试论电子档案及条形码技术在社保档案管理中的应用

纪春福

摘 要：习近平总书记在中共中央政治局第二次集体学习时强调：大数据发展日新月异，我们应该审时度势、精心谋划、超前布局、力争主动，深入了解大数据发展现状和趋势及其对经济社会发展的影响，分析我国大数据发展取得的成绩和存在的问题，推动实施国家大数据战略，加快完善数字基础设施，推进数据资源整合和开放共享，保障数据安全，加快建设数字中国，更好服务我国经济社会发展和人民生活改善。将档案管理融入大数据时代之中，对于档案管理的发展有着重要意义，2018年各级政府都建立了大数据管理部门，大数据在各行各业广泛应用，电子档案及条形碼技术提升了社保档案管理效率。本文重点论述了电子档案和条形码技术在社保档案管理中的具体应用。

关键词：电子档案；条形码；社保档案

在我国社保的主要作用是分担及预防社会风险，是一种强制社会成员参加的非营利性制度，自社保体系正式建立后，社会保险已经逐步成为社会保障方式。社保采用的是基金集中管理的方式，针对如下人群进行社会补偿：失业、工伤、疾病、年老等。社会保险是社会保障体系的重要组成部分，它的覆盖范围十分广泛，终身制是社保最为基本的一种投保方式，由此能够促使人们的生活水平不断提升。可见，社保有着无法替代的地位和作用。近年来，参与社保的人员数量不断增多，社保档案的数量也随之呈现出大幅度增长的态势，传统的档案管理方式已经无法满足社保档案的管理要求。为此，必须加快推进社保档案管理的信息化建设进程，通过各种信息技术的运用，提高社保档案的管理效率和水平，使其作用得以最大限度地发挥。

1 电子档案在社保档案管理中的应用

1.1 开发建设电子档案、电子签章系统

针对以往线下传递纸质档案效率低、调阅查询不方便和签字、盖章费时费力的问题，创新开发建设电子档案、电子签章系统，对业务档案收集、整理、归档、使用实行全程电子化管理，每年可减少纸质打印材料120多万份。对业务流转中的电子档案加盖电子签章，实行授权使用、专人操作、密钥控制，不同经办机构、定点医疗机构之间的电子信息传递实现实时交互办理，不再需要人工层层复核、签批，极大方便企业和群众马上办、一次办。目前，已取消各级经办机构实物印章370个，使用电子签章企业达到1061家，为一体化远程办公和线上办事提供有力支撑。如威海金猴集团员工比较多，劳资人员一个月要跑十几趟社保大厅，办理参保人员增减、缴纳社保费，填表、打印、盖章；现在通过网上大厅以及电子签章、电子档案，替代纸质材料、手写签字和实物盖章，劳资人员只需在单位，动动手指就能网上完成，真正省去奔波之苦。

1.2 基于大数据技术的档案信息资源共建与共享

现今，在针对社保档案管理的阶段之中，一般都会发生信息资源难以共享的现象，各个地区的社保档案管理都是相对独立的，档案信息也处在封闭的状态，所以很难实现各个地区之间档案管理的共享，最终导致方案无法将自身的作用发挥出来。因此运用大数据技术尤为关键，可以基本实现各项信息资源之间的共享。对于基层社会保险档案而言，应用大数据信息技术来实时查询基层社会保险档案的信息，相应的也就实现了各个地区与部门之间信息数据之间的共享，最终也就将社保档案的社会价值凸显出来。

大数据分析挖掘的过程，首先是列出自己想要的数据的方向，根据目标去编制分析的提纲和逻辑，制定好计划，再在社保系统内获取授权，取得所需资料的读取权限，整理数据资料，进而对数据进行科学而系统的分析，制作分析报表报告。其主要体现在如下几个方面：首先，通过对联网数据库的不断更新对参保群体进行分类分析，对参保人员进行归类分析并得出统计结果，使得国家社保机构能够更深入了解参保人员的需求并做出相应的决策，从而提供更有效的服务；其次，可以运用大数据分析技术对参保人员进行背景分析，通过对参保群体的背景资料分析，社保决策层可以制定更契合实际的社保策略和规定；再次，利用大数据分析挖掘对社保对象信用资料的信用分析，可以对参保对象实施等级分类，这对社保机构在对待不同等级参保对象的管理工作上尤为突出，这样可以对不同类型的参保群体实施有针对性的参保措施，即大数据分析过程是从海量的参保人员数据中提取出有效的、可运用的及能得到最终分析结果的数据分析，进而实现对参保群体的信用等级划分；第四，大数据分析技术能够对参保人员数据库进行完善与共享，越来越多的政府信息数据库进行了互联互通，数据库之间进行信息共享，这就对社保数据库的大数据信息收集和规范整理提出了更高的要求，实现了对共享数据库资源的充分利用，也弥补了社保系统信息资源不足的缺点，节约了社保系统的费用。

2 条形码技术在社保档案管理中的应用

在使用二维码和条形码的过程中，更多的是利用激光的装备扫描二维码和条形码，把信息输入数据库中，这就有效地实现了与计算机的结合，给管理工作带来了便利。

二维码在与条形码同样单位面积上的信息量是原来条码的近百倍，二维码矩阵式编码技术涵盖更多信息，不但可存放数字，更可以存放所有可以数字化的诸如文字、图片、声音、指纹、视频等等；而且具有纠错能力强，识读速度快捷，全方位补读。二维码的出现从质的方面提高了条码技术的应用水平，从量的方面拓宽了应用领域。近二十年间二维码技术从诞生到现在得到迅猛发展，在二维码符号表示技术研究方面已研制出包括pdf417＼qrcode＼code49＼code16k＼codeone等多种码制适合不同领域的不同需求，我国是在2010年后逐渐广泛使用的，目前在日益发展的社保档案事业上的应用也是时代发展的必然趋势。

2.1 对档案实体位移进行控制

该种功能在档案借阅管理中具有有效应用。在借阅利用中，档案会发生位移这样的情况。在传统管理中，主要是以手工登记为核心，在档案案卷上，都会贴条码，并将案卷档案号进行记录。假如档案实体脱离库房，并进入到查询服务台中，最终提供给利用者。或者将档案返还时，都可以将阅读器条码进行利用，最终将案卷转移信息，进行便捷的记录，将其记录在案卷数据之中，这样才能更好地反映出案卷位置。

2.2 档案著录信息能够进行自动录入

对于一维码来讲，能够将一些少量字符进行记录，而二、三维码，能够将档案著录和摘要信息等进行记录，进而能够利用阅读器文件中的条码，将文档著录信息输入在数据库之中，还能保证案卷在数据库记录中的同步性。本人在海阳市社保中心从事档案信息著录多年，深知这一环节的重要性。

3 结语

综上所述，在当前的新形势下，社保档案管理信息化已经成为必然的发展趋势，具体的建设过程中，除应当对各种先进的信息技术进行合理应用之外，还应采取行之有效的措施，保障档案管理信息化建设的有序进行。只有这样，才能使社保档案的管理效率和水平得到大幅度提升，也才能使社保档案的利用价值得以充分体现。

参考文献

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[2]韩冬.探讨电子档案及条形码技术应用在社保档案管理中的有效性[J].办公室业务，2015（23）：101.

[3]夏丹.浅谈电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用[J].办公室业务，2015（18）：91.