湖滨新城住宅建设档案的收集与管理

贺红华

摘 要：在项目开发建设过程中，时常会出档案管理的困难，使得项目管理难度增加。如果在项目建设中不能有效地进行收集与管理，都会对建设档案的系统性、整体性、利用性等造成影响，不利于项目新建开发、改扩建设管理，更会影响项目的使用维护、系统改造、设备维修。基于此，本文结合实际的住宅建设案例，对住宅建设档案的收集与管理进行分析，以期能更好的控制建设档案质量，提高项目建设管理水平。

关键词：基建档案;收集与管理;项目建设

前言：基建档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史纪录。近年来，随着人民群众对住宅小区、绿化环境、功能服务等新的需求，我们公司作为一家有着国资背景的房产公司，承担起了相应的建设责任，打造出一批质量过关的建设项目。

笔者以位于上海青浦区朱家角镇湖滨新城为例。2004年初开工建设的地块项目，土地面积约有1212亩，为完成我们集团公司的战略目标，开发项目被分成十个住宅小区，属于滚动开发、分期交付使用的管理模式。项目主要包括新建商品住宅小区、动拆迁回搬小区、商业中心、主题公园、社区服务中心、景观河道、泵闸、以及电扩容等建设项目。在湖滨新城住宅开发建设中必然会产生各种形式的档案材料，做好湖滨新城的档案收集与管理工作，对湖滨新城住宅的建设、管理与发展至关重要。

1、湖滨新城住宅档案的内容、特点与作用

湖滨新城住宅基建档案由前期文件、设计文件、招投标文件、施工技术文件、监理文件、验收文件构成。前期文件有：土地证、动拆迁合同及有关政策、会议纪要、设计任务书、可行性研究报告、立项建议书及实施方案、环境预测调查报告、选址文件、规划文件、申照文件、建设大纲等;设计文件有：方案设计文本、初步设计批复、设计概算书、代保管证明书、工程概算、工程水文、地质、勘察报告及地质图等;招投标文件有：中标通知书、招标项目登记表、招标（或议标）文件、招标文件答疑纪要、标函、合同或协议;施工技术文件有：施工合同及预算汇总表、开工报告、单位工程综合质量评定表、设计图纸会议交底纪要、技术核定单、地基验槽记录、项目例会及专题报告、施工图、进度计划、工作联系单、变更申请单、专项报审表、周报（月）报等;监理文件有：监理合同、监理大纲、监理细则、监理报告、施工组织计划报审表、监理通知单、实施细则及总结报告、工程质量评估报告等;验收文件有：完工报告、初验报告、销售证明、质监备案证明、入户许可证、大产证、、奖状、声像等。

由此使湖滨新城住宅基建档案具备了周期性、专业性、成套性、复杂性等特点。周期性：建设工程项目要經过立项、招标设计、施工、竣工验收、审计等阶段，一般要经过几年才能完成。工程项目交付使用后，其使用时间长达几十年或上百年，工程管理中还会不断产生新的档案。因此，湖滨新城住宅基建档案的形成和管理工作将伴随着建筑物、构筑物的存在而持续进行。专业性：基建活动伴随着一定的专业分工，不同的专业具有不同的技术内容和方法，所以，基建工程中产生的档案具有明显的专业性特点。成套性：基建工程项目经过立项、招标、设计、施工、竣工验收、审计等阶段，是一个完整的系统工程，各阶段所形成的档案是一个有机联系的整体，因此档案具有很强的成套性。复杂性：基建档案的复杂性是由基建工程的内容所决定的，基建工程包括地质、建筑、安装、给排水、暖通、环保、电信、消防、节能、水工、绿化等专业，形成的档案在内容上呈现复杂性。

湖滨新城住宅基建档案，真实地记录和反映了基建项目建设和管理的全过程，是项目竣工后使用维护、系统改造、设备维修的重要依据和条件，是工程质量责任追溯不可替代的重要凭证，也是界定产权关系的法律依据。同时也可为住宅区域整体规划和各种建筑物里里外外的明细，为维修提供可靠的依据。在工程建设过程中，一些隐蔽工程和地下管线的内容是被外墙面或地面所掩盖的，一旦发生问题，这些隐蔽工程既看不见又摸不着，这时最直接、最便捷的方法就是根据保存的基建档案去进行分析判断、解决问题。可见，基建档案的作用是无可替代的。除了日常管理、维修外， 对新城住宅小区日后的改建、扩建或新建，基建档案也提供了最真实、最直接的依据。

湖滨新城住宅根据为了在城市边缘创造“世外桃源”，为旅游、度假及养老客群需求，进行湖滨新城的建设工程。湖滨新城住宅总建筑面积807991平方米，主要建筑物有多层、别墅、商业中心、社区服务中心等 657个单体，另有室外总体工程、水泵阐等工程，包括立项、设计、施工、竣工等阶段，共形成档案 8921卷，是今后湖滨新城住宅运行使用、改建扩建、维修加固以及维护小区自身合法权益的重要依据和凭证。

2、湖滨新城住宅档案的收集

基建档案所具有的周期性、专业性、成套性、复杂性等特点，给湖滨新城住宅基建档案的收集工作带来很大困难，要切实做好档案收集工作，具体应做到如下几个要点：

2.1及时性：基建档案的收集与基建工作的开展应同时进行。在工作中应明确材料收集的时间节点。在立项、可行性研究、决策、审批等工程项目准备阶段就应着手进行文件材料的积累工作。档案人员要积极主动收集，做到档案收集与工程项目启动、进展同步，特别是勘察、设计、招投标等活动中产生的文件材料要及时收集，以免遗漏。

2.2完整性：基建项目档案验收的总体要求是“完整、准确、系统、安全”。“完整”，指文件材料反映的内容齐全，能反映基建活动的全过程和结果;“准确”，指文件材料，尤其是竣工图的内容应与基建工作的实际和现埸相一致;“系统”，指文件材料的分类、排列、组合，具有整体性和逻辑性，并保持相互间的有机联系;‘“安全”，指档案制成材料要利于延长档案使用寿命，档案实体和档案信息都得到安全保护。为达到以上要求，要先确定文件材料的归档范围，以此来逐一进行材料的收集。在材料整理中，应特别注意基建项目是以项目为单位进行建设的，因此项目建设过程中的各种文件材料之间应保持密切联系。

2.3合理性：基建项目文件材料形成单位不同，因此其文件材料的收集、归档范围也不尽相同。例如，项目主管单位应收集项目立项、审批和竣工验收工作中产生的文件材料;施工单位应着重收集施工技术文件材料和施工管理等方面的相关材料;建设单位收集范围应考虑以建筑物、构筑物的技术文件材料以及涉及以后日常使用、维护，改建和扩建需要的文件材料為主。其中应特别注意的是，建设单位在收集档案材料时，由于收集范围广、种类多，应注意收集的完整性、系统性，注重文件材料的原始性，以收集原件为主，不遗漏必须收集的文件。

3、湖滨新城住宅档案的管理

湖滨新城住宅建设是对一家大型房产公司综合水平和管理能力提高的标志，而湖滨新城住宅基建档案是这一建设发展过程中的真实记录，为公司的发展和管理提供了真实的依据。基建档案保管是否系统、查找是否方便等，都直接影响公司日常工作中对档案的利用。为了做好湖滨新城住宅基建档案的管理工作，要切实做好以下几项工作：

3.1提高认识，加强工作责任心：

湖滨新城住宅项目建设周期长，采用滚动开发模式。作为档案管理人员，要从自我规范做起，不断提高对基建档案归档意识的认识，尽职尽责地做好收集工作。鉴于湖滨新城住宅基建档案来源于较多，对于档案归档的范围和要求的了解不详尽，可以通过各种途径加大宣传力度，使档案收集工作获得公司各方面的支持。

3.2提前介入，确保文件及时收集：

湖滨新城住宅基建工程是个庞大的系统工程，有建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等参与，产生的档案数量繁多，内容涉及工程前期、立项、设计、勘察、土建、消防、绿化、销售、审计、验收等多个方面，特别该项目分区开发，跨度大，年限长，因此档案的组成内容更加复杂，管理的难度特别大。在这样的情况下，要做好基建档案的管理工作，应在新住宅小区建设准备之初，即管理班子成立并着手湖滨新城住宅建设工作时，档案部门就要参与其中，专职档案人员及时参与到湖滨新城住宅建设筹备启动阶段的具体工作之中，指导建立工程筹备启动阶段档案。工程建设中，档案人员要深入建设现场，全程指导监督，及时解决档案收集、管理中的问题，使档案收集、管理始终处于主动、可控的状态。

3.3整章建制，确保管理制度切合实际

根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《水利工程建设项目档案验收管理办法》、《上海市建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》要对基建档案进行收集和管理。同时，要针对湖滨新城住宅建设和基建档案的实际及特点，制定更适合湖滨新城住宅基建档案管理的规章制度，如《湖滨新城住宅基建项目文件材料归档范围》、《湖滨新城住宅基建档案管理细则》等，明确档案管理工作与湖滨新城住宅建设相结合、档案管理工作与工程建设同步的要求，明确各职能部门档案人员与专业人员在档案形成、管理中承担的责任，明确归范范围和归档要求。要与施工单位、设计院、监理单位签订合同时注明对档案管理工作的要求，督促其积极配合完成档案收集、整理工作，力求保证基建档案“完整、准确、系统、安全”。

3.4推行智能管理，方便利用档案信息

湖滨新城住宅在设备和技术上必定是现代化的。在基建档案管理中应开展纸质文件数字化工作，及时将基建档案电子版一并归档，如湖滨新城住宅网络等加入，能更有利于基建档案的利用。即使在湖滨新城住宅投入使用后，基建档案中竣工图的利用率也很高，利用电子版既方便了查阅人员，也搞了档案管理的工作效率，对档案原件也减少了损耗。并能实现不同小区信息共享。

3.5加强培训，贯穿始终指导工作

湖滨新城住宅基建工程浩大，涉及方方面面，项目各承担单位和档案人员对基建档案工作认识水平和重视程度不一，尤其是施工单位的档案人员流动性比较大，因此，提高档案人员基建意识和管理能力是做好基建档案工作的先决条件，而且业务培训与指导要全程。可以在项目启动前就组织对有关档案人员进行业务培训，请专家或资深档案专业人员讲授基建档案收集、管理的规范和要求。在项目建设中，要开展业务研讨，加强操作技能的指导，及时解决工作中的问题。同时，还要对项目建设的有关专业人员开展档案工作宣传，进行档案知识普及，提高其档案意识，使他们积极配合做好基建档案工作。

4 结论

综上所述，基建档案要在项目建设和后期使用中发挥重要，必须熟悉档案内容构成、并分析其形成的特点，切实深入地做好档案收集的工作，提高基建档案的管理能力，以实现项目建设的可持续发展。