分析现代信息技术对企业档案管理的影响及策略

蔺娟

摘要：科技发展带给我们日新月异的改变，信息时代的到来更加便捷了我们的生活。企业档案管理是每个企业都不可避免的工作，涉及企业中每一位员工的利益。传统的企业档案管理繁琐且数量巨大，使用现代信息技术进行管理，改变了传统企业档案管理的窘境，也推动了企业档案管理的进步，极大的提高了工作效率和质量。下面是我根据多年的企业档案管理经验，整理的关于现代信息技术参与企业档案管理的影响以及具体落实的措施，与各位同仁一起探讨交流。

关键词：现代信息技术；企业档案管理；信息技术影响

企业档案记载了企业发展的历史，由于企业发展受到的各方面因素较多，企业档案包含的内容也十分广泛，这些内容既包含企业在发展过程中所取得的巨大成就，也含有企业在发展过程中存在的失误。因此，企业档案的存在可以很好地辅佐企业之后的发展，避免失误再次上演。所以企业档案的管理是一项十分繁琐且数量巨大的工程。现代信息技术的问世，极大地优化了企业档案管理的流程。现在信息技术包含数字化技术，网络技术，远程通信技术，这些先进的技术可以让企业的档案信息形成完整的体系，便于查找和翻阅。本文主要就信息技术对于企业档案管理的影响以及如何更好地使用现代信息技术进行企业档案管理的展开讨论，便于企业加强档案管理。

一、现代信息技术对于企业档案管理的影响

首先是现代信息技术的使用理念，对于传统企业档案管理理念的冲击。现在信息技术在企业档案管理中的较好应用，为企业带来了巨大的经济效益，同时也对传统的企业档案管理模式产生了很大的冲击。传统的企业档案管理所使用的是纸质档案，将企业各类信息记录在案，并依照记录内容进行分类，理论框架较为简单，可是这种方法不容易对企业信息进行归类。在需要查阅以往历史信息的时候，也不容易翻阅，为管理者造成了巨大的工作量。而使用现代信息技术进行档案管理，为管理者减少了巨大的工作量，而且也让企业档案信息可以分类汇总，在查阅的时候十分简单容易，提高了管理者的工作效率，并且节省了放置企业档案的空间。其次，减少了企业档案管理者的人员数量。随着企业发展壮大，企业档案管理者也需要更多的人参与。使用现代信息技术进行企业档案的管理，可以减少管理人员的数量，只需要管理人员熟悉现代信息技术的操作流程，就可以胜任所有的工作，为企业节省了人力物力。再者，现代信息技术所具有的信息化，网络化，社会化，智能化，数字化的特征，为企业的发展迎来了新的机遇。这些特征促进企业档案管理工作发生积极的变化，提高企业档案管理的工作效率，以此来拉动其他环节的工作效率及而企业本身，可以得到良性的发展。最后，传统管理中所使用的纸质版档案，在企业发展时间较长之后容易造成资料内容的缺失。比如某一个企业发展历程近百年，早年间企业发展的档案资料没有采取合适的手段进行密封，使这些资料内容遗失。缺乏相关的标准化制度规定。管理的方式存在一定的缺陷，不能完全发挥资料档案管理的真正价值和意义。现代信息技术则可以避免这样情况的发生。将档案资料封备份存在硬盘中，按照内容对硬盘标签说明，分类保存，近期检查硬盘的状态，无论何时，都不会让资料遗失或泄露。

二、落实现代信息技术在企业档案管理中的策略

1、改变企业档案管理理念，提高企业管理理念，可以让管理人员最大程度的认识并使用信息化技术。企业档案在某种程度上引导了企业未来的发展走向，明确企业档案管理的重要性。企业领导者对档案管理足够重视，并且认识到信息技术对于企业发展所产生的积极作用。

2、完善企业档案管理制度。由于档案管理工作涉及到的内容数据庞大，管理流程繁杂。所以需要提高管理者的个人能力，使用标准化的管理条例，规范管理流程。优化企业档案管理工作信息系统以企业档案管理为中心，充分考虑到企业档案管理对于企业其他部门的影响。摒弃企业档案管理部门独立单一的模式，紧密联系档案管理部门和企业其他部门间的关系，突破企业档案管理的局限性，将企业的各个部门使用现代信息化手段整合串联，从而让企业档案管理形成一个完整的系统，规范档案管理的运作流程。

3、优化企业档案管理工作的设备。在国内很多企业并没有先进的管理设备，引进国外企业档案管理设备以及技术，保障企业档案管理的技术水平，跟上社会发展的快速趋势。同时也要时刻关注现代信息技术的发展情况，在已有的基础上进行创新，将先进的管理技术应用到企业档案管理工作中。

总结

现代信息技术的快速发展，对社会生活及工作都产生了巨大的影响，我们需要明白现代信息技术对于生活和工作的重要性，并将其合理的运用到实际生活和工作中。对于企业档案管理而言，现代信息技术已经成为一个强有力的手段并取得了较大的成效，笔者相信，随着现代科技水平的日益提高，现代信息技术也会更加完善，在企业档案管理方面的成就也会随之提升，而我们现阶段，也要深入挖掘现代信息技术在企业档案管理上的应用和方法，提高企业档案管理的整体水平和发展。综上所述，现代信息技术对于企业档案管理有着极其重要的影响，紧抓方法，落实措施，才能让企业档案管理更好的辅佐企业发展壮大。

参考文献

[1]張红星.现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索[J].办公室业务，2017（2）

[2]白辰.现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索[J].环球市场.2016（29）

[3]段星羽.现代信息技术对企业档案管理的影响及策略及对策探索[J].科教导刊.2017（36）

（作者单位：西安航空制动科技股份有限公司设计研究所）