信息化条件下高校财务报账管理的优化

2019-03-25李亚平

财会学习 2019年7期

李亚平

摘要：随着高校办学规模不断扩大，业务量逐年增多，高校财务部门所面临的报账业务激增，由于高校信息化落后导致报账系统落后、财务人员配备不足等各方面的影响，传统的财务报账存在着效率低下等多方面的问题。本文先论述了高效传统财务报账流程及传统报账流程存在的问题;高校财务报账信息化管理的必要性;在信息化条件下如何优化报账效率和流程，提高财务管理水平。

关键词：信息化; 报账管理; 管理效率

一、引言

随着高校办学规模不断扩大，业务量逐年增多，高校财务部门所面临的报账业务激增，由于高校信息化落后导致报账系统落后、财务人员配备不足等各方面的影响，高校财务报账面临一系列问题，财务报账是高校运作的基础性工作，传统的财务报账存在着效率低下等多方面的问题。提高高校报账效率的重要动力之一是建设信息化校园，信息化对高校提高财务管理水平和效率起着十分重要的作用。

二、传统的高校报账流程

高校财务管理工作包括预算管理、报账管理、收入管理等多项管理工作，其中财务报账是高校最主要的工作之一，它是指经办人从相关经济业务活动中获取真实、合法的票据，通过具有审批权人的审批后，到财务部门办理报销手续的行为。财务核算的准确性是财务报表信息准确的基础，影响财务管理职能的发挥，是学校相关上级决策的重要依据。目前高校财务的报账流程主要包括以下几个步骤：

（一）原始业务报销单据的整理和签批

相关业务经办人按照经济业务类型分类粘贴真实合法的发票、收据等。在财务报销单上填写业务支出用途、支出项目明细金额等内容，并附上相关的合同等附件，由有签字权的领导签字并列明支出项目。

（二）财务人员对原始凭证进行审核

报销人员将部门领导签批好的原始凭证交由财务部门进行报销，财务人员对原始凭证的真实性、合法性、合规性进行审核，学校各项收支业务的审核、制单，确保业务手续齐全，对不符合规定和未经审批的超预算业务不予办理，财务人员应正确运用各级会计科目核算。

（三）会计凭证的录入

财务人员根据有关的规章制度和财经法规将审核无误的原始凭证真实准确地按照业务类型录入账务系统。财务人员需要录入摘要、会计科目、经济分类、部门编码、项目编码、功能分类科目和金额等。

（四）出纳付款环节

出纳付款是指出纳人员根据复核无误的记账凭证支付给报销人员报销款项的过程，主要方式有银行转账、支票和电汇等多种付款方式。

三、高校传统报账模式存在的问题

（一）报账效率差

自从会计电算化的普及以来，财务报账效率较手工记账方式在一定程度也得到了提高，然而高校报账难的现状并没有得到根本的解决。部门报账员在办理业务时，往往面临着找领导签字难、其他部门盖章难、财务排队难、票据粘贴有问题或金额大小写写错或大小写金额不一致、大小写金额涂改时需要经常往返等问题，这样就占用了教师部分教学和科研时间。

（二）财务工作量巨大

财务部门每天都需要处理大量各类报销业务，审核内容主要包括经济事项是否真实发生、是否按照合同约定的进度付款、领导是否在审批权限内签字，经济事项的发生是否符合国家和高校的规定等;对新增报账员进行详细解释各种业务怎么办理。

（三）在部门审核管理上，学院二级部门没有有效发挥作用

由于现在高校规模很大，两校区业务同时进行，同时学科、项目、经费类型等使用规定也不同。为了提升管理效率，高校将一些财务管理权限下放至院系，由院系作为报销的第一道控制环节。比如我校“十二五”资金由负责该项目的主管校长签字，校长负责重大资金项目的签批。我校对部分十二五专项资金的使用下放到各学院，由各学院领导负责签批。比如我校某学院报“十二五”时，领导审核不严，在不属于十二五资金列支范围内的票据上签字，没有起到第一道审核的作用。

（四）与报销有关的财经法规讲解力度不够

与报销相关的国家法规制度不断增多，财务人员在报账审核中须牢记各类财经法规制度，并将这些法规制度告知报账人员。财政部于2014年1月7日发布的关于印发《中央和国家机关差旅费管理办法》的通知（财行[2013]531号）（1）;2013年11月25日，中共中央、国务院近日印发《党政机关厉行节约反对浪费条例》（2），并发出通知，要求各地区各部门认真贯彻执行。

（五）报销流程各环节之间的孤立现象较为严重

在我国现阶段，很多规模较大的高校各下属院系等部门拥有自己独立的一套信息管理系统，由于各信息数据系统之间信息是孤岛，业务部门报销人员需要到财务处进行现场办理，而财务审核人或部门领导难以及时了解费用的预算和及预算执行情况，使得这些部门的预算无法有效实施控制。例如我校后勤部门的进行独立核算，预算并未在我校财务大账上体现。

四、高校财务报账信息化管理的必要性

（一）高校财务报账信息化有利于提高工作效率

高校财务一直是一个日常单据处理工作量比较大的部门，与早期手工记账相比，信息化财务软件的应用极大地提高了工作效率，并且减少教职工排隊等待的时间。

（二）高校财务报账信息化有利于减少差错

财务报账时时间紧，任务重，财务人员在手工输入不免会出现差错，可以在计算机系统中设置相关科目、项目、经济分类之间的勾稽关系，出现勾稽关系不合理或错误时系统会自动提示或禁止继续操作。

（三）高校财务报账信息化有利于上级主管部门统计数据

上报上级主管部门的日常报表现在不单单包括财务报表，还包括一般性支出月报表、生均成本报表、财政资金报表等一系列报表，这些报表在信息化条件下可以很快捷和方便地提取出来。

五、高校财务报账信息化管理的对策及建议

高校财务报账信息化管理是利用现代化信息技术，在财务报账的各个流程中引入信息化技术支持，及时准确地为高校各部门及管理层提供数据及决策分析服务，提高高校财务管理的水平与效率。

（一）借鉴银行，建立排队叫号系统，降低排队等待的时间

排队叫号系统是在高校财务报账过程中引入的一套智能化系统，可以有效的解决教职工报账排队所引起的矛盾。（3）高校财务部门现在是高校最繁忙的部门，每天到报账大厅排队等候日常报账和科研项目的教职工一直很多。报账环境人声嘈杂，不按秩序排队等待，经常发生争吵。高校可以借鉴银行的排队叫号管理系统，可以有效缓解排队秩序和公平的问题。

（二）引入网上预约报账系统

网上预约报账是指需要办理报销手续的人员通过财务管理系统按照规定的格式填报相关报销信息，根据预约时间去财务报账大厅进行报销业务，而财务部门根据系统中数据获取报账信息，在审核完原始凭证之后，自动生成记账凭证，出纳根据审核无误的记账凭证付款。通过预约报账系统，改变了传统的报账下财务人员一项一项手工输入的模式，会计凭证由报账人员与财务人员共同完成填制，财务人员工作由原来的审核、计算及记账、复核简化为简单的复核工作，大大减少了财务人员录入的工作量。财务人员根据报账人员在系统中填列的报销事项，预计工作量并及时回复报账时间。这样既缩短了报账等待的时间，也减轻了财务人员核算票据，录入凭证的时间，使财务人员更加有精力处理业务，提高报账效率和服务质量（4）。网上预约报账系统还能有效地防止项目赤字报销支出，报账人员在网上填报的时候就知道项目是否赤字，不必等到现场报销时才知道项目有没有余额。

（三）基于WEB进行网上报账和银校直连

报账人员可以通过财务管理预约报账系统的各个终端自主设备选择时间录入报账信息，再由系统预设的处理程序自动生成各类基本账务信息，自动生成报账信息条形码和二维码，报销人员打印报销单，与原始单据一起投入财务报账专设的报销信箱中，由财务人员在规定的时间内收取。财务人员审核报账人员投放的原始单据及报销单，扫描条形码并对自助报账系统生成的账务信息之相关内容进行确认，财务人员确认无误后由系统自动生成会计凭证，并通过网银支付方式及时将款项划转至教职工的个人银行卡上。将繁琐的财务报账工作简化为对原始单据的审核和对报账系统数据的修改或确认，其余工作则由账务系统自动完成。（5）银校直连业务是指银行与学校利用银行专线接口系统实时进行支付的业务。实施银校直连支付系统下资金支付可即时完成，提高支付效率。大额资金的支付更加方便，无需办理预约便可随时在财务支付。

（四）后台业务采用财务系统自动生成凭证

报账过程中，分前台业务和后台业务，后台业务主要包括一些银行回单、工资、公积金、课时费、学生勤工助学金等账务处理。这些业务如果财务系统设置严谨是可以通过设置自动生成凭证，节省大量的时间和人力，并能保证正确率。

以某高校财务系统为例，自动生成凭证需在工资5.0的“其他系统制单”中操作，选择工资系统制单，可以根据实际制单需要来选择相应的模板代码和工资发放年月。点击确定，系统将根据凭证定义规则提取工资方案中的相应数据进行计算、汇总，快速生成分录。凭证模板中除定义各项支出外，还根据支出科目定义了银行发放方式：自筹部分和财政拨款部分都跟随凭证自动计算生成，省去了手工计算支票金额的步骤，准确高效。

（五）报账之后部门进行系统查询，及时了解资金周转情况

加快信息化建设，为校内各单位提供项目经费的查询，突破时间、空间的限制，最大限度地提高财务信息共享，实行透明化管理（6）。经费查询系统有效的解决了部门资金使用进度不清楚的问题，部门可以根据年底资金使用情况及时调整下年预算。

（六）充分利用网站普及报账贴票基本知识

充分利用校园网平台，积极宣传国家的法律法规和学校的规章制度，建立畅通的沟通渠道。财务处宣传法规应该通俗易懂，便于非专业人员进行实际操作，并且可以设置留言板与业务办理人员进行沟通，答疑解惑。财务处应该及时更新近期经常出现的典型问题，便于正确引导报销人员，减少前台业务办理的差错率提高办事效率。其次，在财务信息网上公布各类报销结算的规范化流程，让教职员工及时了解报账规定，最大程度地减少因信息不对称出现的差错。

（七）搭建网上交流平台

开通互动信箱或网上留言等多种形式的教职工沟通平台，及时快捷地答复师生提出的各种有关财务报账方面的问题，借助于现代化的信息工具，切实有效地提高沟通效率，最大限度地提高财务工作的效率和服务质量。

六、结论

总之，财务报账是学校日常管理中非常重要一环，做好报账工作可以提高财务管理水平，促进内部控制建设工作。高校不断引进先进的信息化等管理手段和技术，提高了管理水平和专业服务水平，为更好地服务师生打下良好的基础。

注释：

中央政府门户网www.gov.cn http：//www.gov.cn/zwgk/2014-01/07/content_2561017.htm

新华网http：//news.xinhuanet.com/legal/2013-11/26/c_125760796.htm

狄成宇.关于高等学校报账难的问题及对策研究.中国管理信息化.2013.8.16卷第16期18-20页）

狄成宇.关于高等学校报账难的问题及对策研究.中国管理信息化，2013.8.16.18-20页

狄成宇.高校财务投递式报销与网上自助式报销模式比较研究.教育财会研究.第23卷第6期14-20页

李萍等.高等学校优化报账方式提高报账效率的研究.会计之友，2012年第4期

参考文献：