关于档案数字化优化模式的探讨
2019-04-08何淑娴
何淑娴
(甘肃省文化艺术档案馆,甘肃 兰州 730000)
一、引言
目前,随着我国正处于信息高速化时代,档案建设工作也采取了数字化模式,怎样利用计算机技术有效地进行管理档案,最大程度地开发档案资源,优化档案数字化模式,是目前档案工作发展的重要问题。
二、明确档案数字化工作的内涵及意义
档案数字化是数字档案建设的基本工作,是结合了高科技技术的新型档案信息存储形态,数字化的存储形式,网络化的共享形式,通过计算机管理的方式,形成一个系统性的数字化档案库,实现信息资源实时共享利用。
数字化档案管理是相较于传统档案管理的新创新,能够更好地实现对档案资料的收集、整理、保存、查阅等工作,还可以通过专门的通道实现全网浏览和查借阅功能。有了管理员授权,不仅单位内部领导可以随时随地的查阅所需资料,而且外来查档单位也可通过专业平台,获取所需电子档案,档案数字化系统全面运行后,可提高档案管理员的工作效率,更好的提升工作水平及质量,从而实现了档案从管理到信息研究及利用的转变。
三、档案数字化工作的必要性
档案数字化是目前档案工作者所面对的重要发展契机,档案信息正逐渐融入人们社会活动的每个环节,只有对每个环节进行深入分析,才能更好解决档案的数字化,因此档案数字化建设工作需要尽快实施。
1.档案数字化是时代发展的要求。数字化在各个领域都产生巨大影响,并为我们的生活带来许多便利,从而改变了我们的生活。近年来,西方国家提出了办公自动化,使得无纸化办公已成为必然。
2.档案数字化是当今社会发展的实际需要。档案记录的大量图片、文字、数据,是真实、可靠,具有说服力的原生的资料,同时也是国家信息资源的一部分,其价值无法估量。目前,互联网可实时获取信息,档案工作者在查阅资料时也需要快速、及时,人们在查阅档案资料时也要求档案信息的时效性和便捷性。
3.档案数字化优点:(1)方便获取存放。传统档案一般都为纸质档案,经过多年存放,可能出现字迹模糊,造成记录缺失或失真;对于存放时间过久的档案,还可能出现文件损坏的情况,从而使得档案存储工作进展困难,而新型数字化档案可降低存储成本、减少所需内存的存储档案信息,在时间和空间上满足人们的需求。(2)方便查阅.纸质档案在查阅过程中会消耗大量时间精力,而在查阅数字化档案时,只需关键词,就可以调取相关档案,且传统档案查阅时,需要档案管理人员的许可才能进行查阅,查阅过程中还需要阅览大量纸质文字,而数字化档案则是通过专业通道共享档案资料,使查阅者能够在最短时间内获取所需资料,最大程度上的满足利用者的需求。(3)重复使用。电子数字化的档案有很强的重复使用性,使用过程中,无论档案被显示或打印多少次,都不造成档案信息损坏和丢失,随着存放年限的延长,也不会存在资料老化、破损的情况,多次重复的引用资料更不会减少数字档案信息的使用次数。
四、档案数字化标准
“数字遗产”是当前人类文明的一笔宝贵财富,但是有的单位不考虑对档案的有效管理和价值,一味的生成数字化档案信息,可能会增大档案管理工作的负担。因此,对于需要数字化存储的档案的选择标准是人们目前关注的重点。
1.根据档案利用率存储。利用率时档案数字化过程中最直接的衡量尺度,在进行档案数字化存储之路时,发挥计算机的管理优势,优先选则使用频繁的档案,制作数字化副本,对于利用率较低的档案,无需进行数字化。
2.根据档案价值存储。档案价值是数字化过程中最重要的标准,要选则具有珍贵价值的档案数字化,尤其对于某些有特殊价值的、年代久远的珍贵档案,要优先数字化存储,使纸质档案原件有多个数字副本,满足对孤本的珍藏需求。
五、结语
数字化是档案管理工作的关键,档案数字化让人们更快速更便捷的获取所需信息,足不出户就可完成工作,既满足了信息时代的要求,也从很大程度上优化了档案管理工作,但是数字化档案的建设和利用是一项庞大又复杂的工程,需要投入大量的资金和人力支持,由此可见,数字化档案建设任重而道远。