浅析档案管理问题及优化措施

闫海洋

摘 要：档案管理主要是对各类信息进行收集、归档、存储、调阅等相关活动，是事业单位的一项重要管理工作，也是事业单位的职责所在，但依据目前的情况来看，我国事业单位在档案管理方面虽然基本能够满足社会、国家及人民的需求，但还存在多种管理现状，使事业单位的档案管理水平与质量较低，导致事业单位的档案管理现状不容乐观，依然需要给予优化。本文也主要对其现状进行简要谈论，并提出相关优化措施，旨在改善事业单位的档案管理现状。

关键词：事业单位；档案管理；信息技术

档案是每一个单位中不可或缺的资源，能够整合单位内部的信息，促进单位的发展。随着信息技术时代的到来，计算机开始运用于社会的各行各业，并大放异彩，信息技术在信息的处理方面具有极大的优势，运用信息技术对事业单位的档案管理进行优化能够提升档案管理的效率，促进事业单位的发展。因此，事业单位要顺应时代发展的潮流，探寻数字化档案管理的优化策略，提高档案管理的质量。

1 事业单位档案管理现状

1.1 对档案管理不够重视

档案管理不够重视是目前各事业单位普遍存在的管理现状，其主要体现在两个方面，首先，管理人员对档案收集、整理、归档、保存等工作不认真或者不付责任，例如，不考虑档案的完整性就给予归档、在保存过程中纸质原始档案存放混乱等，都会造成档案的不完整性且容易丢失，降低了档案的保存及使用价值；其次，对档案的保密性不够重视。档案借取条件较为宽泛，而且在借阅人在还档时不仔细检查档案的完整性，这种不重视的工作态度极易造成档案信息、资料外泄等情况。造成对档案管理不够重视的原因也有两种，首先，档案管理工作属于一项管理性的工作、纯服务性的工作，不会给事业单位带来实质性的财富，在人民对事业单位的评价方面也忽视档案管理方面，所以，事业单位的领导及档案管理人员都轻视档案管理工作；其次，档案管理人员本身业务认识、业务能力较低，再加上事业单位对档案管理要求、标准较低，从而导致对档案管理不够重视的情况产生。

1.2 档案管理的专业性较低

由于事业单位对档案管理的重视度较低，也促使档案管理专业性较低，其主要表现在两个方面，其一，管理人员不专业。管理事业也属于一项社会专业，其工作人员也需要具有专业能力，但从当前的事业单位的档案管理人员来看，很多工作人员并非该专业毕业或者没有专业、深入的学习相关知识，而是由其它部门调任或者由其它专业的人员来从事相关工作，这都造成档案管理人员非专业化的情况；其二，档案管理制度不专业。由于单位、职业、部门的不同，档案管理制度与其它部门的管理制度也存在差异，所以，应该对档案管理方面制定专业、专门的管理制度，然而，很多档案管理制度不仅不完善，而且也缺乏科学性，这就导致了其专业性较低的现象；第三，具体工作不专业，例如，对档案没有进行合理的分类、重复整理、工作流程随意化等，都是工作不专业的具体表现，极易造成档案存储混乱，难以快速调取，甚至是丢失。

1.3 信息化水平低

在当今信息技术发达的社会，各行各业都在向信息化管理方向发展，对于事业单位的档案管理来说，应用信息化的管理模式，对其管理工作大有帮助，可以有效的提高管理质量与水平。然而，在实际的档案管理中，由于受到人员技术、管理系统等多方面的因素影响，使档案管理信息化发展较慢，以至于使信息化管理水平较低。其主要表现在两个方面，首先，对于一些较小的事业单位而言，依然全部采取纸质保存与管理的方法，依然是人工分类、利用纸质进行记录等，而没有采用计算机系统进行管理，信息化管理水平为零；其次，在当前技术条件下，很多事业单位虽然已经引用了计算机系统从事档案管理工作，虽然记录档案的归档日期、分类、存放位置等信息，但受软件限制，既不能形成电子档案，在本单位其它部门也不能进行档案信息共享，也就是说当在本单位其它部门要使用相关档案时，必须要到档案管理部门调取才能进行使用。这也说明档案管理信息化水平较低。

1.4 管理经费投入不足

档案管理部门也是事业单位部门的一种，其工作也是事业单位的一项不可或缺的工作，在档案管理部门发挥正常作用和正常运行时，也需要给予充足的资金来做保障，然而，在实际的档案管理工作中，由于事业单位对此项工作的不够重视，导致管理经费投入不足。在实际的档案管理工作中也有两大方面体现出管理经费的投入不足，首先，由于时代的发展，科技的进步，档案管理的相关设施、设备没有足够的资金来更新，特别是在信息化设备的引进方面投资较多，资金缺乏较为严重，导致用于管理的设施、设备较为陈旧；其次，很多事业单位为了节约开支，或者因资金问题，聘用专业能力、业务能力不高的人员从事档案管理工作。

2 优化管理现状的措施

在当前来看，档案管理的现状是有待优化的。其优化的地方主要在于科技的加入和人员的思想方面教育。这两个方面是优化档案管理现状的一个根本，如果这两个方面没有做好，那么其他的内容也就更加的没有效果。

2.1 推进档案管理的信息化进程

一方面，应切实加大档案管理基础设置的构建力度。这要求档案管理人员应针对本单位的活动从档案管理、活动管理两方面提出相对应的方案，并综合考虑各方面的需求，避免档案管理信息化发展中出现重叠的现象，进而提高工作效率，同时积极争取相应的支持，切实提升档案管理的硬件基础。另一方面，应切实提升档案信息化建设的实践能力。紧紧围绕高标准质量，将档案管理工作与单位各项活动结合起来，促进单位各项活动的正常有序开展，切实提升单位财务资金的使用效率。

2.2 提升档案管理的重视程度

要确保档案管理工作取得实效，其前提就是要提升单位对档案管理的重视程度。单位内部应对本单位档案管理工作的重要性、必要性有一个清楚的认识，不断加强本单位员工的档案管理意识，要求本单位档案管理人员不仅宏观抓好档案管理工作，还应落实档案的微观监督管理工作，以主人翁意识对档案管理进行细致、严格的鉴定与审核，确保充分发挥本单位档案管理部门的协调能力与监管作用。此外，单位领导应认识到档案对本单位经济活动开展、发展的重要性，对档案管理对提升本单位科学决策的重要作用有深刻的认识，以身作则不断提升本单位员工的档案管理意识，确保为本单位档案管理工作创造一个良好的环境，以高效的档案管理工作推动本单位工作有序开展。

3 总结

总而言之，运用信息技术构建数字化档案管理系统能够提升档案信息资源的利用率，提高档案管理的工作效率，事业单位要重视起档案管理工作与信息技术的结合，优化档案管理，构建数字化档案管理系统，积极提升档案管理工作人员的信息技术水平，并做好档案信息的安全保密措施，促进事业单位的高效运行。

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作者简介

閆海洋（1983-），女，汉，河北省承德市人，本科，承德避暑山庄及周围寺庙景区管理委员会，助理档案馆员，研究方向：档案管理与利用。