浅谈对档案管理工的进一步认识

韩白林

摘要：本文分析了新时期档案管理工作的现状、存在的问题以及解决办法，立足于陈旧的档案管理理念和繁琐的档案管理工作，提出了更加新颖的、符合新时期工作要求的档案管理理念，对于加强档案管理工作的效率，实现其科学化、制度化、规范化，更好地适应现代社会的需求具有一定的现实意义。

关键词：档案管理;科学化;制度化;规范化

随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展，社会各项制度的改革日益加深，档案制度作为当今信息化时代不可或缺的应用技术，其改革也日益加深。面对各界信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为重要。档案管理工作该如何改革，在哪些方面改革，向哪个方向改革，才能更加完善地服务于全局工作，更加高效的应对日趋纷繁复杂的档案种类和数量，更加适应新时期档案管理工作的要求，已经成为每一位档案管理工作者面对的首要问题。

一、档案管理工作改革的困难和重点

1.大多数人对档案管理工作的重视不够

许多人认为档案管理工作就是简单的记录和抄写，然后把档案放在档案室里存档和分类，定期整理和补查，需要用时取出即可。所以对其不够重视，认为这是一项简单的工作。正是这种错误的观点，才导致了档案管理工作的长期停滞不前，更新缓慢，改革工作无从下手。其实档案管理工作并不是把资料放到资料室正确的位置就可以了。

2.档案交接制度不严谨

每年，巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。

3.许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务

很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已，甚至对本人的档案都不够重视，没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要档案时，才发现档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。

4.当前的档案管理工作不够现代化和信息化

这么多年来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易丢失和遗漏，一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失，比如档案室失火和漏水，都有可能导致大量重要的档案丢失，造成严重的后果。

二、档案管理工作的对策及思考

1.强化档案管理意识，严格档案管理程序

强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展，应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时，应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，调动其工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。

2.档案交接严格按程序进行

档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真，所以交接时应严格按程序办理。档案交接的正确手续应是：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还;三是对未整理的零散文件材料要分类存放，应清理没有的材料，整理可靠的文件，汇编成案，认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行档案交接工作，才能确保档案交接工作的顺利完成。

3.健全档案管理制度

健全档案管理制度时应按照规范的操作流程，杜绝档案在操作过程中可能出现的风险。首先应加强档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞。其次，应尽量统一各单位档案存储的格式、统一成相同的处理软件。这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失。

4.建章立制，有章可循，规范操作

现如今，不同的单位在档案管理工作上的规定和标准各不相同，甚至许多单位缺乏规定和标准，这大大降低了档案管理工作的标准化程度，造成工作效率低、档案质量参差不齐的现象，这大大减弱了档案的存取与调配的效率，也影响了档案管理信息化发展进程，更降低了档案的应用。大量低水平的重复作业与建设由此产生;同时，相关制度的滞后也令档案管理工作只能停留在辅助管理的位置上，一直无法继续向前发展，没有更高的突破。所以，建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫，加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程，这个流程应符合实际工作的需要。统一了规范和章程后，需要档案管理工作部门和工作人员的认真遵守，规范其操作流程，认真细致的工作。做到有章可循。在调取、更新和存储档案时更应该加强规范性，避免错误的发生。

总而言之，档案工作的重要性和根本性要求人们必须加强对其管理，更新档案管理的理念，实现其科学化、制度化、规范化。每一位档案管理工作者应自觉肩负起自身的责任，做到工作上一丝不苟，思想上始终以单位利益为重，在日常工作中应该加强宣传，告知档案持有人档案工作的重要性。在档案管理的改革路上，我們还有很长的路要走，我们需要加强信心，不断进取，总结经验，提高水平。