医院基建档案管理常见问题及对策

朱小青

摘 要 在社会发展的进程中，人们对于社会各项服务事业的要求越来越高，基于此卫生事业得到了蓬勃发展，相应带来的是医院基本建设项目的兴起。伴随着医院新建以及改扩建项目的日益增加，基建档案管理的作用逐渐凸显出来。因此，文章首先对医院基建档案的重要性进行了概述，进而对目前医院基建档案管理存在的问题以及产生问题的原因展开分析，进而详细探讨了改进目前问题局面的具体措施，以期为未来行业的发展提供参考和借鉴。

关键词 医院基建 档案管理 问题 对策

在医院的发展过程当中，基建档案建设是不可缺少的一部分。它主要是对立档单位建设过程中所涉及到的文字以及图像、图形信息做的整理和归纳。随着医疗卫生事业的发展和进步，医院的建设逐渐多了起来，而且对于医院各种功能类型楼体的兴建也愈见增多。因此，对于基建档案的建设就被提上了日程，它对于以后医院的改扩建起着重要的参照作用。可以说医院基建档案的管理是一项任重而道远的任务，它的形成和发展需要每一个档案工作者共同努力来完成。

一、医院基建档案管理的意义

基建档案是一个十分复杂的工程建设系统，它不仅是对基建的历史进行记录，还是对基建的建设现状做记载。它可以为日后的维護以及改扩建提供参考依据。在现今社会经济发展的条件下，医院的建设也逐渐完善起来，而基建档案的重要作用也越来越引起人们的重视，基建档案的管理水平与未来医院的整体规划和发展息息相关。

（一）基建档案建设是推动医院可持续发展的保障

医院的建设过程中，基建档案是重要的记录载体，它承载着医院建设的第一手资料。档案中既描述了医院的建设历史和发展现状，也收录了各种合同和协议依据，同时也详细记载了医院新建以及改扩建过程中所用到的设备、材料以及具体的施工情况。它可以为未来医院的可持续发展提供服务，也为卫生事业的进步贡献力量。

（二）基建档案是医院的宝贵财富

作为一种信息资源来讲，档案具有特殊性的特点，如果一经损毁，将是不可再生的，对于医院来说，它是一笔宝贵的财富。因此要高度重视基建档案的创建以及收集管理工作。随着医院的建设发展，在日常管理当中，不可避免的会查找以前的资料，那么基建档案的建立就为平时的信息查找和查阅大开方便之门。这样不仅可以节约时间和精力，还可能为医院带来无形的经济效益。

（三）为医院基建资料的收集提供便利

现如今，人们对于健康的关注度逐渐增加，而对于就医环境以及条件的要求也愈加增高起来。近年来，医院的新建以及改扩建的数次日益增多，因此基建档案的数量也逐年升高。特别是一些情况比较特殊的迁建医院，这样的医院不仅存有老院区，还有新建的院区。然而在整合的过程中，所涉及到的业务比较广泛，这当中既要规划新院区，对其进行装修，又要对老院区进行改造，实现其功能范畴。然而此时的项目建设又不在一处，这也给医院基建资料的整理和收集带来了极大的挑战。所以说，加强基建档案的管理就显得迫切而需要。

二、当前医院基建档案管理存在的问题

（一）基建档案收集整理不细致或不完整

基建档案的建设应该按照严格的规范要求来完成，它要求遵守适度的原则来进行完整的收集。在实际的工作当中不难发现，医院的基建档案收集情况的完成度是不均衡的，有些表现为缺少改动联系单，有些则是缺少质量评定表以及监理审核单。这样不完善的基建档案管理工作，会造成信息资料的缺失。如果日后出现事故，那么很难找到相关凭证和依据。

（二）书写材料不规范

医院基建档案的建立，能够真实地记录项目施工的各个环节。它具有永久性的特点，拥有很高的借鉴和参考价值。但是在资料记载的过程中，会出现手写以及复印资料的现象，这样会让基建档案资料的保存质量大幅度降低。

（三）移交不及时

施工单位在工程结束以后，会出现移交材料不及时的现象，这都给建档的及时性带来不利影响。特别是有些基础建设施工出现暂停的情况，而在中断的时间里，相关施工单位以及技术负责人员不断地更换，很多时候是竣工很久以后资料才能完备。这都给档案资料的收集和移交带来了困难，这些复杂的因素都会使医院基建档案的管理难度升高。

三、存在问题的原因

（一）医院领导者的基建档案意识比较淡薄

在医院的日常运营当中，医院领导可能会出现重视医疗以及科研的状况，因此对这些方面的档案收集比较重视，对医疗成果以及科研结果有很强的归档意识。相反地，对其他方面的信息收集则处于比较忽视的状态。而这种潜意识里的划分，也会给医院的基建档案档案管理带来不利的影响。

（二）医院档案室的人员素质较低

在医院档案室工作的人员， 有一部分并不是相关专业人士，因此在专业性上面显得有些薄弱，也就导致了对基建档案重视程度不够的现象出现。医院基建档案的管理工作十分复杂，虽然近年来的基建人员整体业务水平有所提升，但是仍会出现对以往工作熟悉度不够的现象，这都给基建档案管理带来了困难。

（三）甲乙双方基建档案管理不协调

在医院的建造过程当中，所涉及到的基建档案管理是由施工单位来负责的，然而一项工程从开始到完工要历经很长的时间。因此，档案的收集具有临时性和被遗漏的特性，这也最终导致了基建档案管理的操作困境。

四、针对医院基建档案管理工作中存在的问题采取的相应措施

（一）加强内部宣传和指导，得到领导支持

要想提高医院基建档案管理的水平，加强对基建档案重要性的认识是关键。基建档案的建立需要多个单位部门的配合，任何一个部门都不可能独立完成这项工作。因此，一定要在单位内部加强基建档案建设重要性的宣传，特别是要注重得到领导的支持与配合。同时还要加强与承建单位的沟通与交流，争取把基建档案管理做到最好。

（二）加强业务培训，熟悉业务

作为一名档案管理人员，要注重自身专业知识的积累和专业水平的提高。同时还要熟悉相关法律和法规，并且要对基建方面的知识有所了解。平时注重实际经验的积累，掌握基建档案管理的方式方法，从而确保建档的质量。

（三）完善管理制度、流程，明确责任

工程项目的建设涵盖了立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段，各阶段的资料收集部门均不相同，因此档案人员不仅要知晓工程的进度，熟悉工程的建设流程，而且对各阶段应收集的资料也要做到心中有数。档案室要提前完善管理流程，细化各阶段应收集的资料目录和各类资料应达到的具体要求，以保证基建档案的完整。在工程实施前，医院作为建设单位，首先应制订相应制度，以制度做保障。其次明确各参建单位、各部门在基建档案收集、整理中的责任，即医院档案人员对基建档案的管理、指导、监督责任，基建部门的协调责任，各参建单位的收集、整理、组卷、编目、保管、利用责任。第三，在工程进入施工阶段后，及早与各参建单位资料收集人员对接，随时了解基建档案管理动态，对基建档案形成过程进行有效监管。

（四）纳入考核体系，确保落实

光有制度作保证，还远远不够，还需与档案人员及参建单位档案员的个人利益挂钩，才能使制度落地，流程畅通。将基建档案的管理、指导责任纳入医院档案员个人绩效考核指标，将参建单位的档案收集、管理等责任纳入基建项目考核，同时要求参建单位对档案员进行考核。

五、结语

综上所述，在医院的建设与发展过程中，基建档案管理具有不可忽视的作用。随着现代化医院进程的加快，理应加强对基建档案管理的重视。这也能进一步保证基建档案的科学性，从而为今后医院的发展提供参考资料。

参考文献：

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[2] 焦盈盈.综合医院基本建设项目档案管理要点[J].中国医院建筑与装备，2016（6）.