浅议档案管理信息化建设的策略

王燕

摘 要 从古至今，档案存在于各个部门、各个机构中，并且在历史前进的过程中不断地发展完善，以应对不同的现实情况。所以，社会发展进步，对档案信息管理也不断的提出新的要求。在这个科技大发展的时代，档案管理也要与时俱进，利用科学技术来武装自己，加强信息化建设，使工作朝着高效化、精确化的方向发展，节省人力、物力、财力，不断以更高的标准要求自己，最终能够更好的为社会服务。

关键词 档案管理 信息化 建设 特点

一、新时期档案管理面临的问题

在过去，档案在进行管理时，在方法上、还有保存这一方面都存在一些问题，使得工作在展开时比较吃力。过去的档案存储的载体主要是纸质版，在保存的时候所需空间较大，有的因为年代久远而纸张的寿命有限，已经难以查找，在档案整理的时候也会出现纸张破损，信息丢失的情况，在检索时，需要工作人员耐心查找，费时费力，归根到底都是信息管理技术水平不发达。而且，档案管理工作人员受到旧思想的影响，不愿意积极探索效率高的管理方式也是原因之一。同时，档案管理的信息化建设，首先要引进科学的信息技术，资金问题也是制约因素之一，当有了先进技术的时候，还要培养一支专业的队伍，做到能够将档案及时的整理归纳好，并能够对档案价值的大小做出初步的划分，避免不必要的损失。专业人才的培养需要一定的时间，难以很快跟上档案信息化建设的步伐。以上都是新时期档案管理发展中需要解决的问题。

二、档案管理信息化的特点

（一）档案在存储方面的特点

就当前的实际情况来看，占主体的仍然是纸质档案，纸质档案自身有着很大的缺点。不管如何强调质量，随着时间的推移，纸张本身就会受到磨损，在纸张上面保存的信息也会丢失。一些人主张重新将即将丢失的信息誊写在新的纸张上，但是这样不现实，一是工作太过繁杂，而且若干年后还会出现信息丢失的情况。而且在录入时，有的档案中字迹较为潦草难以辨别，也会导致出现一些出错误。在档案管理实现信息化后，就可以将档案存在网络空间中，并进行加密处理，既安全又方便，同时，电子录入信息将会更加高效，在将来读取时也会很方便，可以通过几个关键词来实现快速检索，从而推动档案管理的发展。

（二）档案在使用和查询方面的特点

如何能及时的查阅到所需的档案，并在第一时间获得有效信息。这是查阅者所需要的页视档案管理工作中首要的问题。在旧的模式下，手续比较繁琐，首先要申请，获得批准后还要慢慢的在众多的档案中查找。档案管理实现信息化后，就可以通过网络平台实时的查阅，减少一些不必要的流程，提高效率。

三、档案管理信息化建设的策略

（一）运用信息化平台，实现动态化管理档案的目标

建立起信息平台后，档案的录入情况、录入时间等都能够准确的掌握，档案的借出、归还情况等都可以通过信息平台及时的掌握到，并且能够高效的对复杂的档案做好分类归档工作，真正的做到了高效的、动态的管理，较过去的管理模式来看，信息化平台的建立为档案管理工作提供了极大地便捷，并没有因为减轻工作人员的工作量而阻碍档案管理工作的发展，反之，还加快了档案管理工作信息化建设的速度，在此基础上，也有利于工作人员们不断进行创新，加快档案管理信息化的建设。

（二）引进先进信息技术，提高档案管理的安全性

有了先进的技术做支撑，档案管理的方式得到了发展，同时也要做好档案加密工作。档案管理做到了信息化建设，一些不法的行为也会借助科技手段来危害档案安全。所以，不管是过去还是将来，必须始终重视档案管理工作中的安全性保护工作。就现阶段而言，要对档案进行加密管理，在存取档案时要有特定的密码，并由专人负责，防止密码外泄，定期升级防盗、安全系统。还要整理、保存过去的纸质版档案，将纸质档案录入档案信息库，做成电子版，以便能够长时间的保存档案，并节约存储空间。要充分利用先进的信息技术，促进档案管理的发展。

（三）加强对档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的综合素质

在有了先進的档案管理技术后，我们还要做好专业管理人员的培训工作。着重培养他们的专业素养，做到熟练掌握专业的信息化知识，并准确的运用知识来进行档案录入、存储、读取等工作，最终达到能够游刃有余的运用科学技术来进行日常基本的档案管理信息化工作，并能够用信息化的眼光看问题，突破传统的旧的思想的束缚，紧紧的将工作与信息化建设联系在一起，具备一定的创新意识与能力，为档案管理信息化建设提出建设性意见。同时还要加强他们的职业道德意识和责任心意识培养，明确自己的职责与义务，做好自己的本职工作，更好的为社会服务。

（四）创新和改变了传统的档案管理方式

现如今，档案管理工作中加强了信息化建设，突破了很多旧有的束缚。借助科学技术的力量，打破了纸质版档案不易长时间保存、存储需要空间较大的缺点，将档案以电子的形式保存下来，不仅便于保存，还节省了大量的空间，在检索起来也更加方便，在搜索框中输入一些关键的信息就可以迅速的查找到，解决了过去的首要难题，使档案管理朝着信息化的时代迈进。

四、结语

由以上可以得出，在新时期实行档案管理信息化建设是完全正确的，这不仅仅在方式上是一大创新，还是档案管理工作的一大进步。主要解决了过去存储不方便、检索起来较复杂、档案得不到有效保存等突出问题，使档案管理工作朝着高效化的方向发展，以应对快节奏的新时期。