如何实现信息化背景下文书档案管理的创新

刘艳红

摘 要：随着越来越多的高新技术的普及，尤其是信息化技术领域的高速发展，现代智能电子档案管理已经完全取代了过去传统的纸质版的文书档案管理，文书档案的管理方式也有了突破性的发展，本文就如何提高文书档案的管理质量以及创新措施进行分析。

关键词：信息化背景下；文书档案管理；创新

信息化时代改变了人们的日常生活以及各方面需求。在新时代的发展之下，档案管理工作如何能够快速地适应时代的发展带来的巨大变化？面对这种严峻的挑战，文书档案的管理首先要同步更新管理制度与方法，充分利用现代化的各种智能电子管理技术，为文书档案管理提供更好的管理方法，實现文书档案管理工作的信息化应用与创新管理。

1 文书档案管理工作的必要性

档案的依据和凭证作用任何材料不可替代，它也是追踪单位发展的历史资料。文书档案更是单位规范管理的基础，记录了单位的重大发展历程。对文书档案的管理，能够真实地反映出单位的发展情况和工作实绩，也能够为国家和社会提供具有重大意义的信息。

1.1 信息化的应用对文书档案的管理作用

近年来，随着信息化技术的广泛应用，改变了社会各个单位的工作方式和管理方法，充分地体现了信息化时代的高效、便捷。合理地应用信息技术，不仅能够有效地提高档案管理人员对资料的收集、整理、分类、归档等工作效率，而且在不同程度上还提升了档案的查阅、利用质量。

1.2 高新数字化电子设备对档案管理的意义

数字化电子系统能够实现在线浏览的阅读形式，给信息化技术的应用带来了很多便利的功能，从而实现部门与部门之间能够通过电子的交流方式进行沟通，这种应用不仅给单位带来快捷的沟通效果，并且还能提高部门之间的工作效率。其次，目前的电子技术设备能够安全、高效地对文书档案进行保存，并且能够随时随地的提供下载与无线分享的功能服务，其中最具代表性的电子设备例如百度存储网盘、互联网云储存等服务性的智能技术均能够有效地提升文书档案的存储量并同步提高档案的安全性。

2 文书档案管理工作存在的问题

随着工作量不断增加，文书档案的原有数量也在不断增加。而原来的档案管理方法已经满足不了目前的档案管理需求，这在一定程度上限制了单位的发展。在这种情况下，单位要不断地完善文书档案的管理工作，并针对以往的档案管理中所发生的问题加以分析，提升文书档案的管理水平，保证文书档案的管理质量。

2.1 对档案管理人员的培训不够完善

对于档案管理人员，必须要定期开展相关的培训工作。随着业务的增加，管理措施也应有所提升以及改进。而对于信息化技术的应用，要求工作人员必须具备较强的专业知识以及管理水平，才能对信息化技术予以充分的掌握并高效的利用，但目前部分单位仍然缺乏对专业性技术问题的基本意识，认知水平也较为薄弱，如果没有按照要求对管理人员开展信息技术应用的培训工作，并对技术的重点知识加以深刻的认识以及学习，那么在应用信息化技术管理文书档案的过程中，就会出现很多缺陷问题。

2.2 单位缺乏对文书档案管理质量的重视

文书档案的管理质量没有引起单位足够的重视。由于在管理上的各种疏忽，没能够充分地体现档案的服务价值以及对单位发展的重要性。而且档案管理信息系统目前仍然存在着不稳定的运行环境，由于严重缺乏资金方面的投入，频频发生档案信息出现不匹配等问题。因此，文书档案的管理必须要针对不良问题展开深入的分析，挖掘档案的重要价值，保证文书档案的管理能够基本满足目前的业务变化需求。

3 信息化背景下文书档案管理的创新对策

3.1 提升档案管理的信息化管理意识

管理意识对单位的管理行为存在着一定的约束力，并且对管理的方法能够起到引导的作用。在对文书档案管理展开信息化应用的建设工作过程中，首先要了解信息化的管理理念，再合理地应用科学的方式引导档案管理工作人员的管理技巧。文书档案管理理念在落实的过程中，也要同步地根据管理的需求将现代的先进技术以及相关的管理理念引入到该管理工作中。为了充分地发挥信息化管理的最大作用，档案管理人员要加强对文书档案信息化管理的重视，并逐渐实现创新管理工作，优化管理措施。

3.2 完善整理归档的智能化

智能化归档模块是信息化技术应用在文书档案的管理中最核心的组成部分，这种模块可以对文书档案管理进行梳理，为档案的管理区分出系统化和规范化的管理模式，文书档案管理制度对档案的整体规划性的意识需要不断地加强，建立规划协调的措施，促进信息化技术的具体功能发挥出最好的管理效果，合理地应用信息化技术自动生成的功能作用，提高档案的归档效率，保证文书档案的管理质量。

3.3 搭建科学的文书档案管理信息平台

文书档案管理工作在信息化技术的应用进程中，在发挥档案管理信息化的作用中，需要具备科学根据性的文档管理信息平台作为管理的基本保障。过去的文书档案管理主要是依赖纸质文档以及人力的管理模式，这种管理模式已经不能满足目前发展的需要，通过采用现代化的信息数据库的编辑、记录、存储等多功能管理方法，不仅能够促进文书档案管理软件的有效开发及对高新电子设备的利用，同时也降低了文书档案的管理工作量，合理地应用科学的、先进的管理技术对档案进行管理，在一定程度上也促进档案管理的创新改革以及建立重要的发展举措。

4 结束语

促进文书档案管理的科学应用价值，提高单位的档案管理能力以及管理质量，这不仅对单位甚至对国家以及社会的各方面发展都起着重要的作用以及社会价值。

参考文献

[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013（01）：191+194.

[2]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016（03）：57-58.

作者简介

王精莉（1981-），女，重庆垫江，本科，毕业于四川大学，助理馆员，研究方向：档案管理