企业项目管理工具在高校学生组织中的应用

孙学川 张霓

摘 要：高校学生组织作为高校管理多元性组织体系中的一元，以服务大学教育本身为目标，其势必要随着时代发展及管理理念的更新而与之相适应。然而由于我国高校学生组织发展时间短暂，管理经验不足，学生组织建设和发展过程中存在着诸如管理制度不完善、活动缺乏创新性、组织凝聚力不强等问题。文章通过研究高校学生组织管理与企业中项目管理之间的关联，探索将一些简单的项目管理工具运用到高校学生组织日常管理中，以提升学生组织的规范性，加强活动过程的管控，有效提升学生组织的凝聚力，达到优化学生组织管理的目的。

关键词：高校;学生组织;项目管理工具

随着高校素质教育的大力推进、人力资源结构的转变以及大学生自主意识、参与意识的增强，很多高校把培养应用型人才作为办学目标，而各类学生组织作为“模拟社会”而存在，能够使学生在进入社会前多经受锻炼、多积累经验，以更好地参与社会竞争。这成为高校推进校园文化建设的重要手段，也是学生完善自我、提升自我的重要抓手。

然而由于高校学生组织发展时间短、管理经验不足等原因，学生组织建设和发展过程中存在着诸如管理制度不完善、社团活动缺乏创新性、组织凝聚力不强等问题。这些问题不会对学生组织的存在造成根本性的影响，但却会真正影响其功能的实现。文章从企业项目管理的角度对学生组织管理中存在的问题进行剖析，并探索将一些简单的项目管理工具运用到高校学生组织日常管理中，以提升学生组织的规范性、管理的科学性。

一、高校学生组织管理与企业项目管理之间的关联

（一）目标关联

无论是企业还是学生组织，它建立与发展的基础是有一个共同的组织目标，绝大多数企业追求经济利益和社会效益的最大化，几乎所有的学生组织以实现学生的自我管理、自我服务为目标。每个企业都有具体的发展目标，不同的学生组织具有不同的成立宗旨和服务内容，如学生会以引导校园文化、服务学生生活、辅助高校教育为己任，各类学生社团、兴趣小组以丰富课余生活、互助学习、学以致用为目的。企业以销售其产品或服务来获取利润，有一定的消费受众和服务对象;各类学生组织也因功能和类别的不同为不同的学生群体或个人提供服务、锻炼个人，以期实现组织价值。

（二）组织结构关联

高校学生组织的部门组成方式是现代企业的缩影，特别是与科技型企业、第三产业的企业组成尤为相似，如企业的人力资源部、市场部、财务部、后勤部、宣传部、产品研发部等都与青年学生组织的组织部、外联部、生活部、宣传部、策划部等相对应。这一方面是由于这些组成部门确实为组织实现其功能所需，另一方面是为了让学生在其中更真切地感受到企业的管理模式。但由于性质和功能的不同，学生组织是非营利机构，往往侧重于文体、实践活动和服务学生学习、生活，因此高校学生组织对各部門赋予的职责有所偏重和区别。

（三）功能关联

企业与学生组织在某种意义上说都是一个组织群体，无论是企业内部的员工还是学生组织内的学生干部，他们在能力、职务、地位等方面都存在合作与竞争的关系：一方面成员间互相协作以完成一项工作任务，另一方面在完成统一任务时个体成员又渴望表现个人特点，发挥出其特长，在组织中被委以重任。从大的视角来看，企业职员不仅期望在企业内部有所成就，获得晋升的机会，也期望自身能力与素质在工作中得以提高，从而积累自身的从业经验;而学生组织内的成员渴望在组织内获得重要职务，也渴望自身在工作中不断积累经验、锻炼能力，为今后走向社会打下良好的基础。

总之，有明确的组织目标、有特定的产品和服务对象、有相似的组成部门和结构、组织内部存在竞争与合作这四点是文章提出的高校学生组织与企业的最大关联点。需要注意的是，企业对员工的有效激励手段包含薪酬、股权等途径，而高校学生组织属于非营利性组织，它不像企业将关注点集中于成本、质量、利润，青年学生组织更关注自身的服务功能、教育功能、文化建设功能等。因此，对于企业中项目管理理念、工具的应用需要有所鉴别。

二、企业项目管理工具应用于高校学生组织的意义

学生组织是在高校管理部门的许可下、在高校教师的指导下成立，它具有很多鲜明的特征，如：组成人员的广泛性，活动的灵活性，群体目标的统一性等等。但是同样由于其管理具有较大的自主性，大多数学生组织还存在体制结构松散、管理制度不完善、活动低水平重复等问题。一直以来，高校对学生组织的管理缺乏系统性、科学性，与不断发展进步的育人理念不适应，也降低了学生组织服务的有效性。探索用企业管理理念和工具优化高校学生组织的管理应运而生，企业项目管理工具从管理理念和方法上有其可取之处，这对高校学生组织的管理工作也是一次尝试和创新。

三、具体应用

文章从学生组织在接到一项具体任务或组织活动时的流程为切入点，详细介绍一些简单的企业项目管理工具在其中的具体应用。

（一）计划管理——甘特图

任何一项活动的开展或者任务的执行首先离不开制定一份好的计划。现实情况往往是没有计划或者计划安排得不合理。甘特图常常用于项目管理或者某项工作进展，是一种理想的进程控制工具。甘特图又称条状图，是由科学管理大师亨利·甘特（Henry Gantt）在1917年开发的。甘特图内在思想简单，即以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。图的横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。管理者由此可便利地弄清一项任务（项目）还剩下哪些工作要做，并可评估工作进度。甘特图的制作可以由专业绘制软件（如Gantt Project）完成，也可以使用Excel完成，简洁方便。

（二）分清主次——柏拉图

学生组织在日常工作中会经常遇到多个项目并行或一个任务中有多种情形出现的情况，大多数情况下会出现“眉毛胡子一把抓”的情况，分不出轻重缓急。根据帕累托“二八原则”，在纷繁复杂的特殊情况中，要找到“关键的少数”，然后集中精力去解决。其实质是系统地加以层别分类，计算出各分类项目所占的比例，按照大小顺序排列，确认哪些是重点的项目，先对重点项目进行分析解决。

（三）检查效果——雷达图

雷达图原本在企业管理中主要应用于企业经营状况——收益性、生产性、流动性、安全性和成长性的评价，上述指标分布组合在一起像雷达的形状，因此而得名。运用在高校学生组织管理中，当需要对工作成效进行检查（包括自我检查和他人检查）时，亦可以使用雷达图。具体的实施步骤为：在极坐标纸上，根据要检查的若干项目数，从坐标原点引出若干条射线，同时确定三条圆弧线分别表示被检查项目的理想水平、平均水平和不理想水平。以三条圆弧中相邻的两条中线为界，把圆内分成三个区域。从圆心引出的射线上标明指标名称，把实际情况（检查结果）根据比例在图中坐标上点出相应的点，连接各点形成一个闭环的折线。

（四）科学有效——PDCA循环（戴明环）

PDCA循环又叫戴明环，是管理学中的一个通用模型，最早由休哈特（Walter A.Shewhart）于1930年构想，后来被美国质量管理专家戴明（Edwards Deming）博士在1950年再度挖掘出来，并加以广泛宣传和运用于持续改善产品质量的过程中。它是全面质量管理所应遵循的科学程序。而在高校学生组织日常工作活动中，PDCA循环同样适用，它要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果，最后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决。这一工作方法，这是企业质量管理的基本方法，也是高校学生组织管理各项工作的一般规律。这个过程就是按照PDCA循环，不停顿地周而复始地运转的。

PDCA是英语单词Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Action（调整）的第一个字母，PDCA循环就是按照这样的顺序进行工作管理，并且循环不止地进行下去的科学程序。

学生组织在执行任务或者策划活动时，可利用甘特图进行事先的计划制定及管理，在执行阶段可以使用柏拉图分清各项环节的主次，在检查效果阶段，雷达图可以帮助学生有效地发现活动中项目或自身的改善点，更好地改进提升，最终实现PDCA闭环系统。

文章介绍了一些简单的企业项目管理工具在高校学生组织管理中的应用，对高校学生组织的管理工作可作为一次尝试和创新。需要强调的是，学生组织管理的效果还受到组织成员的能力、个性特征、心理等多种因素影响，因此，進一步的研究应说明这些简单的项目管理工具在实际操作中的效果以及如何具体应用。

参考文献

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