如何做好档案管理工作

田恩铭

摘 要：档案是全面地、系统地反映本单位的工作面貌，完整地记录本单位工作历史的真实记载，因此，加强档案管理工作尤为重要。本论文针对档案管理人员的自身素质方面的相关问题展开研究。

关键词：档案管理人员;自身素质;分析

在中国的各个行业领域中，档案管理工作所发挥的作用是不容忽视的。要确保档案资料的安全使用，就要提高档案管理工作质量，档案管理人员的职业素质就要相应地提高，不仅要严格按照有关规定展开工作，还要不断地完善自身知识结构，使自身的工作跟得上时代的节奏，满足时代发展的需求。

一、档案管理人员要具备较高的管理意识

1.档案管理人员要具备服务管理意识

档案管理人员所承担的工作责任不止于将所发生的档案资料进行收集、整理和储存，而是要认识到档案管理的主要目的是更好地为档案资料需求者提供服务。所以，档案管理人员要能够对档案信息需求有所充分了解，基于此而通过向资料使用者提供相应的服务而使档案资料发挥应有的价值。

2.档案管理人员要具备安全管理意识

与其他的信息资料相比，档案资料存在着特殊性，特别是一些档案资料涉及到个人的隐私、国家和企业的机密，为了避免檔案资料的信息被存有恶意的人所利用，就需要档案管理人员在向资料使用者提供必要的服务的同时，还要具有较高的安全意识[1]。

3.档案管理人员要具备统筹管理能力

由于现代的档案管理工作对档案 管理人员的素质具有较高的要求，如果依然采用传统的管理模式，就会导致管理质量下降。这就需要档案管理人员要具备档案操作技能的探索精神，能够统筹规划档案资料管理的各个环节，包括档案资料的立卷、整理，对档案资料进行鉴定和分析，并按照规范对档案资料进行保存等等。只有在档案管理中注重每一个细节，才能够提高档案的品质，更好地为档案资料使用者提供服务。

4.档案管理人员要具备学习能力

档案管理人员要具备学习能力。档案管理属于是系统化工作，要求对每一个档案管理环节进行协调，才能够提高档案管理质量。随着科技成果逐渐地渗入到档案管理工作中，就需要档案管理人员不断地完善自身的档案知识结构，以提高档案管理职业能力。这就需要档案管理人员要做到与时俱进，不断地吸收各种新的知识以革新自己的技术能力。

二、档案管理人员要加强收集工作，夯实业务基础

档案收集是档案管理工作的起点和基础，档案收集的是否全面、系统、科学，对档案的其他环节起着决定性影响。首先要建立健全档案工作制度，使收集工作规范化、制度化。制定有约束力的档案管理规章制度，明确归档材料的范围和归档期限，加大档案收集工作宣传力度，提升档案收集意识，档案管理人员也将坐等收集转变为主动收集，同时，争取单位领导和各部门的对档案工作的理解和支持，根据档案管理需要主动上交应归档的文件资料，提升档案收集的效率。其次要做好账外文件材料的收集。在档案管理的过程中，一些档案人员在理解归档范围时存在误区，以为只有红头的正式文件才真正重要，致使归档文件质量不高，大量的账外文件散失，间接影响了归档工作。账外文件是指未经发文登记和打印的文件，包括调研报告、基础数字统计报表和分析材料、会议记录、规章制度、大事记、图片、重大活动中形成的文件材料等。相比红头文件，账外文件更充分反映业务活动的真实面貌、业务运行的轨迹，更具有独特性和不可多得性。

三、档案管理人员要强化信息技术操作能力

信息时代，档案管理实现了信息化，一些纸质的档案资料经过技术处理后转化为电子档案。这就意味着，如果依然采用传统的纸质档案管理模式是不合时宜的，就需要档案管理人员强化信息技术操作能力，熟练地使用计算机对电子档案信息进行收集、分类、存储，做到与纸质档案同步管理。档案管理人员要掌握必要的档案管理信息技术，根据自己的工作需要补充学习相关的计算机知识、网络知识，并能够将所学习的信息技术与档案管理工作建立关联性，不断地实现档案管理创新。同时，在互联网时代，要警惕档案电子信息的被攻击和篡改，这要求档案管理人员一定保持高度警惕重视安全防范工作。为了加强电子档案的安全性，电子档案管理系统还应设置防火墙等防护系统，做好系统的维护，并将档案数据信息定期备份，确保电子档案信息的安全。随着档案管理人员信息技术知识面的扩宽，并与档案管理有效融合，会使其专业技术能力和自身的综合素质得到提高，这对档案管理事业适应时代的要求而健康稳定地发展起到了重要的促进作用。

四、结语

综上所述，新的时期，档案管理工作逐渐向服务化方向发展，对档案管理人员的各方面素质也提出了更高的要求。档案资料具有政治性，且一些资料涉及到机密和隐私，档案管理人员为资料使用者提供优质的服务，且保证档案资料的安全，就要严格按照相关的规定开展工作，特别要顺应信息时代的要求而不断提高自身的信息管理能力，以确保档案管理工作高质量、高效率完成。

参考文献：

[1] 刘凌涛 . 信息时代事业单位档案管理的建设策略 [J]. 陕西档案，2017（1）：7-7.

[2]孙冬云.新时期档案管理信息化的对策研究[J].信息技术，2011，25（12）：144-146.

[3]刘影.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].民营科技，2014，（3）.

[4]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J]. 办公室业务. 2015（07）.

[5]沙峰.关于档案管理信息化存在的问题与建议[J].新农村（黑龙江），2016，（6）：52-52.