藏品的保存。

1.3 检索困难

基于数据库的缺乏，藏品的文字资料与图片资料只能分开管理，使用者想了解某个藏品资料，只能依靠人工从大量藏品记录中逐条查找并制作表格，检索不易。对于馆内藏品数量在千余件或万件以上的博物馆来说，对藏品进行分析和资料整理的工作难度很大，不利于工作效率的提高，且制约着博物馆文物保护与利用工作。

1.4 博物馆藏品管理水平提升的必要性

提升藏品管理水平，有利于将藏品管理人员从传统、繁琐的博物馆藏品管理工作中解放出来。其中，科学管理藏品库房是延长藏品寿命的关键环节，不但能提高工作效率和更好地保障藏品安全，增加藏品的利用率，还能实现资源共享，促进社会公共文化事业的发展。

2 根据实际情况总结开发系统的要求

想要对系统做出准确定位，前期充分的准备工作尤为重要。坚持问题导向，从博物馆日常工作的实际情况出发，在对人员的工作内容进行充分了解后，将开发的具体要求作详细的总结，主要包括以下几项内容：

①藏品登记：采集和录入藏品信息，编制分类账、总账，填写藏品档案、卡片，包括填写藏品的编号、名称、作者、年代、尺寸、重量、质地、完残情况、来源、入藏时间等。

②藏品浏览：根据不同展览或活动要求，提供给各部门的藏品信息需要进行筛选、提取并制作成表格。

③库房管理：人员和藏品的出入库管理、库房盘点、库房信息管理、事故管理等，每一环都有对应的表格登记和审批。

④藏品征集：草拟征集内容，筛选初选对象，组织实施具体文物征集工作，并安排专家鉴定，每一环节都要制作出对应的表格登记审批。

⑤藏品统计：各类文物藏品统计，编制年度新增藏品统计报表。

3 系统设计

3.1 系统设计原则

系统设计应符合博物馆的特殊性质，达到藏品管理的目标，满足藏品管理的需求，其原则可归纳为实用性、先进性、安全性。

实用性：根据博物馆的实际需求设计系统，系统要适应藏品库房内的操作特点，包含有行业习惯的操作界面和操作功能，操作界面简洁、易懂，便于使用。

先进性：为了方便今后系统的升级和维护，系统的各个模块应该能够修改、添加、删除，预留扩充的接口，并且不会影响系统的稳定运行。

安全性：系统记录了博物馆所有的藏品信息，必须保障藏品信息不被篡改、窃取，保证系统不被非法访问。

3.2 用户角色定位

在系统设计中，根据用户的使用类型确认用户角色，对用户的权限进行具体划分至关重要，是保证系统安全运行的关键。每个用户的角色不同，默认的访问和操作权限也不同。

系统管理员：拥有所有权限，可查看所有页面，能对系统数据进行备份。

一般用户：只能查看部分页面，对部分页面信息进行修改。

角色权限的划分可使用系统默认的角色权限配置，也可进行角色权限的修改，针对某个用户的权限修改也可实现。可配置的权限包括可以访问的范围、可以访问的模块（界面）和每个模块上不同的操作权限，如增删、修改、查阅。

确保用户具有对应的操作权限，防止用户对系统进行超越权限的操作，保证使用过程的安全性、保密性。

3.3 系统模块设计

根据对各部门办事流程的分析，系统主要模块如下：

藏品录入和展示模块：藏品的基本信息和图片的录入、藏品信息管理，所有发生的藏品信息的变动数据都会同步反映在该界面中，数据保持一致性。展示界面能展示所有已录入的藏品信息，包括藏品文字和图片信息，方便使用者更好地查阅藏品信息。