信息化时代办公室档案管理工作的创新探究

余晓云

摘 要：当前社会逐步步入了信息化时代，档案管理工作作为一项常规但是非常重要的工作，对于无论是政府机关还是企事业单位等主体的正常运行都起到了非常关键的作用。因此，面对信息化时代的到来，办公室档案管理工作也应该顺应时代潮流，提高信息化工作水平，只有这样，才能够提高工作效率，进一步保障单位其他工作顺利地开展。相关部门应当灵活运用信息化技术手段，进一步推进信息化建设，完善相应人才队伍建设。办公室档案管理工作人员应当树立信息化意识，掌握必要的信息化技能，在工作当中利用信息化系统进行创新，转变工作理念，从而进一步规范办公室档案管理工作、提高服务水平。笔者结合实际，针对目前办公室档案管理工作面临的现状和存在的问题进行了分析，并结合工作实践经验，提出了相关建议。

关键词：信息化；办公室；档案管理工作；管理体制；信息体系

1 信息化时代办公室档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理工作人员综合水平不高

信息时代的到来给政府行政部门、企事业单位、社会公益部门等都带来了诸多改变，档案管理工作也逐渐被纳入到互联网体系当中，这主要体现在数字化、智能化、现代化等各个方面，这就对从事档案管理工作的相关人员提出了更高更复杂的要求，包括对于专业技能知识和信息化技术的掌握等。但就实际情况而言，很多部门的工作人员对灵活掌握和使用各类信息化技术手段进行档案管理工作还比较困难，这就造成了相应硬件设施得以普及，然而其作用并不能够得到充分的发挥，使得档案管理工作不能够满足单位相应的信息需求。

例如，当下的很多企事业单位都实行行政岗位轮岗制，从事档案管理工作的并不是同一批人或者专门化人才，而是根据别的部门实际用人需要进行安排，在總体岗位调度完成后，才进行档案管理工作职位的统筹协调，就造成了档案管理工作人员流动性过高，在这个过程当中就容易出现管理人员专业性不强、积极主动性不够高、服务意识较差等各类情况。

1.2 档案信息化管理体制并未得到充分建立

就实际情况而言，很多部门的档案管理工作仍是由传统的行政部门代管，并没有设立专门的岗位职务，由于资源规模和人力条件的限制，这样的管理模式很容易造成岗位职责不明确、组织架构不完善、责任心不强等各种问题，在这样的环境下，档案管理工作很大程度上并没有被充分重视起来，相应部门也没有对此设立一套完整的管理制度，随着信息化时代各类信息的爆发式增长，办公室档案管理工作的职责范围将会越来越大、工作相应内容也会越来越多。传统的管理模式并不能够适应当今社会的发展要求，必须使用先进的信息技术和手段才能够保证相应的管理质量。因此适用于时代要求的管理体制则是不可缺少的重要部分，只有这样才能够保证档案管理工作整体水平与现代社会相适应，符合相关要求。

2 信息化时代办公室档案管理工作创新的具体途径

2.1 提高档案管理人员素质，建立一支业务过硬管理队伍

档案管理人员是进行相关工作的排头兵和一线人员，他们的信息化意识需要得到充分提高，他们必须重视创新意识和信息化技术，相关职能部门可以与高校或者提供信息化系统服务企业联系，组织开展相应培训从而进一步全面提高档案管理人才的工作素质水平，进一步解决在信息化时代下档案管理工作当中遇到的难题，这些培训主要包括相应技能培训、管理思维培训、职业道德素养培训等，只有在更专业、更符合信息化时代潮流的工作氛围下，档案管理工作人员才能进一步提高责任意识、使命意识。信息化技术是不断进步的，档案管理工作人员应当树立终身学习意识，不断提升自身的专业技能和综合素质，更好地抓住时代赋予的机遇，从而在工作当中全身心投入，完成各项任务。

2.2 健全档案管理信息化工作体制，提升信息体系建设水平

信息化时代使得各单位所需处理的档案信息成倍增长，这在一方面给单位建设提供更加完备充分的数据参考，但同时也给档案管理工作带来了不小的挑战，如何将这些新的档案信息更加有效地利用起来是需要思考的问题，传统的信息档案管理模式已经完全不能够适应当下信息管理的发展要求，相关职能部门应当结合自身工作实际和信息化系统技术特征，建立健全管理体系，明确各部门和各个档案管理工作人员的职责，将具体责任进行量化，制定好一个管理标准，在工作当中进行相应的绩效考核和监督工作，从而促进档案管理工作的系统化、规范化。在这个过程当中，数字档案是一个值得注意的选择，它不仅带来了极大的便利，而且提高了储存安全性。

例如，应当由相关职能部门负责人牵头，从更大层面制定相关的档案管理工作条例，在条例中应当对档案部门的人员配备、相应职能等做出明确规定，就这样才能够激发相应工作人员积极主动性，创造能动性，既体现了工作单位对档案管理工作的重视，也能够更加精准地把握档案管理工作的重点难点，另外，在这个过程当中应当充分考虑到信息化时代特征，就算对当前的一些先进信息化技术不能够做出充分的考虑和应对，也应当留有充足的弹性空间，需要建立创新机制和容错机制，鼓励相关工作人员在工作实践当中发挥自己的主观能动性，对工作模式和方式进行探讨创新，进一步提升工作效率。

2.3 加大对信息化基础设施投入，建设强大的档案系统

对于档案管理信息化工作来说，相应的信息化设施建设是整个体系的运作基础，无论是管理制度还是人才队伍的建设，都离不开信息化设施的投入使用和不断更新。这主要体现在对于办公室档案管理的硬件和软件基础设施建设，就硬件设施条件来讲，优良的服务器、操作电脑、信息采集和保存设备等都是非常重要的，这些都是保障信息化设施建设顺利和管理完备的重要要素，只有这些硬件条件达到了信息化时代的要求，才能够使档案管理工作追赶上当前信息化工作效率的脚步，因此，对于硬件设施的投入需要加大，这种投入不仅仅指的是资金上的投入，还有包括人力资源的投入，场地建设的投入，这些都需要在规划调研时就能够初步预估并制定。就软件条件来讲，软件的更新速度要比硬件速度更快，为了应对社会各种条件产生的压力和提出的新的问题，信息化管理软件必须有更加细致和全方位的规划和设计，在这个过程当中，要注意使用者的反馈和软件的各类现实情况表现，要及时修补相应漏洞，满足用户不同需求，努力提升软件使用效率。

2.4 大力推进档案信息化应用系统建设，完善相应应急机制

通过在上述第二部分的分析不难看出，档案管理现代化程度的高低与相应管理人员是否能够合理运用有关档案信息化应用系统有着密切联系。就目前而言，整个有关档案信息化管理工作的科学技术体系并没有被广大管理工作者熟知并加以理解，更没有通过相应方式进一步应用到实际工作当中，因此，为了更好地提升现代办公室档案管理工作效率，应当采取现代化的管理方法模式，建立一套信息化应用系统，在这个基础上逐步替代传统的工作方式，摒弃落后的工作思维。具体来讲，很多现代化技术可以被运用到这个系统建设当中，例如音响技术、缩微技术、静电复印技术等都可以更加有效地与信息化系统技术相融合，进行信息的采集、编制、保存、分类等工作，值得注意的一点是，在这个过程当中，相关管理人员的培训需要被重视起来，相关职能部门的领导者要有全局思维，进一步升级管理模式和管理方法。

2.5 转变服务意识，加强责任意识

各类单位的健康持久稳定发展，都不能离开办公室档案管理工作的顺利开展，目前，很多单位仍然对档案管理工作不够重视，没有了解到档案管理工作对相应单位的推动作用，只是将档案管理划归一般的行政人员统筹负责，没有认识到档案管理工作是一项对事业发展起着重要作用的服务性工作，各级各部门应当不断探索档案管理的有效方法模式，树立正确的服务观念，在新时代运用具有创新性的现代化科学管理方式对信息档案工作进行有效管理，要让档案管理工作连贯起来，提高工作质量，要与时俱进，追求创新。更加重要的是，在这个过程当中，正确的责任意识是每个工作人员必须具备的，办公室档案管理是一项具有特殊性质的工作，它的涉及面比较广，处理信息量比较大，因此相关单位领导在及时关切档案管理工作的同时更加需要对责任进行细化，任何一项小的失误将会在很大范围内造成危害，纷繁复杂的工作更需要条分缕析的安排，由此责任意识的强化，应当是一项持之以恒、不可松懈的任务和责任。

2.6 在提高效率的同时，更要提高档案资料保密的重视程度

在信息化时代，各类档案管理的工作人员应当更加重视档案使用价值、重视在工作当中的创新方法，档案管理工作需要更加具有包容度，提高对各类新型信息和工作方式的接受能力。但是在这个过程当中必须注意，各类信息化技术可以提高管理工作效率，但是也不可避免地增加了管理工作的风险，在虚拟空间当中的档案保密性需要得到更加全面的关注，信息的泄露、丢失已经成为了一个全球性的问题，应当通过做好备份、分散储存、加强技术防范等方式做好档案资料的安全保障工作。同時，有效的反馈机制也会让档案信息管理思路更加明晰、效果更加明显，遇到信息安全问题时也可以及时反映。因此有效的信息体系建设既可以保证信息安全，又能提高服务水平。

例如，应当经常开展安全教育警示活动，针对以往的档案保密案件进行探讨分析，在广大工作人员中集思广益，共同分析相应事件产生的直接原因和背后的根源，探讨防范此类风险出现的方法和针对当下所出现的有关问题的解决方案，这不仅仅是提高工作人员保密意识的重要平台和途径，更是在相互交流中共同学习的渠道。

3 结束语

信息化时代的到来，使得当前办公室档案管理工作面临着一些挑战，但只要清醒认识，就能够把现存着的一些制约因素转化成为机遇，并在此基础上，创新工作开展途径，满足时代赋予的更高工作要求，从而进一步为单位发展提供更加可靠的信息支持，解决以往存在的档案管理工作比较混乱、责任归属不清等问题，从而使手工管理方式转化成高效的、自动化的信息管理模式。

参考文献

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