新形势下节能单位档案管理标准化建设的思考

李宇

摘 要：近年来，随着经济的发展，我国节能单位对于档案管理工作越来越重视。节能单位是国家机关设立在最节能一线执行党的路线方针政策的机构，是无限接近服务人民群众“最后一公里”的组织者、实施者、执行者，肩负着具体贯彻落实党和国家各项政策法规的重要职责，而节能单位档案工作是关系到社会经济一项重要的基础性工作，真实地记录着经济社会的发展历程，由其集结而成的档案资料是社会主义社会各方面建设与发展的见证者，做好节能单位档案管理工作，对推动节能各项工作的开展是十分重要的。

关键词：节能单位；档案管理；标准化

节能单位涉及到我国社会与经济发展的方方面面，也关乎人们的生活与工作。而正是因为以往不重视档案管理，给节能单位各项工作的进展带来很多阻碍和困难，也影响到如今社会经济的持续发展。所以要对档案管理这项工作充分重视起来，不断提高管理人员的实际工作能力和处理档案问题的能力，找出管理过程中问题所在，并分析其具体的原因所在，从而采取现代化的发展模式和创新举措，进一步规范管理工作程序，提高管理水平。

1 节能单位档案管理标准化建设的问题

1.1 标准化素养相对较低

有限的节能档案管理人员还不足以适应标准化环境下的标准化档案管理需要。现有节能人员的档案管理业务水平较低。首先，档案管理人员不掌握标准化的档案管理方式，档案管理人员缺乏对信息技术设备的应用能力，不能在标准化环境下对档案数据信息的必要规范有序管理。其次，节能档案管理人员的标准化培训不足，单位地档案管理人员未能进行标准化考核，节能档案管理未能有效重视加强档案管理人员的标准化培训。节能单位的档案电子化率低，专职与兼职档案管理人员操作随意性较大，档案数据信息无法有效归档，不利于标准化的档案操作。

1.2 管理体系存在制度性缺陷

节能单位建立的档案中包含着多方面的信息，其具体内容和类型都较多，而且在管理上会面临很多繁杂琐碎的事务需要处理。可是当前档案信息的管理工作中并没有健全的管理体系和机制作为制度性保障，相反还存在很多制度性缺陷，导致各项管理举措执行不到位也不及时，造成档案信息不完整，甚至存在遗失以及错误问题。这也说明目前保管管理机制存在明显缺陷，工作人员也没有负责任的去保存好档案资料。在当前推进档案管理标准化以及现代化发展过程中，现代化水平还是处于普遍较低的状态，很多创新举措无法落实，造成了大量资源的消耗与浪费。

2 节能单位档案管理标准化建设措施

2.1 健全管理体系和工作机制

如果档案信息的管理体系不健全，存在制度性漏洞，那么就会在工作中引起诸多问题和不足。因此节能单位要提高档案信息管理工作的现代化发展水平，最为关键的工作就是要加紧建立健全和优化目前的档案管理体系及其工作机制，只有完善的制度和规范体系才能约束工作人员的不良工作态度和行为，才能进一步加强管理和控制的能力，从而为实现档案管理的标准化以及现代化发展提供坚实的制度保障。

2.2 更新观念，提高效率

想要不断提高节能档案的管理效率，就需要先提高企业相关人员的档案管理意识。作为档案管理工作顺利进行的前提和基础，必须加强宣传推广相关档案法律、法规和各种管理制度，使得企业的管理人员认识到档案是企业发展的前进基石，是不能再生和替换的重要信息资源，是节能单位的极其宝贵的财富。逐渐让节能单位明确认识到对档案进行管理是每个企业应尽的责任和义务，让其充分认识到档案管理的重要性，解决档案管理工作过程中的各种疑难问题，为档案的管理提供一个良好的环境。档案管理人员的高素质是保证档案管理工作顺利进行的关键，能有效提高档案管理的工作质量和工作效率。对此，相关的节能单位一定要定期的组织档案管理人员进行专业的档案知识培训，逐渐的提高其专业水平，从而有效保障各项档案工作的顺利进行。对于培训的内容还要进行定期考核，并为考核成绩优异和进步较大的档案管理人员提供一定的物质奖励，这样还能在一定的程度上提高档案管理人员的学习积极性。并且还要提高档案管理人员的思想认知水平，让其对自身的专业技术能力有一定的认识，对于工作中的不足和缺点进行不断的学习和改善，逐渐熟悉适应现代化档案管理的各个工作环节，慢慢掌握科学规范的档案管理规则和方法，在不知不觉的过程当中提高工作效率和节能档案的管理质量。

2.3 加强档案管理设施建设

促进标准化档案管理方式的有效推广，还要进一步提升节能单位的档案管理设备水平。首先，配备必要的标准化档案管理设备，在开发高端档案管理系统的基础上，不断加强网络传输、数据分析、数据库的规范性，同时开发必要的借阅系统，从而保证档案数据信息在有效环境下规范运行。其次，加强档案库房、档案使用设备建设。注重开发电子档案的通用借阅机制，有效的减少原始纸质档案使用，从而降低档案的损毁风险。第三，建立档案管理安全系统，加强档案管理安全设备的建设工作，运用必要的软件、登录机制等保证档案传递应用的安全性。

2.4 培养专业档案管理队伍

促进档案管理标准化工作的快速开展，还要加强档案管理专业队伍的培养工作。首先，提高档案管理人员的標准化意识，加强档案管理标准化知识的培训，促进档案管理人员懂得标准化档案管理工作的基本方法。其次，依照档案管理标准进行档案管理人员考核，对档案管理未达标的问题进行分析，找出档案管理人员素质改进方向，全面加强针对性的教育。第三，落实档案管理标准化建设经费，加强档案管理标准化人才的引进，实现档案管理人员与标准化档案管理设备的同步发展。

3 结语

作为节能单位的领导和管理人员，都应该密切跟进档案信息管理的现代化发展进程，探寻新型的管理方式和工作方法，逐步建设和培养一支管理能力强、综合素质水平较高的管理人员队伍。同时还要确立相应的管理制度，规范档案信息搜集、整理和归档等重要基础性工作的关键程序和流程，依靠完善的规章制度来规范工作人员的行为，合理解决当前档案信息管理过程中出现的各类不足和问题，为节能单位的良好发展提供信息支持和强大助力。

参考文献

[1]盛杨.新时期做好节能单位档案管理工作的创新思路[J].黑龙江档案，2016（3）：102.

[2]王丽霞，吴建平.浅议节能单位档案管理现代化的实现路径[J].办公室业务，2016（17）：121.