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档案管理过程中的主要问题及对策措施

2019-03-22苏丽娜

卷宗 2019年8期
关键词:对策措施主要问题档案管理

苏丽娜

摘 要:档案管理工作在社会的各个行业当中都有着重要的作用,通过对档案的整理、分类、保存以及管理,可以建立一个内部的信息资料系统,在具体的工作过程中,方便资料信息的使用和提取,对于各部门工作都有配合和促进的作用。档案管理工作应该根据不同实际状况,配合是社会进步的要求,不断完善。因此,本文探讨在档案管理过程中存在的主要问题,并针对此提出建议性的应对措施。

关键词:档案管理;主要问题;对策措施

1 档案管理过程中的主要问题

1.1 标准化、规范化程度低

对于档案管理工作而言,其管理的前提便是基础工作的标准化与规范化。标准化与规范化的档案可以使得档案管理效率大大提升,更加便捷于档案管理工作者与客户之间的交流。然而,在当前的信息时代下,档案管理的基础工作并没有体现出标准化与规范化,由于网络上各种格式以及建设形势都有,没有形成统一的格式或要求,这在很大程度上影响了管理工作的规范性以及共享性。而且,现今由于计算机的快速发展以及全球化趋势的不断加强,各式各样的软件都有,这些软件的兼容性很差,很大程度上影响了档案管理工作的标准化与规范化。

1.2 对档案重要性认识程度不够

档案管理工作对于国家和社会发展具有十分重要的作用,但目前,阻碍我国档案管理科学化水平提高的重要因素之一,即为相关领域的工作人员对于档案的重要性认识程度不够。部分工作人员认为档案管理是一项可有可无的工作,没有档案管理企业也能照常运转。由于此种意识和观念长期存在,造成了工作人员在进行档案管理工作时,工作不积极态度不认真,进而导致了档案管理工作效率低下,档案管理过程中文件丢失的情况也时有发生。

1.3 档案管理人员的专业素质问题

在档案管理过程中,人员因素对工作产生着具体的影响,由于档案管理员的专业素质不足,会使得档案管理过程中问题的出现增多。在档案的收集管理工作中,需要人员对于分类和规划的清晰把握,随着企业的不断发展,档案的分类细化过程需要跟随实际的发展过程做出规划性的调整。电子信息技术的应用已经十分普遍,在一些企业中,管理人員由于不能跟随着行业的进步而对自我调整完善,对于电子技术掌握力度不足,以及电子档案系统不能够充分利用,甚至在使用过程中产生问题。

1.4 档案硬件投入不足,创新观念落后

创新是档案事业可持续发展的保障,档案事业的可持续发展意味着其社会功能的改善和提高,要把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。档案工作是党和国家的重要事业,但档案室建设不规范不标准,档案柜陈旧,存储条件差,为此,要以时代发展为基础,要实现档案的可持续发展,必须不断创新档案管理工作。这也是档案管理社会性和开放性的必然要求。

1.5 档案管理信息化应用不够科学

档案管理是一项内容繁杂且工作量较大的工作,档案管理内容涉及企业经营和人力资源管理等多个层面,因此信息量十分庞杂。在传统管理工作中,档案管理的信息内容大多使用纸质方式进行登记记录和保管,并不利于信息的收集、整理和保管等环节的展开。同时,因为档案管理信息量较大,所以会生成大量的文件档案,纸质形式的档案资料会占据较大的空间位置,对日后调取信息进行档案查阅会产生一定的影响。

2 档案管理过程中的问题对策措施

2.1 加强重视做好制度建设,提升档案管理规范化

档案管理工程量很大且很复杂,涉及的部门和范围非常广,所以要重视档案管理,督促各部门配合档案管理部门完成档案的收集、整理、归类及管理工作。领导要重视档案管理,将档案管理工作提到日常工作日程上,将档案管理作为部门考核的指标,通过全员重视做好档案管理,发挥档案的有效作用。同时,要根据实际情况在档案法的指导下做好档案管理制度的建设,使档案管理人员和各部门在进行档案归档和管理时有制度可依。为了确保档案管理的顺利实施,领导要加大对档案管理经费的投入,聘请专业能力强的人员进行档案管理,引导员工积极配合档案收集与管理,使档案管理过程的问题得到及时解决,以全面提升档案管理的质量。

2.2 对档案管理工作进行准确定位,加强管理工作认识

档案管理本身就是一项基础工作,关系着企业、单位工作的发展情况和重点环节,所以只有借助更为科学的思想和工作手段对档案管理工作进行研究,才能对这项工作质量实现有效提升作用,并更有效的为人们查阅提供有效帮助。在单位发展中,广大档案管理工作人员也需要对自身工作内容进行明确,通过对自身工作重要性的提升,树立起更全面的服务理念与工作意识,这对于工作人员自身工作定位方向的明确也将提供有效帮助。

2.3 推进档案信息化建设

促进企业档案管理信息化建设必须要借助于人才、设备和技术的支撑,档案管理人员应当真正重视这一工作,不断促进企业档案资源管理工作效率的提升。依靠档案信息化建设,推动档案材料的有效整合,一方面应当更加努力深入地探索档案信息材料的共享机制,利用信息技术对企业相关档案信息实现高效管理,进而更为准确地对各类档案材料进行归类、识别与传输。另一方面需要更加深入地探索档案信息的整合方式,推动多元化整合。根据档案信息资源的具体情况和实际特征,将其转变为知识型文档,不断提升档案信息资源整合效果。

2.4 加大经费投入,促进档案管理方式的创新

经费投入是保证档案管理工作健康发展的关键,档案库有着丰富的信息资源,但是相对于使用者的多样化要求,人们仍然会感到库藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性,也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以,必须在充实库藏内容,提高库藏质量的基础上,有目的地采集用户需要的档案资源,并对档案文献资源不断地进行优化,使其系统化、规范化,及时准确地为用户提供服务。

2.5 加强档案管理工作的保密性

档案是部门内部工作的历年资料和一些机密材料,属于部门内部机密性文件,档案对于部门在同行竞争中是非常重要的存在意义。所以在这个基础上,就需要部门的档案管理人员注意档案管理的保密性,意识到部门档案泄漏的危险性。部门需要时刻培养部门内部人员对于部门档案的保密意识,在日常工作中工作人员要提高警惕性,不随便在部门外部复印部门档案,不随便与部门外部人员讨论档案内容,不随便将档案搁置在办公区域以外的地方,妥善保存档案,让每一个工作人员都具有一定的危机意识,加强对档案的保护和保密措施。在此基础上,部门还需要制定相应的机密泄露惩罚措施,在警示全体员工的同时,对机密泄露带来的一系列损失有一定程度上的弥补。

3 结语

总之,为促进档案管理科学化水平的提升,应该充分认识其重要作用,根据存在的不足,有针对性地采取措施进行完善。同时还要落实管理规章制度,明确管理人员职责,并提高管理人员的综合素质。从而有效适应档案管理需要,防止档案资料丢失,使其更好地满足人们的需要,促进档案管理水平和档案服务质量的提升。

参考文献

[1]卢安桃.档案管理过程中的主要问题及对策措施[J].办公室业务,2018(15):58.

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[3]李秀华.分析档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施[J].人力资源管理,2018(03):179-180.

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