单位档案规范化管理模式的探究

赵惠安

摘 要：在单位中，档案管理是一项重要的工作，影响单位的整体发展。随着我国经济的发展，传统的档案管理方式已经无法满足单位的发展需求。在市场经济体制日益变革的今天，工作人员要改变传统人工化的管理方式，积极应用先进的信息技术，进而使单位的档案管理朝着规范化、科学化的方向发展。对于此，本文分析了单位档案规范化管理的内容以及意义，提出了单位档案规范化管理措施。

关键词：单位档案；规范化管理；模式探究

1 单位档案规范化管理的内容

1.1 档案信息材料收集的规范化

档案材料收集属于单位档案管理的切入点，在很大程度上影响到档案管理工作效率，准备完善的档案材料能够确保单位档案管理活动的有序开展。若档案信息材料收集不符合标准要求，则会对后续工作的开展带来非常大的影响，如档案材料的整理、编目、保管等。在对档案材料进行收集以前，檔案管理工作人员应当和其他各部门积极沟通，清楚档案材料收集的主要内容与具体流程，对实际工作中形成的各种文件材料交由文书部门处理。

1.2 档案材料整理的规范化

单位档案材料的整理活动是指把收集到的各类文件材料进行分类组合、重新编制等，让档案材料更加条理化。档案整理是确保档案开发利用工作有序开展的重要保障，若档案整理工作不科学，就无法客观反映档案内容，给后期的开发利用效率带来影响。档案整理的规范化有助于提升档案管理质量，在对档案材料进行整理的过程中，必须要对档案材料的完整性进行提前查验，再通过合理的方式进行整理。

1.3 档案鉴定的规范化

档案材料的存放时限一般来说是以其实际价值来判断，对不存在开发利用价值以及保存期限已满的档案应当予以销毁处理。特别是社会经济的持续发展，单位档案材料日益增多，若不能够第一时间对其进行鉴定、归档，则很容易对单位各项工作的开展带来影响。档案材料鉴定往往是判断该档案资源的开发利用是否有助于单位发展，档案是否存在后续的利用价值等，这是必须要重视的一个环节。

1.4 档案保管的规范化

档案保管工作直接决定了其后期利用效率。档案保管与整个档案管理工作紧密联系，保管较好的档案材料其使用寿命较长，而如果不科学保管，则会影响到档案的后期利用。因此在开展这项工作的过程中，必须主动和其他部门沟通联系，重视一切细节工作，做好对重要档案的保护。

2 单位档案规范化管理的意义

2.1 助推单位的持续健康发展

档案管理不单单是对单位内部职工相关信息和工作成果的记录，同时也是单位各项战略发展决策制定的依据。档案规范化管理水平能够直接决定单位内部管理水平。档案规范化管理的落实程度直接关系到单位是否可以作出科学的决策。所以，进一步促进单位档案规范化管理水平的提升，努力开展好档案资源的管理、开发、利用工作，树立现代化的管理理念，不断深入思考探索新时期下的档案管理方法，才能够真正确保档案材料能够如实反映出单位的实际发展情况，助推单位的持续健康发展，促进自身竞争力的不断提升。

2.2 为单位内部管理活动的科学开展带来非常重要的参考依据

单位档案材料往往是在其自身发展过程中所取得的成果经验的综合，反映了单位自身发展的整个过程。借助于规范化的档案管理，对档案材料深入挖掘，高效开发利用，可以为单位内部管理工作的科学开展带来很大的帮助。另外，单位档案资源是其自身建设发展的客观记录，也是内部各部门开展各项工作时形成的重要文件，必须要引起充分重视，进一步发挥出档案资源的真正价值。

3 单位档案规范化管理措施

3.1 健全单位档案管理的制度体系

健全档案管理制度体系是单位进行档案管理的重要环节，可以使档案管理变得有法可依，单位要结合自身实际情况和国家的法律法规，对档案的管理制度进行完善，档案管理制度需要具有合规性，所以要以国家准则为基础进行完善。在完善单位档案管理制度体系时，要对其具体职责进行划分，将具体的职责落实到每一个部门和人员，避免工作人员以及部门责任划分不清而出现纠纷、业务拖沓的情况，进而对单位的档案进行系统化的管理。以档案资料的管理为例，在档案资料的管理上，需要健全查阅流程与系统保管制度，而档案资料管理的具体职责则包括归档要求、材料移交等，其中在进行材料移交这一环节时，要对档案资料的清单进行检查，以此来确保档案资料的完整性，以免在事后出现问题而发生责任纠纷。

3.2 培养工作人员树立正确的档案管理理念

提高单位档案管理水平的首要措施就是培养相关的工作人员树立正确的档案管理观念，只有管理人员具有正确档案管理观念，才会改变传统重效益、轻管理的思想，对档案管理中出现的问题进行及时的解决。单位应该定期对单位的成员进行培训，加强成员对档案管理制度的学习，从根本上改变单位档案管理人员敷衍、应付的态度，并且在培训之后，单位也要制定相应的考核制度，对培训结果进行检验，并且单位也可以制定科学合理的奖惩机制，对一些管理意识强的人员进行薪资、额外假期等奖励，对一些不具有管理意识的管理人员要给予批评教育，通过这种方式来约束档案管理人员的行为，提高工作人员主观能动性，进而树立单位内部人员的档案管理意识，提高工作人员的综合素质和专业技能。

3.3 提高档案管理技术

科技发展使计算机技术广泛应用于社会各领域，在档案管理领域也不例外。档案管理的信息化、数字化使档案管理与科技有效结合，提升了档案管理效率，加强了资源共享，使档案管理走上了良性发展的道路。档案管理人员要积极运用信息技术手段加强档案管理，以减轻自身的工作强度，提高工作效率，降低管理过程中的失误率。在利用信息技术进行档案管理时也要关注网络安全给档案管理带来的威胁，做好档案的备份工作。要对档案管理设施进行及时更新，使档案管理有稳定的硬件基础，要在转变传统档案管理观念的基础上应用现代化档案管理技术，并保证设备的使用不浪费。可以根据单位实际情况进行信息化档案管理系统的建设，使档案管理达到自动化、数字化和信息化，以提升档案管理效率。

3.4 加强档案的利用工作

做好日常的查阅利用工作。档案的凭证作用和参考作用，不仅能反映本单位的工作任务落实情况、绩效、个人成长历程，还能维护干部职工的正当权益，又能在处理一些事项时，证明程序是否合规，决定是否科学合理。做为一名合格的档案员，要不断提升自己的综合素质，既要通晓档案法律法规，又要熟悉室藏，了解本单位的业务工作，掌握档案现代化管理手段，还应该定期编制并公布本单位档案全宗介绍、大事记及重要文件材料汇编。面对查档者的合理需求，提供优质高效的服务。在领导层面做出重大决策、关乎集体、职工合法权益时，履行好岗位职能，积极主动地为领导提供完整的资料和信息，为领导决策提供依据，发挥好档案的作用。

4 结语

档案管理对单位的健康发展具有至关重要的作用，科学规范地管理档案，是新时代新形势对单位提出的必然要求，我们必须充分认识档案管理工作在新时代所处的重要地位和重要作用，切实加强档案管理工作，为开创单位档案管理工作新局面做出积极的努力，进而为单位的发展奠定良好的基础。

参考文献

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