浅谈文件的双轨制归档管理

路娜

【摘要】随着时代的发展，科学技术在人们的生活中扮演着越来越重要的角色，电子存档因为其传统纸质版存储无法达到的操作便捷，存储方便，转化迅速等优势条件迅速成为办公的主要方式，对传统的方式产生了巨大的冲击。但是我们不能否认的是传统方式也有着自己的独特的优点使其无法完全被取代，因此我们在具体的工作过程中应当将两种方式有机的结合起来，将纸质版资料可以保存原始数据的优点与电子版的便捷相结合，使得文件可以做到双向发展，并在这一过程中促进电子邮件的发展。

【关键词】电子文件 双轨制归档 管理

在科技极速发展的今天，电子科技的运用越来越出现在我们生活的方方面面，越来越多的行业也因此受到冲击，我们可以看到纸质化文件已经无法完全满足我们日常工作的要求，電子文件也因此有了发展，但二者目前无法取代对方，因此必然存在着共生期。而在这一个时期以内，实行双轨制的管理是符合实际的必然要求，因此我们将要对这个问题进行探讨。

一、电子文件发展所面临的难题

（1）原有文件电子化难度大。我们可以得知的是目前的电子化技术非常高，但是电子化的技术发展的历史却没有那么久，在信息电子化之前那我们已经存在了许多以纸质方式记载的资料，在电子化的过程中我们要如何去将这些数据进行电子化的处理，这些资料的内容十分庞大，以及所涉及的范围也各有不同，在进行数据化的处理的时候必然要投入大量的人力物力去进行专项解决。我们要如何去寻找专业的人才去进行处理，以及这些工作需要如何解决都是一件无法预料的事情。原有的文件在编程电子化的过程中有许多问题需要解决。

（2）电子文件的存储认定问题难以解决。电子文件不再具有固定的形式，也十分容易进行修改，因此我们难以对电子文件的是否是原始的进行断定。具体可以表现在以下几个方面：电子文件易于被他人修改，而且因为改动后不会有任何印记，这些使得人很难以认定，电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者制作的并不是实在的可触摸的实质性文件，人们通过复制拷贝等技术可以文件的转存，因此文件的传播变得十分容易而且每份文件之间并没有区别，因此十分难以区分。电子计算机技术的是一种不断发展变化的技术，电子文件是计算机将信息放于非纸质直接显现的载体上进行存储，只有计算机才能识读识别载体上的信息，一旦技术发展以后，则载体上的信息就需要采用其他的方式进行读取。因此技术时限也显得格外重要。电子文件以一种信息流的方式存在，存储不需要载体的更迭，根据实际情况需要，人们可以改变输出方式。电子文件因为全部都是打印字体所以不再具有特定的字迹去进行辨认，人们可以根据实际需要将电子文件输出通过不同的字号字体但是并不会体现个人字体，及我们无法从字迹上判断出其个人信息。电子文件的签字技术还不普及，我们无法做到去为每一份电子文件进行亲自签名去判断个人信息，因此，我闷也就无法通过签者的字迹去对一份电子文件的真实性进行判断。

（3）电子文件与纸质文件之间的巨大分歧难以消除。对于纸质文件来说，纸质文件的原始性可以通过载体的是否完整以及被更改很直接的进行一个判断，纸质文件原始性可以直接看成是内容和形式的统一，对于任何存在的纸质文件的变化，人们都有理由对它的原始性进行怀疑。但电子文件的内容与形式是可以分割的，不仅内容可以任意变化，而且不再具有固定的形式，二者在本质上都是存在着差别的，在我们做出二者谁更具有信息的可靠性以及信息传递的便捷性上，二者之间是存在着根本对立的，这也导致了二者在实际运用中存在了差别，因而传统文件与电子文件之间是一种竞争关系。

二、如何促进电子文件的普及

（1）加强现代化基础设施的建设为电子化提供物质基础。电子档案作为电子产物导致在其实际运用以及管理中具有一定的风险性，网络传输以及沟通的特殊性时电子文件受到黑客攻击的可能性大大提高，但是传统的纸质档案管理，是以实际物质为载体，机密性相对较高，但是其对存放环境有高的要求。在现代化社会发展中，如果要想全面提升档案的管理能力，就应该在实际档案的管理中，运用双轨制档案管理，将纸质档案和电子档案进行整合管理，在实际管理中，寻找二者之间可以利用的切入点，然后进行管理策略的改革，这样才能够全面提升档案的管理能力，同时也能够发挥出双轨制档案管理远行的重要作用。

（2）加强管理，为电子文件和的发展提供可实施标准。档案管理是为了服务社会的发展需要，档案需求的满足程度能否满足大众社会的需要取决于档案管理水平的高低。普遍缺乏资金投入，基础设施不完善而且没有良好设备来满足归档技术的操作，无法实现纸质版与电子版文件相辅相成，共同发展的目标，科技的发展使电文件归档工作越来地复杂，在归档管理中缺乏相应的规定去制约，使得方式不统一，出现不兼容等现象，让电子文件的发透，编辑等基本操作受到限制，降低了归档工作的效率，也不利于部门之间的交与文件的传送。缺乏完善的双轨制归档管理，没有健全的管理条例要求，因此确立可实行标准在这个时候显得格外重要。

（3）加强相关技术人才的培养管理。人员综合素质水平的对电子文件双轨制归档能否更好完成提出了挑战，目前，管理人员的综合素质水平无法满足社会需要，难以将纸质版文件与电子版文件进行有机的结合，这些都使得双轨制归档管理工作无法有效的进行。为了解决这一问题，笔者认为可以采取以下措施进行发展。加强双轨制管理人员的素质培养力度，企业一方面可以注意招聘时对人才进行审核，也可以加强面试质量与手段去为了公司可以更好的发展。另一方面可以提升管理人员的综合素质水平，定期开展培训讲座之类的活动以提升管理人员的水平，可以同时开展岗前实习活动，增加工作者的关于工作的管理经验，不仅促进了管理人员的实践操作力的提升，也为以后的双轨制归档工作打下良好的基础。作为归档管理人员本身，应该树立正确的职业价值观，积极进思维创新，主动参加培训活动，不断学习并掌握各种电子文件的相关设置与操作，且能够有效的处理纸质版文件电子版文件的备份，保留工作，实现双向的管理模式。

三、结语

对于目前文件归档双轨制之中存在的问题我们应当辩证的进行看待，在科学技术飞速发展的今天，人们对档案的信息化管理也越来越关注。但是这些问题因为种种原因对我们的进一步发展提出了更大的挑战，我们为了能够更好的发展必须要将这些问题进行解决，双轨制的文件处理方式是发展的一个必然要求，而我们也应该促进他的发展了，我们要将这些问题通过各种方法予以解决，我们也希望这些问题被解决以后可以更好的促进我们工作的发展，可以为其他提供一些便捷之路，我们要相信电子文件双轨制是一种必然的趋势。