谈财务档案管理信息化建设

戴婧超

摘要：随着我国会计电算化的快速发展，很多单位财务电子档案和数字化资料规模逐渐扩大，数量逐渐增加，做好财务档案管理信息化建设是十分必要的。目前，部分单位财务档案管理还停留在传统管理模式上，管理效率较低，会计电算化水平有待进一步提高，因此，财务档案管理要运用先进网络技术与信息技术实现标准化和高效化管理，为单位的经营和发展提供科学依据。

关键词：会计电算化;财务档案;信息化建设

一、会计电算化背景下财务档案的特征

会计电算化背景下的财务档案不仅保留了传统的财务档案，还包括存储在计算机硬盘里的数据和信息，财务档案存储范围扩大了。传统的财务档案比较直观，一些是纸质文件和资料，但是存储在计算中和介质中的财务档案资料必须要在特定的硬件和软件系统中才能够进行提取和更改。传统财务档案主要是纸质材料，以纸张为载体，实现多种凭证、报表的综合管理，但会计电算化的档案资料主要存储在磁性硬盘或光盘中，这是主要的介质。由于电子档案和文件的存储特点，这类档案在复制、提取、篡改、破坏上一般不会留下显著痕迹，电子文件和资料容易被盗取，且计算机等硬件设备容易被黑客攻击和侵入，电子档案受质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

二、财务档案管理信息化建设的主要内容

1.财务档案管理信息化的范围

财务档案管理要从细节处入手，做好日常财务业务凭证的及时归档，对项目文件和采購设备等资料做好记录，将数据和信息整合后纳入数据库。财务管理中的电子资料包括多种内容，如背景、内容、元数据等，要做好电子文件资料的分类处理。电子文件资料的归档要做好物理归档和逻辑归档，物理归档指的是财务档案数据的下载和存储，逻辑归档指的是网络传输和统计，在会计电算化基础上，要做好电子资料的备份。

2.财务档案信息化的具体要求

单位财务档案尤其是电子文档要符合一定的要求，首先就是真实、完整、准确，财务管理档案不同于一般档案，都是一些财务数据和账目凭证等，数据必须是真实的，反应单位经营效益和成果的，因此，档案具有真实性和完整性。电子档案使用存储介质会实现长期保存，要保证介质是新的，要避免出现病毒。财务档案要保证其完整性，一些账目要配合图表进行阐释和说明，还有视频音像文件要附上文字。电子文件和资料在传输和共享中要保证其安全性，避免被盗用和篡改，要及时检查和备份。

3.财务档案信息化建设的保管要求

首先，财务档案中的电子文件资料的管理可以纸质档案管理方法为参照，做好档案分类整理，根据同一类信息和资料的特征，将不同的电子文件资料存储于不同的介质，并注明序号、密级、保管期限等。电子档案存储的介质要保证是一次性写入媒介，防止档案信息被更改，重要的档案资料要制成一式三份，一份存档，一份异地存档，一份备份。

三、提升财务档案管理信息化水平的建议

1. 加强财务与档案部门的协作关系

为避免会计电算化财务档案管理工作中衔接不畅，财务管理部门与档案管理部门要建立密切的联系，加强沟通和交流。财务管理人员与档案管理人员要充分发挥主观能动性，共同探索财务档案信息化建设应如何推进。信息化管理模式更加强对全过程的监督和控制，从文件计划初始、文件生成、脱离现行期到文件归档，要保证办公自动化硬件及软件的使用，财务部门与档案管理部门不能割裂，要团结合作，进而促进财务电子档案管理信息化水平的提升。

2.优化财务档案管理的软硬件环境

想要做好电算化财务档案管理工作，就要从软硬件上下功夫，保障财务档案信息化建设工作的顺利推进。首先，要建立网络安全防范措施，包括建立安全日志制度、电子签章制度、电算化财务岗位责任制。对电子文件进行签入签出管理，做好分布管理，保证电子文件和资料不会丢失，不会被不法分子恶意篡改，且档案使用记录会自动生成。其次，要做好财务管理软件的升级，保障财务数据和信息存储的连续性。财务档案中多种文件要统一格式，便于便利和提取。再次，要做好信息化系统的安全管理，设置防火墙，提高计算机系统对病毒和黑客攻击的抵御能力。要做好档案信息和资料的备份，确保在突然断电和出现意外情况时财务信息不丢失。设置用户口令，应用在开机、网络用户名和应用系统名，实行多级权限控制机制，用户查询档案要留存记录，具有可追溯性。

3.加强财务电子档案的系统化管理

第一，制定电算化财务档案管理制度。单位要根据会计电算化财务档案归档的范围，确定财务档案归档的内容，包括各种财务凭证、账簿、报表、计划、预算和经济合同、设计说明书、源程序文件、用户操作手册、财务科目及代码表、报表取数公式、自动转账公式、检验公式等。第二，加强电算化财务档案的保管。要根据我国有关档案管理的实际要求，做好电算化财务档案的归档保管。会计电算化方式生成的凭证、账目、报表要按照纸质档案方式进行保存，除此之外，还要保存在设备和介质中。对于存储的设备要做好防尘、防潮、防腐蚀等处理。每年要对磁性介质档案进行一次备份，如果纸质档案出现磨损和腐蚀要及时进行修补，要严格管理光盘和 U盘，防止数据被篡改。第三，做好电算化财务档案的借用管理。电算化财务档案管理意义重大，财务档案资料可以反映出单位的经营成果和经济效益，包括企业的盈利情况和支出情况，记录资金和资产的使用。电算化财务档案管理中档案借用和查阅管理是十分重要的，在电子文件和传递共享阶段，要做好安全管理，档案借阅要做好记录，借阅要经过专门管理者审批后方可查阅，外单位需要检索财务档案时要经过本单位负责人、财务部门负责人的同意后才可进行。

四、结语

电算化财务档案管理不同于传统财务档案管理，要重视财务档案管理的信息化系统建设，加强软硬件管理，提升财务档案管理人员的素质和专业能力，做好相关设备的维护，保证网络平台的安全可靠，做好档案资料的备份，保证电算化财务档案管理的实效性。

参考文献：

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