如何做好工会办公室档案管理

纪宏宇

摘 要：随着时代的发展与进步，工会办公室档案管理越来越受到人们重视。工会档案管理是工会工作中的重要环节，它能够详细地记录工会日常工作，并为工会的下一步工作提供更多参考资料。医院工会档案记录了医院各种重大事项，对医院工会的日常工作具有极强的指导作用。本文主要对医院工会办公室档案管理内容进行了研究，对如何做好医院工会档案管理进行了探讨。

关键词：医院工会；办公室；档案管理

医院工会档案管理是医院工会对医院在医疗、教学、保健等各种活动中形成的文字、图像、音频等信息的管理，它是医院实现科学管理重要的环节，也是医院制定未来工作计划、科学决策的重要依据。随着我国医疗卫生体系的深化改革，医院要想实现科学管理面临着不小的挑战，而做好工会档案管理是其不可或缺的一个重要途径。

1 医院工会档案管理内容

1.1 上级组织的信息

医院工会属于群众性组织，是由职工自愿加入的、并受党政领导的组织，具有独特的社会主义特色。医院工会组织受医院党政和上级工会组织共同领导，具有双重性质。因此，医院工会的档案管理内容包括上级工会组织和医院党政下发的各种信息。工会档案管理人员需要将上级工会和医院党政下发的各种资料认真仔细的进行登记和归档，使工会在开展工作时能够及时、准确地找到资料。

1.2 工会自身生成的信息

工会在自身运转时生成的资料是工会档案管理的重点，包括工会规章制度、工作规划和总结、研究决议、会议通知、职工代表大会的有关文件、工会财务报表、工会经费往来账本、工会会员名册、入会申请等资料、工会组织开展的劳动竞赛活动、先进集体和先进个人事迹材料、职工文体活动的图片、影像资料、重要会议、学术活动有关资料等。这些信息能够系统、全面地反映医院工会的日常工作，也间接反映和体系了医院的整体管理水平。

2 医院工会档案的功能作用

2.1 传承功能

医院工会的档案具有传承功能。因为工会的档案记录了以往工作中的优秀成果和历年经验总结，这些优质信息能够发挥承上启下的作用，为医院工会日后的工作提供参考，并且不会被删除，能够一直传承下去。

2.2 激励功能

医院工会建立的目标之一就是团结医院职工，使医院职工能够时刻保持积极向上的进取精神，这是工会的价值所在。工会档案中所包含的信息，有为职工指明前进方向的奋斗目标，有激励员工努力工作的价值取向，有奖励职工认真负责的激励制度，这些都能够在最大范围内调动职工的积极性，有利于职工发挥自身的主动性和创造性，培养职工踏实肯干的精神，提升自身的价值。

2.3 制约功能

医院工会的档案中包含着各类规章制度、行为规范等，这些制度对约束职工的思想和行为起着强制性的作用，从而使工会能够有序的运行下去并发挥正常的作用。

2.4 辐射功能

工会组织自身形象和价值观建设的成果是工会物质和精神财富的总和，具有一定的覆盖性、浓缩性和外在性的特点。工会组织参与社区活动的档案记录，本身就是对向外辐射的育人作用的最好评价。

工会物质财富和精神财富的总和就是医院工会组织的形象和价值建设，其具有一定的覆盖性、集中性和外部性特征。工会档案管理能够使档案中的信息充分发挥教育作用，并能够以工会为中心向医院整体起到辐射作用。

3 如何做好医院工会档案管理工作

3.1 加强档案管理制度建设

要做好医院工会档案管理，首先必须要加强档案管理制度建设。一是建立完善档案保存制度，要将档案库房管理责任落实到个人，保存的档案必须要有专门的工作人员进行管理，要定期对档案进行检查和维护，避免档案受潮或受损，保持档案的完整与整洁；二是建立完善业务指导制度，要定期对档案管理人员进行业务指导与培训，保证档案收集和保存的专业性，保证档案的质量；三是建立完善档案收集制度，保证需要收集档案的完整性与准确性，同时保证档案收集的时效性，能够及时完成对档案的收集；四是建立完善档案借阅与使用权限制度，简化借阅手续，为档案借阅者提供方便快捷的服务，同时还要在档案保密的基础上实现档案的有效利用。

3.2 提高档案管理工作人员的整体素养

要想做好医院工会档案管理，工作人员的专业水平和综合素质是关键。如果档案管理人员的专业水平低、整体素质不高，那么工会档案管理也就无法实现有效性。并且随着信息化技术地发展与普及，工会档案管理也逐步实现了信息化，这就需要工作人员也要掌握相关的信息化技术，以实现工会档案的信息化管理。一是要对现有的工会档案管理人员进行定期培训，使他们能够掌握不断扩展着的专业知识和信息化技术；二是要建立人才引进机制，与高校进行合作，引进优秀的专业人才，给工会档案管理队伍注入新鲜的血液；三是要建立科学的考核制度，对工会档案管理人员的业绩、工作态度、专业水平进行合理科学的考核，以提高他们的责任意识和专业水平；四是要采取一定的激励手段，通过精神激励与物质激励相结合的方法，激发工作人员的积极性和上进心；五是对档案管理人员的政治思想与职业道德进行教育，提高他们爱岗敬业、盡忠职守的责任心。

3.3 提高档案管理意识

1）提高医院领导对工会档案管理的重视。由于工会档案管理涉及的内容多是基层性质的，医院领导可能不会加以关注，也认识不到工会档案对于医院整体的重要性，导致工会档案无法发挥其应有的作用。因此，医院领导要提高对工会档案管理的重视，将其列入医院建设的重要内容，充分支持工会档案管理工作。

2）工会档案管理人员要提高对档案管理的意识，树立高度的保密意识、规范意识、使用意识和现代管理意识。但同时管理人员也不能被这四种意识所束缚，忽视档案资源的个性化服务和创新。工会档案管理人员必须要切实了解医院内部各个部门的实际工作需求，加强与个部门的联系，有针对性的进行档案分类，为医院各部门提供方便、快捷的服务。

3.4 加强信息化建设

随着信息化技术的普及与应用，网络已经深入到社会的方方面面。医院工会也要与时俱进，将信息化技术应用到档案管理中来。医院应该加大资金投入，为工会档案管理配备先进的计算机、扫描仪、照相机、光盘刻录机等设备；要采用先进的办公软件，与医院总的信息系统进行对接，档案管理人员通过分类、录入，实现档案查阅的时效性；要加速档案数字化进程，做好工会档案数字化建设，实现现行电子文件的归档管理，并在此基础上加强各类档案数据库的建设，逐步形成种类丰富、可供多个用户共享的多媒体数据库；还要做好档案安全保障工作，使用档案安全保障加密系统，严格界定档案的等级，运用好加密功能，确保档案信息在使用过程中的安全和保密。

4 结束语

实现医院工会办公室档案管理对实现医院的科学管理来说具有重要的意义，医院领导要充分认识到工会档案管理的重要性，结合医院的实际情况，采取多种手段与措施，实现医院工会办公室档案管理的有效性，以促进医院整体水平的提升。

参考文献

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