地铁机电设备安装项目内业资料的编制与管理

(中交机电工程局有限公司路桥轨道交通事业部 北京 100000)

引言

内业资料是以文字、图像、视频等形式记录工程施工或日常维护过程中的一系列文件资料，可以真实地记录或反应施工过程或维护过程中的真实状况。由于机电设备安装工程涉及专业类型差异大，设备多，施工繁琐，不同的(子)单位工程及其(子)分部工程、分项工程类别、数量不一，且每个建设单位和项目所在地的城建档案馆要求不一，因此对施工过程中资料管理要求并无一具体通用要求。在地铁机电设备安装工程建设与日常运营维护过程中，完整、真实、有效的内业资料对于工程建设与日常运营维护效果起着重要的作用。结合自身工作经验观察以及与同行之间的工作交流发现，地铁机电项目内业资料的整理往往成为影响工程建设指标与日常维护效果的一个重要环节。

一、内业资料的重要性

在机电设备安装工程建设项目中，完整、真实有效的内业资料贯穿于工程建设施工与日常维护的全过程，在整个竣工验收环节占有重大比例，因此，全面完善、真实有效的内业资料对于机电工程的交竣工、后期维护及故障维修等方面都有重要作用和指导意义[1]。

二、内业资料编制过程中存在的问题与原因

通过参与青岛地铁13号线项目和福州地铁2号线项目机电设备安装的内业资料编制，发现项目在内业资料管理中存在诸多问题。项目前期对资料管理策划不合理、管控力度不够，过程资料没有专人及时跟进负责；内业资料记录不完善、数据不准确，甚至有在工程后期才开始编制，容易出现遗漏，出错等情况；存放不规范，难以查找翻阅等问题。究其原因主要体现在思想上不重视，把更多的精力放在外业施工上，缺乏责任意识，内业记录敷衍。通过自身经验，提出对项目在内业资料管理的一些建议，希望可以得到较大改进。

三、内业资料的划分

要作好项目资料管理，首先应对项目资料管理进行策划，资料合理分类是资料管理的关键。资料分类可按系统划分、按项目施工阶段划分、按管理职能划分及其他特殊文件单独划分[2]。

(一)按系统划分

在地铁项目中，一个站一般作为一个单位工程，按专业包含土建、机电、弱电、装修等子单位工程。机电设备安装作为其中一个子单位工程，其下按所包含通风与空调、给排水及消防、动力与照明三个专业划分为三个分部工程，分部工程下面按各专业系统划分子分部，例如通风与空调分部工程包含送风系统、排风系统、防排烟系统、空调风系统等子分部工程；给排水及消防分部工程包含给水系统、排水系统、消防系统、卫生器具安装等子分部工程；动力与照明工程包含电气动力系统、电气照明系统、自备电源系统、防雷及接地系统等子分部工程。子分部工程下面按照具体设备安装、管线敷设、系统调试等步骤进行分项划分，涉及内容繁琐，在此不多做阐述。

(二)按施工阶段划分

一个项目一般分为开工准备阶段、施工过程阶段、竣工验收阶段，共三个阶段。下面详细介绍每个阶段需要编制整理归类的资料文件。

1.开工准备阶段资料

(1)项目成立任命文件，包括中标通知书、施工许可证、开工报审表、开工令等文件。

(2)策划文件，包括施工组织设计、专项技术方案、应急预案、文明施工管理规定等文件。

(3)交底文件，项目总工组织项目部对评审合格的策划文件进行综合交底文件，包括各专业工程师分专业进行专项技术交底文件等。

(4)危险源识别、评价一览表，重要环境因素和重大危险源清单。

(5)收发文记录、图纸收发记录、标准规范记录等。

(6)本项目管理人员台帐及附件(单位资质证书、营业执照复印件、履约人员证件、证书复印件、特种作业人员证书复印件、专业技术人员清单等)。

2.施工过程控制阶段资料

(1)图纸会审记录。

(2)施工用材料总计划和设备设施等使用计划(材料计划表、入库单、领料单、寻比价表、签订的采购合同、相关证明文件等)。

(3)设备、设施、施工用材料发放台账、完善项目借、领用制度(各类台帐、发放领用台帐、领料单、材料计划表、借用卡帐等)。

(4)各专业工程技术人员对施工班组进行交底记录，安全主管对施工班组进行安全技术交底记录等。

(5)设备到货、开箱记录、合格证、说明书等。

(6)进场报审、出厂质量证明文件、检测报告、材料报审表、检验报告、复试报告等。

(7)施工过程中质量、环境专项检查记录(施工日志、各类检查记录等)。

(8)施工过程中各工序质量控制记录、测验、试验数据等。

(9)各类工作联系单、整改通知单、整改回复单、会议纪要、签到表等。

(10)施工大事记。

3.竣工验收阶段资料

(1)分部(子分部)工程验收记录、分项工程质量验收记录、检验批质量验收记录等

(2)子单位工程质量竣工验收记录、控制资料核查记录、主要功能抽查记录、观感检查记录。

(3)施工单位自评报告、第三方质量检测检查报告、监理单位质量评估报告、设计单位自评报告、建设单位自评报告。

(4)子单位竣工验收会议纪要，竣工验收记录等

(5)施工图汇总表、图纸会审证明

4.按管理职能划分文件

按管理职能划分资料文件，主要是指根据项目组织机构不同的管理职能部门分工，进行资料管理分类。如项目合同经济管理文件、技术质量管理文件、行政综合管理文件、资料采购管理文件、安全环境管理文件等。

5.其他特殊文件

一些工程项目中的某一分项工程，或某一设备因有特殊管理需要，或须专门部门(机构)认定，应对资料进行单独建档管理。如人防工程。消防工程等。

四、内业资料存放

(1)项目内业资料存放一般应设有专门资料室，条件不满足的应设有专门资料柜。资料存放室(柜)应有防火、防潮、防尘、防晒及防虫害等功能。

(2)由于项目内业资料管理不同于档案室管理，资料仅为项目施工期间临时存放，但很多资料在项目实施过程中频繁使用，因此，在存放资料时，应将各类资料分盒(袋)存放，并做好编号标识。

(3)资料存放应有条理，同一个子单位工程、(子)分部、分项工程应存放在一个资料柜，并按编号顺序相邻存放，以便于查找。

(4)资料的数字化。条件允许的情况下，资料管理人员应将资料及时扫描，并保存为电子文档。电子文档应与资料实物相对应，按类别建立文件夹、子文件夹等。

五、结论

在机电工程项目建设过程中，应该从以下几个方面进一步加强对内业资料的管理要求。

首先，从管理者到执行者都要从思想意识上切实提高对内业资料的重视程度，认识到内业资料管理的重要性与必要性，不管如何规范完善的规章制度，如果不能被有效执行，都将只是空谈。只有从思想上引起高度重视，才能把所负责的工作做好。夯实内业资料整理工作的基础，是做好内业资料管理工作的第一步。

其次，需要加强对内业资料管理员的业务培训，有很多内业管理者往往停留在收到什么资料就保存什么资料，不做审查辨别；需要什么资料才开始编制什么资料，不能未雨绸缪，提前规划。对如何分门别类保存也有待进一步完善提高，因此，有必要对内业资料管理员进行有效的内业资料整理业务培训

再次，结合自身经历来看，一名合格优秀的内业资料管理员既应该懂得内业资料整理的相关制度规范，也应该对所负责的工程项目有一个比较全面的了解，熟悉外业施工的环节，步骤等，不能对自己岗位的认知仅仅停留在资料的编制和整理上面，不然做出来的资料往往漏洞百出。因此，除了内业资料的培训外，还应该加强所涉及专业知识的贯穿，达到最终把控的目的。

最后，要科学地总结归纳。在地铁机电建设项目中，内业资料的编制整理在整个竣工验收环节占有重大比例，内业资料是否真实、完善是体现各项工作的一个重要反应，也是最终体现内业资料编制整理的意义与价值。