企业财务对营销活动内部控制存在的问题及对策浅析
2019-03-25陈建国
陈建国
摘要:营销活动在企业整个企业经营链中占有举足轻重的作用,在市场经济条件下,在正常开展营销活动的同时,如何有效规避营销活动带来的风险,是每个企业面临的重大问题和挑战。本文研究了营销活动中常见问题,深入分析了价格管理、信用管理、合同与订单管理及财务管理等四方面存在问题,并针对性提出内部控制策略,以供相关人士参考。
关键词:营销活动;内部控制;问题;措施
近年来,钢铁企业经营环境得到明显改善,营销活动取得了显著的成效,钢铁企业生产订单日益增加,生产规模不断扩大。但是,在开展营销活动的同时,我们应理性分析和研究营销活动所带来的风险,并采取针对性措施加以规避和防范,保障企业的生产销售顺利进行,确保钢铁企业营销活动依法合规,降低钢铁企业因内控管理失效而造成的损失,具有重要的现实意义。
一、企业营销活动与企业内部控制
(一)企业的营销流程
企业的销售流程贯穿于企业整个生产经营过程,涉及企业多个部门。营销人员通过销售活动获取产品订单后,制造部门审核并确认、接受订单,财务部门及业务部门就是否允许客户赊销做出判断。合同的评审涉及到制造、业务、法务、内控及财务等等相关部门。营销人员以销售单和提货单依据销售价格开具发票。财务部门根據发票入账,根据银行进账单等完成应收账款明细记录等工作。
(二)企业营销环节的内控
钢铁企业的产品特点及交易方式决定了其营销工作的复杂性。营销过程中,相关部门应切实履行自身职责,加强流程的审核与监督,形成层层审核、逐次授权的营销活动内部控制管理体系,才能确保营销活动的顺利开展。由于企业营销相对主体经常出现赊销的情况,财务部门审核授权的作用更加突出。为增强风险管控能力,提高经营效益,企业必须重视对营销活动的内控工作,尤其是财务部门对营销活动的审核与监督,重点包括产品价格、合同、订单、财务管理等方面内容。
二、企业营销活动中内部控制存在的问题
(一)销售价格管理机制不完善
在营销过程中,企业应及时调整并更新产品价格表。如销售部门价格更新不及时,则可能导致客户订单价格低于产品定价,出现订单亏损情况,导致发票的开具价格与合同、订单不一致,主要由企业的定价机制不合理引起。这种现象的存在,不但损害企业利益,同时对企业形象造成一定影响。
(二)客户信用管理体系不健全
信用管理是企业规避交易风险的一项重要保护措施。但在信用管理实践中,由于部分企业未能建立完整有效的信用管理体系,或者已建立的体系缺乏科学合理的评估标准,无法真正发挥风险防范作用。其次,营销工作中,由于信用额度管理不到位,无法保障客户订单总额与信用额度相一致。订单金额超出信用额度时,部分营销人员为了促成交易,采取非合规手段的方式绕过审批,导致企业经营风险加大。
(三)合同与订单执行存在纰漏,导致企业利益损失
销售合同与订单是企业与客户中签订外部协议,是企业生产计划执行的主要依据。在销售合同与订单执行过程中常见的问题包括:销售合同的版本与格式不规范,部分条款约定不明确或条款权责显著失衡,企业处于不对等地位;合同内容存在重大疏漏和欺诈,合同的审批未经充分授权,或授权流于形式;合同的制定人、审批人没有分离,缺少有效的制约与监督。在合同执行过程中,销售订单未经审批擅自变更,缺乏盈利分析。在交易过程中,由于合同中未明确交易条款,合同双方对合同的理解存在偏差,当企业发货延迟时,存在支付违约金的风险。此外,部分客户因自身原因取消订单,而合同中未能明确客户相关责任,且未及时收取定金,缺乏对此类行为的约束,导致企业经济效益遭受损失。
(四)会计核算存在漏洞
企业营销活动中,财务往来较为频繁,部分财务部门未按财经政策对营销活动进行及时核算与监督,应收账款催收滞后,存在账实不符的问题。其次,财务部门与业务部门对账不及时,部分客户有意拖延付款时间,导致企业的利益受到损失。
三、企业营销活动内部控制的完善措施
(一)完善价格管理机制,加强价格管控
企业应加强内部控制,完善价格管理机制,防范价格风险。首先,企业成立由营销、财务、内控及制造等部门参与的价格小组,经企业授权,由价格小组全权负责企业的价格制定与管理,并及时调整产品价格。其次,建立价格信息管理共享机制和责任追究制度。加快企业信息系统建设,建立价格信息共享机制,分配营销岗位价格查看权限,提高产品价格更新的及时性与准确性。建立健全责任追究机制,严格落实责任追究与考核,提高营销人员及审核人员责任意识。同时,通过自动化办公系统,定期发布财经制度与价格信息,系统自动生成阅读记录,在企业内部定期发布阅读统计并反馈相关部门,并依据绩效管理制度进行约束,解决价格信息传播滞后的问题。
(二)建立和完善客户信用管理机制
企业应建立以客户信用为核心的管理体系,建立健全相关制度,规范客户信用审批流程。首先,销售部门应对新客户信用情况进行核验,并要求客户先行支付货款。在核验过程中,应当要求客户提供相关材料,以此查验客户信息的真实性及经营状况。在新客户支付货款后,企业方可安排生产计划;其次,建立客户信用管理系统。细化客户信用信息内容及维度,通过权限分级管理,由销售、财务等部门共同管理、维护、跟踪客户信息,包括但不限于双方的历史交易记录、客户自身的经营势力、负债情况、股权结构等。另外,当长期客户交易请求超出历史数据时,企业应当针对交易进行必要的调查,深入分析客户需求变化的原因及用途,避免潜在的风险。由于钢铁行业特点,在企业营销活动中,客户赊销现象不可避免。针对此类行为,企业应严格按照客户信用额度审批客户订单,针对超出额度的部分必须要求客户提供相应的担保。最后,企业应加强内部控制与管理,落实对信用管理的执行情况进行检查监督,重点关注超信用额度审批及黑名单客户赊销等现象,防范客户信用风险。
(三)完善合同与订单管理
规范化、标准化的合同文化是防范风险的基础和保障。首先,企业应制定统一、规范的销售合同。合同应当由企业的法务部门统一起草或经法务部门审核,合同订立必须经过会签与管理层审批后方可确定为正式合同文本。在合同制定过程中,法务部门应当明确双方责任与义务,避免合同主体权责显著失衡的条款,界定应收账款逾期范围并明确逾期费用比例,对客户形成一定制约。规避潜在的风险
其次,严格执行用章审批制度。企业公章应由专人保管,用印必须经过两级以上分管领导审批,防范可能出现伪造合同的风险。
最后,定期开展订单核对。在检查订单完整性、流程合理性的基础上,财务部门应定期筛查订单完成情况,重点关注订单执行非正常现象。例如发货延迟、产品长期寄存、订单强制取消等,及时识别合同管理中存在的问题并督促相关部门整改。
(四)加强财务管理,
针对营销过程中财务风险,企业应加强财务管控,提高财务管理工作的规范性与有效性。首先,审计部门和法务部门应当加强对合同真实性的审查,加强对重大合同的过程监督,防范虚假合同或违法违纪行为。同时,在订单执行完成后,审计与财务部门应当及时核对业务结算价格、核查促销政策执行情况,确保合同价款的真实性与准确性。其次,加强应收账款管理。财务部门应每月就应收账款与客户进行对账。同时,在内控体系建设中,销售部门应当检查产品售价与收款的一致性,会同财务部门分析预期款项的收回可能性,为营销部门和法务部门收款工作提供參考与依据。最后,在营销回款阶段,由于汇票利息扣款与存款利息率存在一定的差异,财务部门或审计部门应当先对差异情况进行计算,明确对企业有利的回款方式,增加企业利润。针对客户当期付款的贴息要求,企业应根据财经法律及相关制度要求,对客户货款以商业汇票方式结算进行合规性检查,并依据合同条款和客户结算方式进行一致性的审查,核对客户返利是否按合同约定进行核算、支付等。
四、结束语
钢铁企业营销过程中存在诸多的风险,主要原因是企业内控建设与执行不到位所导致的,因此,企业应当建立科学合理的内部控制制度,强化各部门之间的协作与制衡,同时,加强对新问题研究,制定有效的控制与防范措施,提高企业内部控制管理水平,防范潜在的经营风险,促进企业经济效益提升,实现企业可持续发展。
参考文献:
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