信息化背景下文书档案管理工作的思考

荀海兰

摘 要：随着社会科技的飞速发展，信息化技术的广泛应用，对当前档案管理工作的发展提供了助力。文书档案管理工作是事业单位中重要的组成部分，体现了事业单位的管理水平和领导者的思想素质的衡量尺度，档案管理一方面记录着单位的发展历史和经过，另一方面也为事业单位的发展指明了道路。因此，文书档案管理对事业单位的发展有着重要的意义，我们有必要对信息化背景下文书档案管理工作进行探讨，使其发挥出最大价值。

关键词：信息化背景；文书档案管理；思考

伴随着我国经济发展速度的不断增加和人民生活水平的稳步前进，档案的作用在实际生活中越来越显现出来，因此，使得社会对于档案的管理工作的要求也是与日俱增，与此同时，以计算机和信息技术为核心的现代信息技术也使得档案的管理更加趋向网络化和信息化，并且实现了档案资源的共享，这些问题让档案的管理人员面临着前所未有的挑战，因此，档案管理人员要做好档案管理工作，结合当前新时代的要求，采取有效措施，提高档案管理的有效性。

1 档案管理工作中存在的问题

1.1 重视程度不足

对档案管理工作重视程度不足是当前普遍存在的现象，不管是领导层还是一线的工作人员，对档案管理的认知还是停留在传统的状态，认为档案管理工作就是简单的对档案进行保管，在需要的时候能调出所需的档案即可。这种认知严重影响了档案管理工作的发展，没有充分的发挥出档案管理的意义。

1.2 档案管理制度不健全

虽然我国《档案法》已经实施了一段时间，档案管理工作在一定程度上有了提升，但是大部分事业单位都未制定详细的管理制度，这种制度的不健全导致工作人员在开展工作的时候缺乏依照，而且制度的不健全也使档案管理工作缺乏约束性，导致其他部门不能更好的配合档案管理工作。同时，因为管理制度的不健全，在出现问题的时候，往往不能责任到人，发生相互推诿的情况。

1.3 工作人员能力不强

在我国不少事业单位中，进行档案管理工作的人员大多数都是那些已经快要退休的工作人员，这些人员缺少系统的管理知识，使得虽然档案在他们的管理之下，尽管能够做到不丢失，但是在寻找资料的时候，往往会因为能力问题和档案管理不系统，导致档案非常难以查找。另外，档案管理这个职位大多数情况下没有固定的人员，这就使得在进行工作交接的过程中，可能会出现各种突发状况，造成档案丢失等问题[1]。

1.4 硬件设施薄弱，管理手段落后

当前，不少事业单位在开展档案管理工作时，仍采用传统的人工录入方式进行档案信息的录入，缺乏对现代信息技术的运用，从而消耗大量的时间和精力，而且还不能保证录入信息的准确性，在今后进行查阅时也不能做到有效性。主要原因就是领导层对档案管理工作的重要性缺乏认识，缺乏有效的管理手段和资金、设备上的支持，大部分的档案室都较为狭小，防潮、防腐、防虫、防火等工作都没有到位，从而严重影响了档案的保存[2]。

2 文书档案管理工作信息化的必要性

在现如今的情况下，通过采取合适的方式，来提升我国的档案管理水平，可以让我国信息化的发展程度实现前所未有的提升。随着科学技术水平的不断攀升，科学技术水平也有了重大的突破。信息化技术在人们的生活之中随处可见，渗透到了日常生活的方方面面，互联网使人们的思想观念带来了巨大的变化。在这样的情况下，传统的文书档案管理模式已经到了被淘汰的边缘，不能与人们的实际需求相契合。因此，相关的档案管理人员应该在工作的过程之中投入更多的时间和精力，不断的对档案管理模式进行推陈出新，只有管理方式变得更加科学，才能够从根本上提高管理水平的管理水平。通过完善文书档案的管理渠道，档案的管理形式，强化档案的收集与管理，改变原有的档案传播模式，只有这样，才可以让档案管理工作照着规范化和系统化的方向发展。

在当前的情况下，尽管事业单位文书档案管理水准同以往相比较，已经取得了极大的提升，但是依旧存在着一些问题和挑战，需要我们进行认真的思考。比如，由于档案种类错综复杂，给档案的系统管理工作带来了诸多的困难。不仅给档案的整理工作提升了难度，还使得档案的统计方面面临着重大的挑战，所以，在信息化背景下，提升文书档案的管理水平，渗透现代化的思想，不仅仅是必须的，而且还是必要的。

3 文书档案信息化管理的策略

3.1 完善管理机制，加强监督管理

随着社会经济的快速发展，事业单位要想实现可持续发展，就要在原有的档案管理基础上对其进行有针对性的改革和创新，渗透现代化、信息化管理理念，并不是对以前的管理方式进行全盘否定，而是要在之前的管理模式的基础上进行查漏补缺，完善档案管理机制，完善管理责任制度，设立专门的监管人员，定期对档案管理人员的工作进行审查，从而有效的提高档案管理工作的质量和效率，更好的推动事业单位的发展[3]。

3.2 加大档案管理工作的投入

事业单位要根据自身实际的发展状况，适当的加大对于档案管理工作的投入。要引入新兴的技术和设备，加快信息化建设。尤其是对于档案管理这种本身涉及的信息量就特别巨大的工作，所以如果依旧采取传统的管理方法肯定会拖慢事业单位的整体发展的步伐。因此事业单位可以采用电脑记录、影像记录、声音记录等方法，对档案进行综合管理，并在管理的过程中去发现、改造和创新现有的方法，使档案管理工作能有更高的效率，为本单位赢得更好的口碑。

在当前信息化时代的背景下，档案的形式也已经发生的转变，除了传统的纸质文档，还有包含大量的电子文档，因此，在进行档案管理时，要加强对计算机的运用，加强网络化管理，建立电子文件的归档制度及科学的管理系统，实施电子档案的网络检索，优化电子档案的利用服务。

3.3 加快档案数字化建设

随着社会经济的不断发展，要求档案管理工作要进行有效的创新，档案信息化和数字化的建设是时代发展的必然趋势，因此，档案管理部门要加快档案数字化的建设。首先要确保纸质档案与电子档案的一致性，在进行电子档案录入时，要求工作人员必须做到细心、负责，对录入的电子档案进行检验，以避免出现档案有误的情况，为今后的工作减少不必要的麻烦。档案数字化的建设要适应本单位的实际情况，不能盲目的开展，而是要借助信息化技术，对档案管理工作中存在的弊端进行改革，从而促进档案管理与本单位共同发展[4]。

4 结语

总而言之，在当前全球经济一体化的背景下，档案管理的重要性不言而喻，这就需要档案管理部门提高认识，加强管理，真正的做到与时俱进，不断提升工作人员的综合素质，加大对档案管理的投入，充分的结合现代信息化技术，从而促使档案管理工作质量和效率的提升。

参考文献

[1]冯静程，李增睿.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].城市建设理论研究（电子版），2018（22）：196-197.

[2]陳秀红.信息化背景下事业单位文书档案管理优化研究[J].山东档案，2018（03）：56-57.

[3]高世宇.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].黑龙江科技信息，2017（16）：306.

[4]黄小茗.信息化背景下事业单位文书档案管理工作[J].现代经济信息，2017（08）：77.