浅谈医院实物档案管理

摘 要：实物档案具有档案定义所规定的“历史记录、原始记录、信息”属性，它们是档案不可分割的组成部分和特殊表现形式。當前人们对实物档案的认识、研究和利用还非常少，许多实物档案没有被单位集中归档。实物档案体现了一个单位的发展史与光荣史，有着特殊的不可替代的地位和作用，具有丰富的研究价值和利用价值。本人就职于医院，对实物档案在医院档案里的重要性以及实物档案的管理进行阐述。

关键词：实物档案；档案管理

实物档案是档案的重要组成部分，主要包括反映本单位职能活动及文体活动以及与外单位友好往来的过程中获得的奖牌、奖杯、奖状、奖章、证书、锦旗、纪念品等物品；反映企业历史的各种标志、印章；与外单位友好外来收受的有纪念意义的礼品题词、字画及各种纪念品等，目前，实物档案的归档意识不强，甚至存在认识上的误区。而归档范围不明确也是造成实物档案收集困难的一个原因，档案部门一般只对荣誉类实物、印章作为归档要求，而医疗执业许可证、组织机构代码证、法人证书等实物均未列入归档范围。目前仍未有统一的实物档案管理标准，加之实物档案种类繁多，载体形态各异，大小规格各不相同，使得实物档案保管困难重重。为此，我们可以从明确归档范围、要求，规范分类整理和有序保管等方面入手，加强实物档案管理工作。

1 实物档案的归档范围

1）医院在公务活动中获得的具有保存价值的各种证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、牌匾等；

2）医院在公务活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、书画、工艺品、牌匾等；

3）医院举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章。

4）医院自成立以来使用过的单位名称牌匾、因机构变更或撤销、合并宣布停止使用的印章、徽标、医疗执业许可证、组织机构代码证、事业单位法人证；

5）医院第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。

6）其他有重要保存利用价值的实物。

2 实物档案的归档要求以及收集途径

1）应归档的实物应当保持清洁完整，并在形成或获得实物三个月内向医院档案室归档，并按照规定向同级档案馆移交，任何单位或个人不得擅自将应归档实物损坏、私存或转送他人。

2）应归档的实物没有明确表明主题内容和时间的，移交单位应在移交时对实物的主体和事件作出详实的书面说明。

3）奖品应写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级等。书画和礼品应附清单及说明，内容包括物品名称、接收时间、接收人、赠送人职务、单位。清单一式两份。

4）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入医院照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠对应的标识关系。

3 实物档案的分类整理

3.1 分类

归档实物以件为单位进行整理，在其全宗—实物类别内，按照年度—保管期限或类别—年度—保管期限进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。

1）按年度分类。

将归档实物按形成或获得年度分类。奖品、礼品、名人字画一般归入形成年度，印章、牌匾等有纪念意义和收藏价值的实物归入其收藏年度。采用公元纪年表示，如“2006”。

2）按类别分类。

将归档实物按类别进行分类。一般分为荣誉类、礼品类、印信类。

荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖状、奖牌、匾等；

礼品类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、书画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；

印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、徽标、单位名称牌匾等（其中旧印章执行《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）标准整理）。

3）按保管期限分类。

归档实物按划定的保管期限分类，归档实物的保管期限划分为永久和10年。

3.2 排列

根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。归档实物的档号一般由全宗号、年度、实物类别、件号组成。格式主要有如下几种：

格式一：全宗号—实物—件号

格式二：全宗号—年度—实物—件号

格式三：全宗号—年度—实物—类别—件号

实物档案较少的单位（每年少于30件），可选择格式一或二，实物档案较多的单位应选择格式三。

实物档案代号：用“实物”二字第一个汉语拼音大写字母标识，即“SW”.

3.3 编号

归档实物应按分类方案和排列顺序依次编号，制作归档标识。即编制全宗号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，也即是编制归档章（实物档案标签）（见图1）。并在不影响实物品相的合适位置贴上实物档案标签。填写相关内容，归档章项目包括全宗号、年度、类别、件号、保管期限、互见号、

3.4 实物档案的编目

归档实物应按分类方案和件号顺序编写实物档案目录，编制实物档案目录（见图2）。实物档案目录设置：件号、实物来源（责任者）、题名（文字说明）、年度、类别、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。实物档案目录式样（见图2）

4 实物档案保管

1）各职能部门对临时存放的实物档案应指定专人负责。

2）存放实物档案的场所应符合实物档案各类材质长久保存的要求。

3）实物档案保管场所变更应及时告知医院档案室。

5 医院实物档案管理

1）加强院内宣传教育，责任细化，落实至各相关科室，提高全员实物档案管理意识。

2）对规章制度进行修订，落实相关制度，只有制度得到正确的使用，监督、管理到位，才能有利于开展实物档案管理。制定实物档案规章制度，确定实物档案归档范围，细化本院实物档案管理制度。

3）针对我院实物管理的现状分步骤、分阶段的对已有的实物档案进行分类、整理，对还未归档但需要归档的实物档案进行搜集、整理。

4）加强实物档案管理人员的学习，通过培训和自主学习的方式提高自我素养，对实物档案管理更进一步的了解与运用。

6 结束语

随着社会不断的进步与发展，越来越多的实物档案产生，越来越体现其明显的特色和优势。因此，我们应该高度重视实物档案收集管理和开发利用工作。提高实物档案的总体管理水平，改变以往对实物档案“重藏轻用”的观念，规范实物档案的管理，让实物档案在医院的发展建设当中更好地发挥作用。

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作者简介

黄宝源，海南医学院第二附属医院，研究方向：档案。