高校固定资产信息化管理的现状与改进方法初探

陶佳

摘 要：由于高校行政管理的固有弊端，导致高校固定资产的信息化管理在发展中出现了众多问题。本文在总结高校固定资产信息化管理问题的同时，对出现此类问题的症结进行分析，以期能初步探究出改进这一现状的措施。

关键词：固定资产 信息化 管理平台

一、高校固定资产概述

高校固定资产是指学校各单位（包括科研、教学、行政、后勤等）占有和使用的各类固定资产，包括仪器设备、家具、房屋土地、机动车等。高校的固定资产是学校开展教育教学、科研和管理工作的基礎，在高校管理发展中占据着重要的地位，发挥关键性作用。高校固定资产的管理内容主要包括资产的申请采购、验收、登记建账、变动、维修保养、报废处置和清查等，同时涉及固定资产数据的统计、分析和上报工作等。

近年来，随着各所高办学规模的不断扩大，资产数量、金额不断增大，固定资产门类众多;多校区办学，远距离管理使得对固定资产的监控力下降，管理难度大大增加。为此，在过去的二十年间，高校大力发展信息化基础设施建设，普及信息化的应用，以期利用信息化管理模式优化资产的管理。2016年6月，教育部印发的《教育信息化“十三五”规划》进一步为高等教育信息化建设指明了方向，为高校固定资产的管理奠定基础。然而，现阶段除了信息化管理的系统问题，高校的固定资产管理还存在着各部门管理意识不强，职责分工不清等亟待解决的问题，而这些问题是无法仅仅依靠管理系统厘清的。

二、高校固定资产信息化管理的现状分析

（一）信息共享交互性差，工作流程重复，程序繁琐

我国高校的行政管理工作，现阶段仍处于套用政府机关的行政级别这一阶段，科层制特点明显。在管理工作中，部门之间的划分较为明显，而工作常常以流程化的形式体现，一项工作或者一个任务的完成，需要在多部门间流转，互相沟通、互相配合。但是实际工作中，部门、科室各司其职，完成属于自己职责范围内的部分。这样的组织架构导致各部门，甚至各科室，在建设信息化管理系统时，基于本部门的需求，在本部门的职责范围内，提高工作效率，降低办公成本，以各自部门的利益为先。在高校资产信息化管理的建设中，忽视了部门交叉的情况，导致各部门重复采集信息，工作流程重复。例如在固定资产建账、报销过程中，需要将固定资产的基本信息在国资处的系统中登记，随后报销环节，又需要在财务处的系统中，录入部分基本信息。由于各部门独自为阵，管理者享受的信息管理的便捷仅仅局限于本部门间，在跨部门的工作中，信息共享交互性差，导致纸质的台账制度仍然并行，工作的程序更加繁琐。

（二）满足“单一”任务，“多元化”、“个性化”欠缺

高校的行政管理架构，导致资产管理部门在推进信息化建设时常常以牺牲全盘统筹规划为前提。从可行性角度出发，满足“单一”任务能在最短时间达到预期效果，快速、直接。而“多元化”的资产管理系统在建设初期势必要花费大量精力在各固定资产管理部门间、资产管理部门与其他部门间的协调沟通工作上，貌似一切都停留在筹措阶段。因此，多数情况下，各资产管理部门会选择首先满足“单一”任务。原本设想的采用迂回战术，先构建满足“单一”任务的信息管理系统，再逐步完成系统、资源整合的方法，往往在多部门间协调遇阻的现实情况下而搁置，最终导致高校中存在着许多为了实现单一任务而产生的管理系统。常见的有：仪器设备管理系统、家具管理系统、房地产管理系统、学生宿舍管理系统、教师公寓管理系统、教师管理系统、实验室管理系统等。例如，仅仅是固定资产建账这一任务，由于仪器设备和家具分属两个不同的科室部门管理，前者属于国有资产管理处，而后者往往属于房地产管理处管理，因此，在实际工作中，由两个系统运行管理。

另一方面，各类资产管理部门在系统建设时，首先考虑到的是满足自身的需求，往往忽视了用户的需求，“个性化”欠缺。在优化用户体验时，往往考虑的是本行政管理部门这一用户，教师、学生这些群体的利益则次之，甚至忽视。“单一”任务的前提下，导致由各个部门设计的管理系统应运而生，而非用户友好的设计模式，导致高校的管理者、使用者疲于应付门类繁多的各部门信息管理系统。

国有资产管理处一般设有采购管理科、设备管理科、公房与家具管理科、大型仪器管理科。采购管理科负责所有资产购买计划的审核工作;设备管理科主要负责仪器设备的登记建账、清查、报废等工作;公房与家具管理科室，是全校公用房屋和所有家具管理的职能部门，部分院校独立于国有资产管理处，单设房产处进行管理;大型仪器管理科负责精密仪器设备的管理和共享工作。对于一位需要购买一台40万以上的大型仪器设备的教授而言，他需要了解国有资产管理各部门间的职责分工，申请、采购、验收、登记入账等各个环节的流程和所需要运用到的信息系统，甚至涉及后续报废工作，精密仪器的管理和共享工作。管理者缺少以用户视角设计出的信息管理系统，用户体验性差，同时也违背了高校的行政管理工作是为高校的科研和教育工作服务的主旨。

三、高校固定资产管理信息化建设改进方法初探

（一）打破部门限制和条块分割，逐步提高信息化水平

在政策制度方面，固定资产的信息化管理工作涉及多个部门，关系到高校教育教学工作的各个方面，必须借助于强有力的组织保障，实行“校长负责制”。各管理部门需要打破自建自用，重建轻用的思维定式，明确优化服务质量的理念，积极利用已有的信息资源，构建多方参与的管理机制，打破部门限制和条块分割。在技术实现方面，需要统筹安排经费的投入使用，不能再分散地建设满足“单一”任务的管理系统。首先，在现有的业务基础上，对已有的固定资产管理系统和数据库进行梳理，对于信息化建设尚未开始的部门，进行观念的改变、业务梳理等准备工作;其次，优化现有资源，为已有的系统减负，去除重复工作环节和数据，形成高效的运行环境;最后，系统整合已有的资产管理系统，提升固定资产管理的信息化水平，构建管理平台。

（二）以工作流角度构建固定资产管理平台，提升用户体验

高校国有资产管理的日常业务主要包括固定资产的申购、验收、建账、报废等工作，这些工作相对流程固定，高校可以利用这种流程化的方式对固定资产管理平台进行整合，以达到提高效率，避免重复浪费资源的目的。高校的资产管理在各个高校中各职能部门的设置和职责分工情况不尽相同，上文中提到的那位需要购买大型精密仪器设备的教授在以工作流角度构建的管理平台中，不再需要分清各部门间分工或是疲于应付各部门的管理系统，而是在经历了一系列流程后完成某一任务这一最终目的。对于使用者而言，目标明确，流程清晰，用户的体验感大大提升。

（三）完善共享机制，实现高校固定资产的智能化管理

在破除了条块分割的信息管理平台上，校内各院系间，各部门间的信息资源得到充分共享，各项固定资产内容得到全面性的、覆盖性的掌控，信息数据及时准确，基础设施、教学设备等资产在校内部门间的流动阻碍减小。某一院系闲置不用的仪器设备、办公桌椅能够及时有效的用于其他部门的日常运作中，這在智能化管理的背景下能够被轻易实现，而不必再为之付出过多的人力去统筹，降低了管理成本。

智能化管理的利用难点在于有效抓住固定资产的关键信息，并对这些海量信息进行分析，制定出具有较强科学性和针对性的建议。这需要以完善的、全面的固定资产信息化管理为前提，以成熟掌握信息化技术手段的固定资产管理人员为保障，这也是未来高校固定资产管理共同努力的方向。

结语

我国高校固定资产的信息化管理在建设初期往往缺少统筹意识，耗费了大量的人力、物力、财力，我们必须充分意识到问题的严重性，亟待对其进行整合，完善智能化固定资产管理平台，提高管理效率的同时，进一步降低管理成本。

参考文献

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